PAGE培訓檔案管理制度煤礦一、總則（一）目的為加強煤礦培訓檔案管理，規(guī)范培訓檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保培訓檔案的完整性、準確性和安全性，為煤礦培訓工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于煤礦內部各類培訓活動所形成的檔案管理，包括安全培訓、技能培訓、新員工入職培訓等。（三）基本原則1.真實性原則：培訓檔案應如實反映培訓活動的全過程，確保檔案內容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓活動的各個環(huán)節(jié)，包括培訓計劃、培訓教材、培訓記錄、考核成績等相關資料，保證檔案的全面性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案的整理、分類、編號和保管，確保檔案管理工作的標準化和規(guī)范化。4.保密性原則：對涉及煤礦機密和員工個人隱私的培訓檔案信息，嚴格保密，防止信息泄露。（四）職責分工1.培訓管理部門負責制定培訓檔案管理制度，并組織實施。指導和監(jiān)督各部門培訓檔案的收集、整理和歸檔工作。負責培訓檔案的集中保管，建立培訓檔案目錄索引，方便查詢和利用。2.各部門負責本部門培訓活動檔案資料的收集、整理和初步審核。按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的培訓檔案移交至培訓管理部門。配合培訓管理部門做好培訓檔案的查閱、借閱等工作。3.檔案管理人員負責培訓檔案的具體整理、分類、編號、裝訂等工作。做好培訓檔案的保管、維護和安全防范工作，確保檔案的完好無損。按照規(guī)定為查閱、借閱培訓檔案的人員提供服務，并做好登記工作。二、培訓檔案的收集（一）收集范圍1.培訓計劃類：包括年度培訓計劃、月度培訓計劃、專項培訓計劃等。2.培訓教材類：自編教材、外部購買教材、培訓課件等。3.培訓記錄類：培訓簽到表、培訓課程記錄、培訓現(xiàn)場照片及視頻等。4.考核資料類：培訓考核試卷、考核成績登記表、補考記錄等。5.學員反饋類：學員培訓意見反饋表、培訓效果評估報告等。6.其他相關資料：培訓證書、培訓合同、培訓費用報銷憑證等。（二）收集要求1.及時性：各部門應在培訓活動結束后及時收集相關檔案資料，確保檔案的時效性。2.準確性：收集的檔案資料應真實、準確，數(shù)據(jù)完整，簽字蓋章齊全。3.完整性：按照收集范圍，全面收集各類培訓檔案資料，不得遺漏重要信息。（三）收集流程1.培訓活動開展前，培訓管理部門應向各部門明確培訓檔案資料的收集要求和標準。2.培訓過程中，各部門培訓負責人負責收集本部門培訓相關資料，并進行初步整理。3.培訓活動結束后，各部門應在[X]個工作日內將整理好的培訓檔案資料移交至培訓管理部門。培訓管理部門對移交的檔案資料進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給相關部門進行補充或修正。三、培訓檔案的整理（一）分類標準1.按培訓類型分類：分為安全培訓檔案、技能培訓檔案、新員工入職培訓檔案等。2.按時間順序分類：按照培訓活動開展的時間先后順序進行排列。3.按資料性質分類：將培訓計劃、教材、記錄、考核資料、學員反饋等分別歸類。（二）整理步驟1.清理：對收集到的培訓檔案資料進行清理，去除重復、無關的資料。2.分類：按照分類標準對檔案資料進行分類。3.編號：為每一份培訓檔案資料編制唯一的編號，編號應體現(xiàn)檔案的類別、年份、順序等信息。例如，安全培訓檔案20XX001，表示20XX年的第1份安全培訓檔案。4.裝訂：將零散的資料進行裝訂，確保整齊、牢固。對于紙張較多的資料，可以采用活頁夾或檔案盒進行裝訂。5.編目：編制培訓檔案目錄，目錄應包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，方便查閱和檢索。四、培訓檔案的保管（一）保管方式1.設立專門的培訓檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜。2.采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。紙質檔案應按照分類順序存放于檔案柜中，電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并定期進行備份。（二）保管期限1.安全培訓檔案：長期保管，直至相關培訓內容不再適用或煤礦關閉。2.技能培訓檔案：根據(jù)培訓內容的重要性和時效性確定保管期限，一般為[X]年至[X]年。3.新員工入職培訓檔案：保管期限為員工離職后[X]年。4.其他培訓檔案：根據(jù)實際情況確定保管期限，但不得少于[X]年。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對培訓檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施。2.嚴格遵守檔案庫房的管理制度，保持庫房整潔、通風良好，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。3.對電子檔案要做好數(shù)據(jù)安全防護工作，設置訪問權限，防止數(shù)據(jù)被篡改或丟失。定期對電子檔案進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。五、培訓檔案的利用（一）查閱1.內部查閱：煤礦內部員工因工作需要查閱培訓檔案的，應填寫《培訓檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到培訓管理部門查閱。2.外部查閱：因特殊原因需要向外部單位或人員提供培訓檔案查閱服務的，必須經煤礦分管領導批準，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。查閱過程中，檔案管理人員應在場監(jiān)督，確保檔案安全。（二）借閱1.借閱申請：煤礦內部員工因工作需要借閱培訓檔案的，應填寫《培訓檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等，經所在部門負責人和培訓管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限：一般情況下，培訓檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱要求：借閱人員應妥善保管培訓檔案，不得轉借、復印、涂改、污損檔案。借閱期滿后，應按時歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人員應承擔相應責任。（三）復印1.復印申請：因工作需要復印培訓檔案的，應填寫《培訓檔案復印申請表》，注明復印內容、用途等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到培訓管理部門辦理復印手續(xù)。2.復印規(guī)定：檔案管理人員應按照申請內容進行復印，并對復印的檔案資料進行登記。復印的檔案資料應與原件一致，復印件應加蓋培訓管理部門公章后方可有效。六、培訓檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期鑒定：培訓管理部門應定期對保管期限已滿的培訓檔案進行鑒定，成立由培訓管理部門、檔案管理部門及相關業(yè)務部門人員組成的鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定內容：鑒定小組應根據(jù)培訓檔案的內容、性質、歷史價值等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存意義。對于已失去保存價值的檔案，應提出銷毀意見。（二）銷毀1.銷毀審批：經鑒定小組鑒定后，確需銷毀的培訓檔案，應填寫《培訓檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等，經煤礦分管領導批準后，方可進行銷毀。2.銷毀方式：銷毀培訓檔案應采用安全、環(huán)保的方式進行，如粉碎處理等。銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)督，確保銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀記錄：對銷毀的培訓檔案，應做好記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)督人員等信息，并將銷毀記錄存檔。七、培訓檔案管理的信息化建設（一）建立培訓檔案管理系統(tǒng)1.功能需求：培訓檔案管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析等功能，實現(xiàn)培訓檔案管理的信息化、自動化。2.數(shù)據(jù)錄入：檔案管理人員應將整理好的培訓檔案資料及時錄入管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與紙質檔案一致。3.系統(tǒng)維護：定期對培訓檔案管理系統(tǒng)進行維護和更新，保證系統(tǒng)的正常運行，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)備份等工作。（二）數(shù)據(jù)安全與保密1.安全措施：加強培訓檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部網(wǎng)絡攻擊。對系統(tǒng)用戶進行權限管