PAGE縣總工會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強縣總工會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，充分發(fā)揮檔案在工會工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣總工會機關各部門、下屬事業(yè)單位及各基層工會組織形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則縣總工會設立專門的檔案管理機構，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案應如實反映工會工作的歷史過程和實際情況，保證檔案內容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理工會工作中形成的各種文件材料，確保檔案的完整性，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、工會工作秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門縣總工會設立檔案管理辦公室，負責統(tǒng)籌協(xié)調和指導全縣工會系統(tǒng)的檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理工作流程和規(guī)范。3.對檔案進行定期檢查和維護，確保檔案的安全和完整。4.負責檔案的查閱、借閱登記和統(tǒng)計工作，為利用者提供優(yōu)質服務。5.參與檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理。6.開展檔案業(yè)務培訓和指導，提高全縣工會系統(tǒng)檔案管理人員的業(yè)務水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級工會及縣委、縣政府等上級機關下發(fā)的與工會工作相關的文件、指示、通知等。2.縣總工會制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等。3.工會組織建設、會員管理、職工權益維護、勞動競賽、職工文化體育活動等方面形成的文件材料。4.工會財務、資產管理等方面的憑證、賬簿、報表等。5.工會召開的各類會議的文件、記錄、紀要等。6.工會與其他單位簽訂的合同、協(xié)議等。7.工會干部任免、考核、培訓等方面的材料。8.反映工會工作歷史和現(xiàn)狀的照片、音像資料、實物等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集到檔案管理部門。2.收集的文件材料應保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對重要文件材料應進行備份，以防丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，進行分類整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、財務工作類、聲像檔案類、實物檔案類等類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理辦公室應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設備1.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、檔案架、防蟲藥品、滅火器、溫濕度計等。2.定期對保管設備進行檢查和維護，確保設備的正常運行。（三）檔案存放1.按照檔案的類別和編號順序，將檔案存放于檔案柜或檔案架上，便于查找和管理。2.對重要檔案和珍貴檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量和質量與檔案目錄一致。2.清查中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他問題，應及時查明原因，采取相應的措施進行處理，并向上級主管部門報告。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關檔案利用的法律法規(guī)和政策規(guī)定，確保檔案利用工作的合法性。2.服務大局原則圍繞工會工作中心任務，積極主動地為工會各項工作提供檔案信息服務。3.方便利用原則簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷的服務。（二）利用范圍1.縣總工會機關各部門因工作需要查閱檔案。2.下屬事業(yè)單位及基層工會組織因工作需要查閱檔案。3.與工會工作相關的單位和個人因工作需要查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.檔案管理人員根據(jù)《檔案查閱申請表》，對查閱申請進行審核，符合條件的予以批準，并提供相應的檔案。3.查閱檔案應在檔案管理辦公室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出辦公室。如需復印或摘錄檔案內容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并進行登記。4.查閱檔案人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。（四）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意，報檔案管理部門負責人批準。2.檔案管理人員根據(jù)《檔案借閱申請表》，對借閱申請進行審核，符合條件的予以批準，并辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案應在規(guī)定的時間內歸還，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱檔案人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內容。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關法律法規(guī)和政策規(guī)定為依據(jù)，結合工會工作實際，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責對檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進行審查，分析檔案的內容、來源、時間等因素，確定其保存價值。2.綜合分析法綜合考慮檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面評估。（四）保管期限劃分1.永久保管凡是反映工會工作重大歷史事件、重要決策、重要人物等具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡是在一定時期內具有查考利用價值的檔案，應定期保管。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對已到保管期限的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報縣總工會領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)銷。銷毀后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.對已銷毀的檔案，應在檔案目錄中注明銷毀日期，并將《檔案銷毀清冊》永久保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質量，為工會工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設開發(fā)或選用適合工會檔案管理的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線錄入、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.網(wǎng)絡安全保障建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全保障體系，采取防火墻、加密技術、數(shù)據(jù)備份等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)