PAGE人事檔案管理制度通知一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司人事檔案管理，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。3.管理原則人事檔案管理遵循集中統(tǒng)一、分類管理、真實(shí)準(zhǔn)確、安全保密的原則。二、人事檔案內(nèi)容1.員工基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.學(xué)歷學(xué)位記錄員工的最高學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、專業(yè)、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間等信息。3.工作經(jīng)歷詳細(xì)記載員工的工作履歷，包括入職時(shí)間、離職時(shí)間、工作單位、職位、工作職責(zé)等。4.培訓(xùn)經(jīng)歷記錄員工參加的各類培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等信息。5.職業(yè)資格證書員工取得的各類職業(yè)資格證書，如專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)技能等級(jí)證書等。6.獎(jiǎng)懲情況記錄員工在公司內(nèi)獲得的獎(jiǎng)勵(lì)和受到的處罰情況，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱、獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間、處罰原因、處罰時(shí)間等。7.勞動(dòng)合同員工與公司簽訂的勞動(dòng)合同文本。8.薪資福利記錄員工的薪資結(jié)構(gòu)、薪資調(diào)整情況、福利待遇等。9.績(jī)效考核員工的績(jī)效考核結(jié)果及相關(guān)評(píng)價(jià)記錄。10.其他重要材料如員工的體檢報(bào)告、離職證明、競(jìng)業(yè)禁止協(xié)議等。三、人事檔案的建立與收集1.新員工檔案建立新員工入職時(shí)，人力資源部門應(yīng)指導(dǎo)其填寫《員工基本信息登記表》，并要求員工提供相關(guān)證明材料，如身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、職業(yè)資格證書等復(fù)印件。人力資源部門負(fù)責(zé)收集、整理新員工的檔案材料，建立新員工人事檔案。2.檔案材料補(bǔ)充員工在工作過(guò)程中如有新的學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)經(jīng)歷、職業(yè)資格證書、獎(jiǎng)懲情況等信息，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門提交相關(guān)證明材料，人力資源部門負(fù)責(zé)將這些材料補(bǔ)充到員工人事檔案中。3.檔案材料審核人力資源部門在收集、整理檔案材料時(shí)，應(yīng)對(duì)材料的真實(shí)性、完整性進(jìn)行審核。對(duì)于不符合要求的材料，應(yīng)及時(shí)與員工溝通，要求其補(bǔ)充或更正。四、人事檔案的分類與編號(hào)1.分類方法人事檔案按照員工類別分為在職員工檔案、離職員工檔案。在職員工檔案按照檔案內(nèi)容分為基本信息類、學(xué)歷學(xué)位類、工作經(jīng)歷類、培訓(xùn)經(jīng)歷類、職業(yè)資格證書類、獎(jiǎng)懲情況類、勞動(dòng)合同類、薪資福利類,績(jī)效考核類及其他重要材料類。離職員工檔案按照離職時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)保存。2.編號(hào)規(guī)則在職員工檔案編號(hào)采用“部門代碼+員工工號(hào)”的形式，如“01001”表示公司第一部門的001號(hào)員工。離職員工檔案編號(hào)采用“L+離職年份+離職月份+流水號(hào)”的形式，如“L202305001”表示2023年5月離職的第1名員工。五、人事檔案的保管1.保管部門公司人事檔案由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)保管。2.保管環(huán)境人事檔案應(yīng)存放在安全、保密、防潮、防火、防蟲的專用檔案柜中，并保持室內(nèi)清潔、通風(fēng)良好。3.檔案借閱（1）內(nèi)部借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱人事檔案，需填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。人力資源部門檔案管理人員根據(jù)審批結(jié)果，為借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)，并在借閱期限屆滿時(shí)及時(shí)收回檔案。（2）外部借閱因司法機(jī)關(guān)或其他外部單位依法需要查閱公司人事檔案，需出具正式的查閱函，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。人力資源部門檔案管理人員在查閱現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱過(guò)程，查閱完畢后及時(shí)收回檔案，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。4.檔案歸還借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還人事檔案。如因特殊原因需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向人力資源部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無(wú)損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、人事檔案的查閱與使用1.查閱權(quán)限（1）人力資源部門工作人員因工作需要可查閱員工人事檔案的全部?jī)?nèi)容。（2）公司其他部門工作人員因工作需要查閱人事檔案，只能查閱與本部門工作相關(guān)的部分內(nèi)容，如員工的基本信息、工作經(jīng)歷、績(jī)效考核等。查閱前需填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。（3）公司領(lǐng)導(dǎo)因工作需要查閱人事檔案，可查閱員工人事檔案的全部?jī)?nèi)容，但需在查閱記錄上簽字。2.使用規(guī)定查閱人事檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自摘抄、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。摘抄、復(fù)制的檔案材料應(yīng)注明出處，并由檔案管理人員進(jìn)行登記。七、人事檔案的更新與維護(hù)1.定期更新人力資源部門應(yīng)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行更新，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。一般每年對(duì)員工的基本信息、工作經(jīng)歷、薪資福利等進(jìn)行一次核對(duì)和更新。2.動(dòng)態(tài)維護(hù)在員工工作過(guò)程中，如發(fā)生崗位變動(dòng)、薪資調(diào)整、獎(jiǎng)懲情況變化等，人力資源部門應(yīng)及時(shí)對(duì)人事檔案進(jìn)行相應(yīng)的更新和維護(hù)。3.檔案清理人力資源部門應(yīng)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行清理，對(duì)于已離職員工的檔案，在保存一定期限后（按照國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定執(zhí)行），經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《人事檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由專人負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀記錄上簽字。八、人事檔案的保密與安全1.保密措施（1）檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露人事檔案內(nèi)容。（2）在檔案查閱、借閱過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息被不當(dāng)獲取。（3）對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案內(nèi)容，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.安全管理（1）加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全防范措施，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)備。（2）定期對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，確保檔案安全。（3）對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。九、人事檔案管理的監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督，定期檢查檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.外部審計(jì)公司定期接受外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)人事檔案管理工作的審計(jì)，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司制度要求。十、違規(guī)處理1.對(duì)檔案管理人員的違規(guī)處理檔案管理人員如違反本制度規(guī)定，泄露人事檔案內(nèi)容或因保管不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失的，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等處理；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。2.對(duì)查閱、借閱人員的違規(guī)處理查閱、借閱人員如違反本制度規(guī)定，擅自