PAGE殘聯(lián)檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)殘聯(lián)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高檔案利用效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合殘聯(lián)工作實(shí)際，制定本“三合一”制度。（二）適用范圍本制度適用于殘聯(lián)機(jī)關(guān)及所屬事業(yè)單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料、電子數(shù)據(jù)等各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則殘聯(lián)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則全面收集和整理殘聯(lián)工作中形成的各種文件材料，保證檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，如實(shí)反映殘聯(lián)工作的歷史全貌。3.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為殘聯(lián)各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定殘聯(lián)檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)和監(jiān)督殘聯(lián)各部門的檔案收集、整理、歸檔工作，確保檔案工作與業(yè)務(wù)工作同步進(jìn)行。3.集中統(tǒng)一管理殘聯(lián)各類檔案，做好檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，維護(hù)檔案的安全與完整。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立健全檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的信息化水平。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高殘聯(lián)工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。6.定期向同級(jí)檔案行政管理部門報(bào)送檔案工作情況，并接受其監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案工作，確保文件材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的文件材料移交檔案管理部門歸檔，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.在開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作過程中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，自覺維護(hù)檔案的安全與完整，積極配合檔案管理部門做好檔案管理工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架、保管等，確保檔案排列有序、存放安全。3.熟悉檔案內(nèi)容，掌握檔案檢索方法，積極為利用者提供檔案信息服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，做好檔案的防潮、防蟲、防火防盜等工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。5.負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作，做好檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)、備份和維護(hù)等工作，確保檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。6.參與檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作，協(xié)助制定檔案保管期限表和檔案鑒定銷毀清冊(cè)。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與殘聯(lián)工作相關(guān)的文件、指示、通知、通報(bào)等。2.殘聯(lián)機(jī)關(guān)制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.殘聯(lián)召開的各種會(huì)議的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.殘聯(lián)開展業(yè)務(wù)工作形成的文件材料，如殘疾人康復(fù)、教育、就業(yè)、扶貧、維權(quán)等工作的方案、措施、記錄、成果等。5.殘聯(lián)組織的各類活動(dòng)的文件材料，如文藝演出、體育比賽、宣傳活動(dòng)等的策劃方案、活動(dòng)記錄、照片、視頻等。6.殘聯(lián)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。7.殘聯(lián)干部職工的人事檔案材料，包括任免文件、考核材料、工資檔案、獎(jiǎng)懲材料等。8.殘聯(lián)財(cái)務(wù)工作形成的文件材料，如財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等。9.反映殘聯(lián)工作歷史和現(xiàn)狀的照片、錄音、錄像、實(shí)物等資料。10.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將本部門形成的文件材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，紙張質(zhì)量符合檔案保存要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。4.收集的照片、錄音、錄像等資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，實(shí)物應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記。（三）收集時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年完成收集歸檔工作。2.對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)的文件材料，應(yīng)及時(shí)收集歸檔，確保檔案信息的及時(shí)性。3.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集歸檔。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法進(jìn)行分類。即先將檔案按年度分開，再按保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期，然后在每個(gè)保管期限內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。2.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行分類，并按年度順序排列。3.人事檔案按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類，一般分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資待遇材料、出國(guó)（境）材料、任免材料等十大類。4.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)殘聯(lián)業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和檔案內(nèi)容，按照殘疾人康復(fù)、教育、就業(yè)、扶貧、維權(quán)等業(yè)務(wù)類別進(jìn)行分類，并按時(shí)間順序排列。5.聲像檔案按照載體形式（照片、錄音帶、錄像帶等）和內(nèi)容主題進(jìn)行分類，并編號(hào)排列。6.實(shí)物檔案按照實(shí)物的種類、來源等進(jìn)行分類，并登記造冊(cè)。（三）編號(hào)方法1.文書檔案采用“全宗號(hào)年度保管期限件號(hào)”的編號(hào)方法。全宗號(hào)由同級(jí)檔案行政管理部門統(tǒng)一給定；年度采用公元紀(jì)年，如“20XX”；保管期限分別用“永久”“長(zhǎng)期”“短期”表示；件號(hào)按文件排列順序從“1”開始編號(hào)。2.會(huì)計(jì)檔案采用“全宗號(hào)年度類別案卷號(hào)”的編號(hào)方法。全宗號(hào)、年度含義同文書檔案；類別分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等；案卷號(hào)按類別內(nèi)檔案排列順序從“1”開始編號(hào)。3.人事檔案采用“全宗號(hào)檔案號(hào)”的編號(hào)方法。全宗號(hào)同文書檔案；檔案號(hào)按照人事檔案管理規(guī)定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制。4.業(yè)務(wù)檔案采用“全宗號(hào)年度業(yè)務(wù)類別案卷號(hào)”的編號(hào)方法。全宗號(hào)、年度含義同文書檔案；業(yè)務(wù)類別根據(jù)殘聯(lián)業(yè)務(wù)工作實(shí)際確定；案卷號(hào)按業(yè)務(wù)類別內(nèi)檔案排列順序從“1”開始編號(hào)。5.聲像檔案采用“全宗號(hào)年度載體形式順序號(hào)”的編號(hào)方法。全宗號(hào)、年度含義同文書檔案；載體形式分為照片、錄音帶、錄像帶等；順序號(hào)按聲像檔案排列順序從“1”開始編號(hào)。6.實(shí)物檔案采用“全宗號(hào)年度實(shí)物類別順序號(hào)”的編號(hào)方法。全宗號(hào)、年度含義同文書檔案；實(shí)物類別根據(jù)實(shí)物的種類確定；順序號(hào)按實(shí)物排列順序從“1”開始編號(hào)。（四）裝訂要求1.文書檔案一般以“件”為單位進(jìn)行裝訂，采用左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。2.會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按編號(hào)順序裝訂成冊(cè)，加具封面、封底，在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼等，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)保持原裝訂形式，不得隨意拆封。財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按年度裝訂成冊(cè)，加蓋公章。3.人事檔案人事檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的順序進(jìn)行整理裝訂，不得擅自增加、抽取或更換材料。裝訂應(yīng)牢固整齊，便于查閱。4.業(yè)務(wù)檔案業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容和保管要求進(jìn)行裝訂，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。對(duì)于一些篇幅較長(zhǎng)的文件材料，可采用三孔一線的方法進(jìn)行裝訂。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案按照分類、編號(hào)順序上架存放，排列應(yīng)整齊有序，便于查找。對(duì)于珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。2.電子檔案采用磁帶、磁盤、光盤等磁性或光學(xué)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立健全電子檔案的存儲(chǔ)、檢索和利用系統(tǒng)，確保電子檔案的安全和有效利用。3.聲像檔案照片應(yīng)沖洗或打印成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，并進(jìn)行分類整理，裝入相冊(cè)或照片檔案盒中保存；錄音帶、錄像帶應(yīng)貼上標(biāo)簽，注明內(nèi)容、日期、來源等信息，存放在專門的磁帶庫(kù)或錄像帶庫(kù)中；實(shí)物檔案應(yīng)存放在專門的陳列柜或庫(kù)房中，并進(jìn)行妥善保管。（三）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、存放位置等，同時(shí)檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.在清查過程中，應(yīng)做好清查記錄，對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析，針對(duì)存在的問題提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案保管工作。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合殘聯(lián)工作實(shí)際，制定殘聯(lián)檔案保管期限表，作為檔案鑒定的主要依據(jù)。2.檔案鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。對(duì)于反映殘聯(lián)主要職能活動(dòng)、具有重要?dú)v史意義和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管；對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可列為長(zhǎng)期或短期保管；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定審批表。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案管理部門提出的鑒定意見進(jìn)行審核，必要時(shí)可進(jìn)行實(shí)地查看和調(diào)查研究。3.經(jīng)檔案鑒定小組審核通過的檔案鑒定審批表，報(bào)殘聯(lián)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.根據(jù)殘聯(lián)主管領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，對(duì)需要銷毀的檔案編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀；對(duì)仍需繼續(xù)保存的檔案，調(diào)整其保管期限和存放位置。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類檔案的年度歸檔數(shù)量、累計(jì)庫(kù)存數(shù)量等。2.檔案的整理情況統(tǒng)計(jì)，如整理的檔案數(shù)量、整理質(zhì)量情況等。3.檔案的保管情況統(tǒng)計(jì)，如檔案庫(kù)房的溫濕度記錄、檔案的完好率等。4.檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)，如利用檔案的人次、利用檔案的目的、提供檔案的數(shù)量等。5.檔案的鑒定銷毀情況統(tǒng)計(jì)，如鑒定銷毀的檔案數(shù)量、銷毀原因等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案管理工作中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)和匯總，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.采用計(jì)算機(jī)軟件或電子表格等工具進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析和處理，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.每月編制檔案歸檔情況統(tǒng)計(jì)表，反映當(dāng)月各類檔案的歸檔數(shù)量和質(zhì)量情況。2.每季度編制檔案保管情況統(tǒng)計(jì)表，反映檔案庫(kù)房的溫濕度、檔案完好率等情況。3.每年編制檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表，全面反映全年檔案的利用情況。4.每年編制檔案鑒定銷毀情況統(tǒng)計(jì)表，記錄當(dāng)年鑒定銷毀檔案的相關(guān)信息。八、檔案利用（一）利用范圍1.為殘聯(lián)內(nèi)部各項(xiàng)工作提供檔案信息支持，如政策研究、工作決策、項(xiàng)目實(shí)施、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等。2.為殘疾人及其家屬提供檔案信息服務(wù)，如查詢殘疾人康復(fù)、教育、就業(yè)等方面的檔案資料。3.為有關(guān)部門和單位提供檔案信息參考，如開展調(diào)研、編寫志書、辦理涉殘事務(wù)等。（二）利用方式1.查閱利用利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。2.借閱利用對(duì)于確需借出檔案的利用者，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限、歸還時(shí)間和保管要求等。檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保檔案按時(shí)歸還，完好無損。3.出具證明根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可依據(jù)檔案內(nèi)容出具相關(guān)證明材料，證明材料應(yīng)加蓋檔案管理部門公章。4.檔案編研檔案管理部門應(yīng)根據(jù)殘聯(lián)工作需要，開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等，為利用者提供更加系統(tǒng)、便捷的檔案信息服務(wù)。（三）利用手續(xù)1.利用者查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人