PAGE檔案發(fā)放鑒定工作制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案發(fā)放鑒定工作的規(guī)范化管理，確保檔案發(fā)放的準(zhǔn)確性、安全性和合法性，保障公司檔案信息的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的外部單位在檔案發(fā)放過(guò)程中的鑒定工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案發(fā)放鑒定工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確真實(shí)原則：對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確鑒定，保證發(fā)放的檔案信息真實(shí)可靠，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.安全保密原則：在檔案發(fā)放過(guò)程中，注重保護(hù)檔案的安全和保密性，防止檔案信息泄露。4.高效便民原則：在確保檔案安全和質(zhì)量的前提下，優(yōu)化工作流程，提高檔案發(fā)放效率，為使用單位提供便利。二、檔案發(fā)放鑒定工作的組織與職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定檔案發(fā)放鑒定工作的具體流程和操作規(guī)范。2.組織開(kāi)展檔案發(fā)放鑒定工作，對(duì)檔案進(jìn)行初審，確保檔案符合發(fā)放條件。3.建立檔案發(fā)放鑒定工作臺(tái)賬，記錄檔案發(fā)放的相關(guān)信息，包括檔案名稱、發(fā)放對(duì)象、發(fā)放時(shí)間、鑒定意見(jiàn)等。4.定期對(duì)檔案發(fā)放鑒定工作進(jìn)行總結(jié)和分析，針對(duì)存在的問(wèn)題提出改進(jìn)措施。（二）檔案形成部門1.負(fù)責(zé)提供本部門形成的檔案，并確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.協(xié)助檔案管理部門對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提供必要的背景信息和說(shuō)明。3.對(duì)檔案發(fā)放后的使用情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)反饋檔案使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（三）鑒定小組1.由檔案管理部門、檔案形成部門以及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)重要檔案或存在爭(zhēng)議的檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、保密性以及是否符合發(fā)放條件進(jìn)行綜合評(píng)估，并出具鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)鑒定過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行研究和討論，提出解決方案和建議。三、檔案發(fā)放鑒定的流程（一）申請(qǐng)1.使用單位向檔案管理部門提交檔案發(fā)放申請(qǐng)，申請(qǐng)內(nèi)容包括檔案名稱、用途、使用期限等。2.申請(qǐng)單位需填寫《檔案發(fā)放申請(qǐng)表》，并加蓋單位公章。（二）初審1.檔案管理部門收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初步審核，檢查申請(qǐng)內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，申請(qǐng)單位是否具備檔案使用資格。2.根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，確定檔案所在部門，并通知檔案形成部門準(zhǔn)備檔案。（三）檔案準(zhǔn)備1.檔案形成部門按照檔案管理部門的要求，對(duì)擬發(fā)放的檔案進(jìn)行整理和核對(duì)，確保檔案齊全、完整、裝訂規(guī)范。2.在檔案上加蓋檔案形成部門的印章，并注明檔案的形成日期、保管期限等信息。（四）鑒定1.檔案管理部門組織鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、密級(jí)等因素，按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案是否適合發(fā)放進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行鑒定：真實(shí)性鑒定：核實(shí)檔案內(nèi)容是否與原始記錄一致，有無(wú)篡改、偽造等情況。完整性鑒定：檢查檔案是否齊全，是否涵蓋了應(yīng)有的文件材料。準(zhǔn)確性鑒定：審查檔案中的數(shù)據(jù)、信息是否準(zhǔn)確無(wú)誤。保密性鑒定：確定檔案的密級(jí)，評(píng)估發(fā)放后是否會(huì)造成信息泄露。合規(guī)性鑒定：判斷檔案發(fā)放是否符合法律法規(guī)、公司規(guī)定以及相關(guān)業(yè)務(wù)要求。3.鑒定小組根據(jù)鑒定情況，出具《檔案發(fā)放鑒定意見(jiàn)書》，明確檔案是否可以發(fā)放以及發(fā)放的范圍、使用期限等限制條件。（五）審批1.檔案管理部門將《檔案發(fā)放鑒定意見(jiàn)書》提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)鑒定意見(jiàn)和公司實(shí)際情況，做出是否批準(zhǔn)檔案發(fā)放的決定。（六）發(fā)放1.經(jīng)審批同意發(fā)放的檔案，檔案管理部門按照規(guī)定的程序進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放時(shí)，需填寫《檔案發(fā)放登記表》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、發(fā)放對(duì)象、發(fā)放時(shí)間以及領(lǐng)取人簽字等信息。2.領(lǐng)取人需出示有效證件，并在《檔案發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。檔案管理部門將檔案發(fā)放給領(lǐng)取人，并告知其檔案的使用要求和注意事項(xiàng)。（七）跟蹤與回收1.檔案管理部門對(duì)發(fā)放的檔案進(jìn)行跟蹤，定期了解檔案使用情況，確保檔案按照規(guī)定的用途和期限使用。2.使用期限屆滿后，領(lǐng)取人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。四、檔案發(fā)放鑒定的標(biāo)準(zhǔn)與要求（一）檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)1.檔案應(yīng)真實(shí)反映公司的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史發(fā)展情況，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰。2.檔案中的文件材料應(yīng)齊全，包括正本與定稿、正文與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件等。3.檔案的字跡應(yīng)清晰、工整，簽字、蓋章等手續(xù)完備。（二）檔案格式標(biāo)準(zhǔn)1.檔案應(yīng)按照公司規(guī)定的格式進(jìn)行整理和裝訂，保持整齊、規(guī)范。2.紙張規(guī)格應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，一般采用A4紙。3.檔案的編號(hào)、目錄、頁(yè)碼等應(yīng)編排準(zhǔn)確，便于查找和利用。（三）檔案密級(jí)鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案內(nèi)容涉及的國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和工作秘密等情況，確定檔案的密級(jí)。2.密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。3.對(duì)涉及多個(gè)密級(jí)的檔案，應(yīng)按照最高密級(jí)進(jìn)行管理。（四）檔案發(fā)放范圍標(biāo)準(zhǔn)1.檔案發(fā)放應(yīng)嚴(yán)格限定在具有合法使用資格的單位和個(gè)人范圍內(nèi)。2.使用單位應(yīng)根據(jù)工作需要，合理申請(qǐng)檔案，不得超范圍、超期限使用檔案。3.對(duì)于涉及公司核心機(jī)密和敏感信息的數(shù)據(jù)，應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)放范圍，確需發(fā)放的，應(yīng)報(bào)經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。五、檔案發(fā)放鑒定工作的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案發(fā)放鑒定工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案發(fā)放程序是否合規(guī)，鑒定意見(jiàn)是否準(zhǔn)確，檔案管理是否規(guī)范等。2.檔案管理部門定期對(duì)自身工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告公司分管領(lǐng)導(dǎo)。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門以及相關(guān)監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合并如實(shí)提供有關(guān)檔案發(fā)放鑒定工作的資料和情況。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查提出的意見(jiàn)和建議，及時(shí)完善檔案發(fā)放鑒定工作制度和流程，改進(jìn)工作方法，提高工作質(zhì)量。六、檔案發(fā)放鑒定工作中的責(zé)任追究（一）對(duì)違規(guī)發(fā)放檔案的責(zé)任追究1.對(duì)于未經(jīng)批準(zhǔn)擅自發(fā)放檔案或者違反規(guī)定擴(kuò)大檔案發(fā)放范圍的，視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予警告、記過(guò)、記大過(guò)等處分。2.因違規(guī)發(fā)放檔案導(dǎo)致公司檔案信息泄露、造成經(jīng)濟(jì)損失或者其他不良后果的，依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。（二）對(duì)鑒定失誤的責(zé)任追究1.鑒定小組成員在檔案鑒定過(guò)程中，因故意或者重大過(guò)失導(dǎo)致鑒定意見(jiàn)錯(cuò)誤，給公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相