PAGE財務(wù)檔案管理制度設(shè)計一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)檔案管理，確保財務(wù)檔案的真實性、完整性、安全性和保密性，提高財務(wù)檔案的利用效率，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)財務(wù)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)、子公司的財務(wù)檔案管理。（三）定義本制度所稱財務(wù)檔案，是指公司在各項財務(wù)活動中形成的具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等各種形式的會計資料，以及與財務(wù)活動相關(guān)的其他資料，如財務(wù)預(yù)算、財務(wù)分析報告、審計報告、稅務(wù)資料、合同協(xié)議等。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司財務(wù)檔案管理工作由公司財務(wù)部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各分支機構(gòu)、子公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)本單位財務(wù)檔案的具體管理工作，并接受公司財務(wù)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.真實完整原則。財務(wù)檔案應(yīng)如實反映公司財務(wù)活動的全過程，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.安全保密原則。加強財務(wù)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的財務(wù)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密。4.規(guī)范有序原則。財務(wù)檔案的整理、歸檔、保管、查閱、銷毀等工作應(yīng)按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行，確保檔案管理工作規(guī)范有序。二、財務(wù)檔案的分類與編號（一）分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等。3.財務(wù)報告類：包括月度、季度、年度財務(wù)報告，以及會計報表附注、財務(wù)情況說明書等。4.其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、稅務(wù)審計報告、財務(wù)預(yù)算、財務(wù)分析報告、審計報告、合同協(xié)議、財務(wù)軟件備份數(shù)據(jù)等。（二）編號1.會計憑證編號：按照月份和憑證順序號進(jìn)行編號，如“20XX年X月001號”。2.會計賬簿編號：總賬編號為“1”，明細(xì)賬編號為“2”，日記賬編號為“3”，固定資產(chǎn)卡片編號為“4”，輔助賬簿編號為“5”等，并在賬簿首頁注明編號。3.財務(wù)報告編號：按照年份和報告類型進(jìn)行編號，如“20XX年年度財務(wù)報告”編號為“20XX1”，“20XX年第一季度財務(wù)報告”編號為“20XX2”等。4.其他類檔案編號：根據(jù)檔案類別和時間順序進(jìn)行編號，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表編號為“YH20XX0X”，表示20XX年X月的銀行存款余額調(diào)節(jié)表。三、財務(wù)檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.會計憑證應(yīng)按照編號順序，連同所附的原始憑證一起裝訂成冊，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、憑證張數(shù)等有關(guān)事項。2.會計賬簿應(yīng)在年度終了后，將各賬戶的余額結(jié)轉(zhuǎn)下年，并在摘要欄注明“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣；在下一會計年度新建有關(guān)會計賬簿的第一行余額欄內(nèi)填寫上年結(jié)轉(zhuǎn)的余額，并在摘要欄注明“上年結(jié)轉(zhuǎn)”字樣。3.財務(wù)報告應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容編制，做到數(shù)字真實、計算準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、說明清楚。年度財務(wù)報告應(yīng)經(jīng)注冊會計師審計，并加蓋審計單位公章。4.其他類檔案應(yīng)按照類別和時間順序進(jìn)行整理，確保檔案資料的齊全、完整。（二）歸檔程序1.各財務(wù)崗位人員在每月末或每季度末，將本崗位形成的財務(wù)檔案資料進(jìn)行初步整理，核對無誤后，移交至財務(wù)檔案管理人員。2.財務(wù)檔案管理人員對接收的財務(wù)檔案資料進(jìn)行再次整理、核對，按照分類和編號要求進(jìn)行編號、裝訂、裝盒，并在檔案盒上注明檔案名稱、編號、年度、月份等信息。3.編制財務(wù)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案名稱、編號、日期、保管期限等內(nèi)容，并將目錄一式兩份，一份隨檔案存放，一份單獨保存。4.將整理好的財務(wù)檔案資料按照類別和年度順序存放在專門的檔案柜中，并建立檔案索引，以便于查找和利用。四、財務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證類：保管期限為30年。2.會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)報告類：月度、季度財務(wù)報告保管期限為10年；年度財務(wù)報告永久保管。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；納稅申報表、稅務(wù)審計報告等保管期限為10年；財務(wù)預(yù)算、財務(wù)分析報告等保管期限為5年；審計報告、合同協(xié)議等根據(jù)實際情況確定保管期限，但不得少于5年；財務(wù)軟件備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期備份，保管期限與相應(yīng)財務(wù)檔案一致。（二）保管地點公司應(yīng)設(shè)立專門的財務(wù)檔案保管庫，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施，確保財務(wù)檔案的安全保管。財務(wù)檔案保管庫應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，無關(guān)人員不得擅自進(jìn)入。（三）保管要求1.財務(wù)檔案管理人員應(yīng)定期對財務(wù)檔案進(jìn)行檢查和盤點，確保檔案的完整無缺。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的補救措施。2.對電子財務(wù)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并分別存儲在不同的介質(zhì)上，如硬盤、光盤、磁帶等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.財務(wù)檔案應(yīng)按照保管期限分類存放，便于查找和利用。對超過保管期限的財務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。五、財務(wù)檔案的查閱與借閱管理（一）查閱管理1.公司內(nèi)部人員查閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱申請進(jìn)行審批，如同意查閱，應(yīng)指定專人陪同查閱，并在查閱過程中進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自將財務(wù)檔案帶出檔案保管庫，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將查閱的財務(wù)檔案歸還檔案管理人員，并在《財務(wù)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱管理1.公司外部單位查閱或借閱財務(wù)檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.借閱財務(wù)檔案應(yīng)填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱單位名稱、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字同意后，報財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱申請進(jìn)行審批，如同意借閱，應(yīng)與借閱單位簽訂《財務(wù)檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并收取一定的押金。借閱協(xié)議應(yīng)包括借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限、歸還方式、保密責(zé)任等內(nèi)容。4.借閱人員應(yīng)按照借閱協(xié)議的要求，在規(guī)定的期限內(nèi)歸還財務(wù)檔案。如因特殊原因需要延長借閱期限時，應(yīng)提前向財務(wù)部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。5.借閱人員歸還財務(wù)檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容等是否完整無缺，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)按照借閱協(xié)議的規(guī)定追究借閱人員的責(zé)任。六、財務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.財務(wù)檔案保管期滿，且確無保存價值的，可以按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由財務(wù)部門會同檔案管理部門提出銷毀意見，編制《財務(wù)檔案銷毀清冊》，列明銷毀檔案的名稱、編號、日期、冊數(shù)、起止號碼、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，并由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.將《財務(wù)檔案銷毀清冊》報公司總經(jīng)理審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀財務(wù)檔案時，應(yīng)