PAGE電廠(chǎng)項(xiàng)目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)電廠(chǎng)項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為電廠(chǎng)項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)及維護(hù)提供可靠的依據(jù)和支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司[公司名稱(chēng)]所有電廠(chǎng)項(xiàng)目從項(xiàng)目前期籌備、工程建設(shè)到竣工驗(yàn)收、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)等全過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：項(xiàng)目檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集項(xiàng)目各階段、各環(huán)節(jié)形成的文件資料，保證檔案的完整性，涵蓋項(xiàng)目決策、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、運(yùn)行等各個(gè)方面。3.系統(tǒng)性原則：按照項(xiàng)目建設(shè)和管理的內(nèi)在規(guī)律，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、整理和編目，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和利用。4.及時(shí)性原則：項(xiàng)目文件資料形成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理、歸檔，確保檔案的時(shí)效性。5.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、企業(yè)商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的項(xiàng)目檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止泄密。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善電廠(chǎng)項(xiàng)目檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。統(tǒng)籌規(guī)劃項(xiàng)目檔案管理工作，指導(dǎo)各部門(mén)做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。集中保管項(xiàng)目檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。定期對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀和統(tǒng)計(jì)分析。2.項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成文件資料的收集、整理和初步歸檔工作，并按要求及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理工作，配合檔案管理部門(mén)做好檔案的驗(yàn)收、審核等工作。3.項(xiàng)目設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)提供項(xiàng)目設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的各類(lèi)設(shè)計(jì)文件、圖紙等資料，并確保其完整性和準(zhǔn)確性。按照檔案管理要求，對(duì)設(shè)計(jì)資料進(jìn)行分類(lèi)整理，向項(xiàng)目建設(shè)單位移交設(shè)計(jì)檔案。4.項(xiàng)目施工單位負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔項(xiàng)目施工過(guò)程中形成的施工文件、施工記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等資料。在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，將整理好的施工檔案移交項(xiàng)目建設(shè)單位。5.項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的文件資料進(jìn)行監(jiān)理，審核施工單位和其他參建單位報(bào)送的檔案資料，確保其符合檔案管理要求。收集、整理監(jiān)理過(guò)程中形成的監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知等，及時(shí)移交項(xiàng)目建設(shè)單位。6.其他相關(guān)部門(mén)在各自職責(zé)范圍內(nèi)，做好項(xiàng)目檔案的收集、整理和歸檔工作，并配合檔案管理部門(mén)完成相關(guān)工作。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目核準(zhǔn)文件等。2.設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知等。3.施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工技術(shù)交底、工程測(cè)量記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。4.調(diào)試文件：調(diào)試大綱、調(diào)試方案、調(diào)試記錄、調(diào)試報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、竣工圖等。6.生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)文件：設(shè)備運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、技術(shù)改造文件、安全管理文件、生產(chǎn)報(bào)表等。7.其他文件：與項(xiàng)目相關(guān)的合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函、招投標(biāo)文件等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)收集到的文件資料，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保其內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔，載體應(yīng)符合檔案管理要求，如紙張應(yīng)采用A4規(guī)格，電子文件應(yīng)采用通用格式。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照項(xiàng)目檔案的形成階段、專(zhuān)業(yè)類(lèi)別等進(jìn)行分類(lèi)。一般可分為工程前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、調(diào)試文件、竣工驗(yàn)收文件、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)文件等大類(lèi)，每大類(lèi)下再細(xì)分若干小類(lèi)。2.組卷：將同一類(lèi)別的文件資料按照一定的原則進(jìn)行組卷。如施工文件可按單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程進(jìn)行組卷；設(shè)計(jì)文件可按專(zhuān)業(yè)、階段進(jìn)行組卷。卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，一般按文件形成時(shí)間先后順序排列，重要文件在前，次要文件在后。3.編號(hào)：對(duì)每卷檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用“年度項(xiàng)目名稱(chēng)類(lèi)別卷號(hào)”的格式，如“2023[項(xiàng)目名稱(chēng)]施工文件01”。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括案卷號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，便于查詢(xún)和管理。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，各部門(mén)應(yīng)定期將整理好的檔案移交檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。一般每季度末移交一次，重大項(xiàng)目可根據(jù)實(shí)際情況增加移交次數(shù)。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案名稱(chēng)、數(shù)量、案卷號(hào)等內(nèi)容，移交雙方應(yīng)簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)退回原部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或整改。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映電廠(chǎng)項(xiàng)目建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)全過(guò)程，具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的檔案，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖等，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)項(xiàng)目建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)有較大影響，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)仍有查考利用價(jià)值的檔案，如施工文件、調(diào)試文件、設(shè)備運(yùn)行記錄等，保管期限一般為30年。3.短期保管：對(duì)項(xiàng)目建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)有一定參考價(jià)值，保管期限較短的檔案，如一般性的會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函等，保管期限一般為10年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。檔案應(yīng)分類(lèi)存放，上架保管，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)按照檔案分類(lèi)目錄進(jìn)行存儲(chǔ)，文件名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于識(shí)別和查詢(xún)。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)管理、檢索利用和安全控制。3.聲像檔案：如照片、錄音、錄像等，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理、編目，并存儲(chǔ)在合適的載體上，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。聲像檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案或電子檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于查閱。四、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案的安全和有效利用。2.凡因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱人應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱(chēng)、內(nèi)容、用途等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，為查閱人提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（三）借閱手續(xù)1.因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，向借閱人發(fā)放檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱登記應(yīng)包括借閱人姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、借閱期限、檔案名稱(chēng)及數(shù)量等內(nèi)容。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損檔案內(nèi)容。（四）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用人姓名、部門(mén)、利用目的、查閱或借閱檔案名稱(chēng)及數(shù)量等信息。利用登記應(yīng)定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，以便掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理決策提供依據(jù)。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀。2.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)審查檔案的內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，是否反映項(xiàng)目建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的實(shí)際情況，是否對(duì)企業(yè)具有重要的歷史價(jià)值和憑證作用。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀審批表。檔案銷(xiāo)毀審批表應(yīng)包括檔案名稱(chēng)、數(shù)量、案卷號(hào)、保管期限、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷(xiāo)毀審批表經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)及數(shù)量、銷(xiāo)毀方式等信息。銷(xiāo)毀記錄應(yīng)由監(jiān)銷(xiāo)人簽字確認(rèn)。4.對(duì)已銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行注銷(xiāo)，并將檔案銷(xiāo)毀審批表和銷(xiāo)毀記錄歸檔保存。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的電廠(chǎng)項(xiàng)目檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化管理和智能化檢索利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。數(shù)字化掃描應(yīng)按照檔案整理要求進(jìn)行圖像處理，保證圖像清晰、完整。2.檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)：建立電廠(chǎng)項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、備份等功能。3.檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)：開(kāi)發(fā)電廠(chǎng)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線(xiàn)收集、整理、歸檔、借閱、利用等功能。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用