PAGE港口檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)港口檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在港口生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本港口公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：港口檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映港口各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理與港口相關(guān)的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及港口機(jī)密、商業(yè)秘密等的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)港口檔案的統(tǒng)籌管理工作。其職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本港口的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)港口各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.對(duì)檔案的保管、利用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案安全和有效利用。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高員工的檔案管理意識(shí)和技能。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等工作。（二）各部門兼職檔案員各部門設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步審核和移交等工作。其職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門日常工作中形成的各類文件材料的收集、積累和整理。2.按照檔案管理部門的要求，對(duì)本部門的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等初步整理工作。3.定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供相關(guān)檔案信息。三、檔案的分類與編號(hào)（一）分類港口檔案分為以下幾大類：1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察等方面的文件材料。2.行政管理類：涵蓋港口行政事務(wù)管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)工作等相關(guān)檔案。3.業(yè)務(wù)管理類：涉及港口生產(chǎn)作業(yè)、貨物裝卸、運(yùn)輸調(diào)度、安全管理、設(shè)備管理、質(zhì)量管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件資料。4.基本建設(shè)類：關(guān)于港口基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、技術(shù)改造、工程招投標(biāo)、項(xiàng)目驗(yàn)收等方面的檔案。5.經(jīng)營管理類：包含港口市場(chǎng)營銷、客戶服務(wù)、合同管理、物資采購、成本核算等經(jīng)營活動(dòng)的檔案材料。6.科技管理類：港口科技創(chuàng)新、技術(shù)研發(fā)、科研項(xiàng)目管理等方面的文件。7.聲像檔案類：以照片、錄音、錄像等形式記錄港口重要活動(dòng)、生產(chǎn)場(chǎng)景等的檔案。8.實(shí)物檔案類：港口獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。（二）編號(hào)檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)分類號(hào)年度保管期限件號(hào)”的結(jié)構(gòu)。1.全宗號(hào)：由上級(jí)檔案管理部門統(tǒng)一給定，代表本港口檔案全宗。2.分類號(hào)：根據(jù)檔案分類方案，對(duì)每一大類賦予相應(yīng)的分類代碼。3.年度：以公元紀(jì)年表示檔案形成的年份。4.保管期限：分為永久、長期（30年）、短期（10年）。5.件號(hào)：在每一類檔案中，按文件排列順序賦予的流水號(hào)。例如：101A2023永久001，表示黨群工作類（全宗號(hào)101）中行政管理類（分類號(hào)A）2023年形成的永久保管的第1份文件。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本港口在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)、聲像資料等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本港口有關(guān)的文件、指示、通知等。3.本港口與外單位簽訂的合同、協(xié)議、函件等。4.本港口在生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)等活動(dòng)中產(chǎn)生的各類報(bào)表、記錄、報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門工作中形成的文件材料，確保文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時(shí)移交檔案管理部門。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行收集，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案分類方案進(jìn)行分類，同一類別的文件應(yīng)集中在一起。3.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件題名、日期、責(zé)任者等信息。4.去除文件上的金屬物，對(duì)破損的文件進(jìn)行修復(fù)，對(duì)字跡模糊或褪色的文件進(jìn)行復(fù)制或處理。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。3.根據(jù)檔案的分類和保管期限，設(shè)置不同的檔案架、柜，對(duì)檔案進(jìn)行有序存放。（二）保管期限劃分1.永久保管的檔案：凡是反映港口主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)港口發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：反映港口一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)港口工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為30年。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)港口工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為10年。（三）檔案保管要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與賬目相符。2.對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.建立檔案保管統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，記錄檔案的收進(jìn)、移出、保管數(shù)量等情況。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本港口內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作聯(lián)系、合作等需要，經(jīng)批準(zhǔn)查閱、借閱相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法查閱、調(diào)取檔案。（二）利用手續(xù)1.本港口員工查閱、借閱檔案，需填寫《檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，注明查閱/借閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱/借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，需提交單位介紹信、查閱/借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本港口相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理查閱/借閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法查閱、調(diào)取檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)本港口檔案管理部門審核后，按照規(guī)定辦理查閱/調(diào)取手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，供利用者查閱檔案。利用者應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.借閱：借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者姓名、單位、查閱/借閱日期、檔案名稱、編號(hào)、歸還日期等信息。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。不定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合港口實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)應(yīng)重點(diǎn)考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、文件內(nèi)容的完整性等因素。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、港口分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。C:\Users\Administrator\Desktop\新建文件夾\新建文本文檔.txt3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的港口檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用及管理流程的信息化。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子圖像，確保圖像清晰、完整。2.對(duì)電子文件進(jìn)行規(guī)范整理，按照檔案分類編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，錄入檔案的基本信息、文件內(nèi)容摘要等，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：方便檔案管理人員錄入檔案信息。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依