PAGE高中檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)我校檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于我校檔案室的檔案管理工作，包括各類文件、資料、記錄等的收集、整理、歸檔、保管和利用。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案室對(duì)全校檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密、師生隱私等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本校檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。4.積極開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)。5.對(duì)全校各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類文件、資料、記錄等的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案室。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，確保檔案管理工作的正常開展。3.嚴(yán)格遵守學(xué)校檔案管理制度，配合檔案室做好檔案的整理、歸檔、保管和利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本校有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.本校黨、政、工、團(tuán)等組織形成的文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等。3.本校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中形成的文件、教案、試卷、科研成果、學(xué)生學(xué)籍檔案等。4.本校教職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。5.本校基本建設(shè)、設(shè)備購置、財(cái)務(wù)收支等方面形成的文件、合同、報(bào)表等。6.本校對(duì)外交流、合作等活動(dòng)中形成的文件、協(xié)議、信函等。7.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)、完整。2.對(duì)收集到的檔案，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.對(duì)重要文件、資料等應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、教學(xué)工作類、科研工作類、學(xué)生工作類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、后勤管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案移交檔案室歸檔。2.對(duì)重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.移交的檔案應(yīng)符合整理要求，做到分類清楚、編號(hào)準(zhǔn)確、編目齊全。2.檔案應(yīng)編制移交清單一式兩份，雙方簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份。3.檔案室對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和檢查，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)退回原部門重新整理。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括本校制定的重要規(guī)章制度、學(xué)校歷史沿革、重要會(huì)議記錄、重要人事任免、重大事件記錄等。3.長期保管的檔案主要包括本校教學(xué)、科研、管理等方面的重要文件、資料、記錄等，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括本校一般性文件、資料、記錄等，保管期限一般為1年至10年。（四）保管措施1.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)按照保管期限、類別等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行維護(hù)和更新。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本校教職工因教學(xué)、科研、管理等工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本校檔案，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.本校學(xué)生因?qū)W籍管理、畢業(yè)實(shí)習(xí)等需要查閱相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱：查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.借閱：借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)保證內(nèi)容完整、清晰，不得篡改。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱、借閱檔案應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損等。3.查閱、借閱檔案完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。4.對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密、師生隱私等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱、借閱和使用。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、保管期限等進(jìn)行全面審查，確定檔案的價(jià)值。2.對(duì)已過保管期限的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍有保存價(jià)值。3.對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密、師生隱私等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等，經(jīng)檔案鑒定小組審核、學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案名稱、數(shù)量等，記錄由檔案鑒定小組審核后存檔。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理工作流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.檔案管理人員應(yīng)具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。3.檔案管理人員應(yīng)定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員具體職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。3.積極開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)。4.對(duì)全校各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用工作，做好利