PAGE檔案外包公司工作制度一、總則（一）目的為規(guī)范檔案外包公司的工作流程，確保檔案管理工作的高效、準(zhǔn)確、安全，保護客戶檔案信息的機密性和完整性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案外包公司全體員工，包括檔案整理人員、檔案數(shù)字化錄入人員、檔案存儲管理人員、質(zhì)量審核人員以及各級管理人員等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，如《中華人民共和國檔案法》等，確保公司的各項工作合法合規(guī)。2.保密性原則：高度重視客戶檔案信息的安全與保密，采取有效措施防止信息泄露，保障客戶權(quán)益。3.準(zhǔn)確性原則：對檔案的整理、錄入、存儲等環(huán)節(jié)進行嚴格質(zhì)量控制，確保檔案信息準(zhǔn)確無誤。4.高效性原則：優(yōu)化工作流程，合理配置資源，提高工作效率，按時完成客戶委托的檔案管理任務(wù)。二、檔案整理工作制度（一）整理流程1.接收檔案與客戶簽訂檔案交接清單，明確檔案的數(shù)量、種類、來源等信息。對接收的檔案進行初步清點，檢查檔案的完整性和包裝情況。2.分類根據(jù)檔案的形成單位、時間、內(nèi)容等因素，按照國家檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類。設(shè)立清晰的分類標(biāo)識，便于后續(xù)查找和管理。3.編號為每一份檔案或檔案盒編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性。建立編號與檔案內(nèi)容的對應(yīng)關(guān)系，確保編號準(zhǔn)確反映檔案信息。4.裝訂對破損、散頁的檔案進行修復(fù)和裝訂，保持檔案的整齊和牢固。裝訂應(yīng)符合檔案保護要求，避免損壞檔案內(nèi)容。5.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查閱和檢索。6.上架將整理好的檔案按照分類和編號順序上架存放，確保檔案排列有序。建立檔案存放位置索引，方便快速查找檔案。（二）質(zhì)量要求1.檔案分類準(zhǔn)確，符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求。2.編號清晰、唯一，無重號、錯號現(xiàn)象。3.裝訂牢固、整齊，不影響檔案內(nèi)容的查閱。4.編目信息完整、準(zhǔn)確，與檔案實際內(nèi)容相符。5.上架排列有序，便于檔案的存取和管理。（三）整理人員職責(zé)1.嚴格按照整理流程和質(zhì)量要求進行操作，確保檔案整理工作的質(zhì)量。2.對整理過程中發(fā)現(xiàn)的檔案問題及時記錄，并向主管匯報。3.負責(zé)整理區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生，保持檔案整理工作場所的整潔。三、檔案數(shù)字化工作制度（一）數(shù)字化流程1.掃描準(zhǔn)備根據(jù)檔案的類型、規(guī)格等，選擇合適的掃描設(shè)備和掃描參數(shù)。對掃描設(shè)備進行調(diào)試和檢測，確保掃描質(zhì)量。2.掃描按照檔案整理順序進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。對掃描過程中出現(xiàn)的問題及時處理，如圖像模糊、卡紙等。3.圖像處理對掃描圖像進行去污、糾偏、裁剪等處理，提高圖像質(zhì)量。確保圖像的色彩、分辨率等符合要求。4.圖像存儲將處理后的圖像按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，建立圖像存儲索引。定期對圖像存儲情況進行檢查，確保圖像數(shù)據(jù)的安全。5.數(shù)據(jù)掛接將數(shù)字化圖像與檔案目錄信息進行關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索。核對掛接數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，確保圖像與檔案內(nèi)容一一對應(yīng)。（二）質(zhì)量要求1.掃描圖像清晰、完整，無黑邊、白邊、模糊等現(xiàn)象。2.圖像處理符合要求，圖像色彩、分辨率等準(zhǔn)確無誤。3.圖像存儲規(guī)范，數(shù)據(jù)安全可靠，便于查詢和利用。4.數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確，圖像與檔案目錄信息關(guān)聯(lián)緊密。（三）數(shù)字化人員職責(zé)1.熟練掌握數(shù)字化設(shè)備的操作技能，確保掃描工作的順利進行。2.嚴格按照數(shù)字化流程和質(zhì)量要求進行操作，保證數(shù)字化工作質(zhì)量。3.對數(shù)字化過程中出現(xiàn)的技術(shù)問題及時向技術(shù)主管匯報，尋求解決方案。4.負責(zé)數(shù)字化工作區(qū)域的設(shè)備維護和清潔，保持工作環(huán)境良好。四、檔案存儲工作制度（一）存儲環(huán)境要求1.檔案存儲場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.存儲場所應(yīng)安裝溫濕度監(jiān)測設(shè)備，實時監(jiān)控環(huán)境參數(shù)。（二）存儲方式1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和保管期限，選擇合適的存儲方式，如紙質(zhì)檔案采用密集架存儲，電子檔案采用磁盤陣列或磁帶存儲等。2.對不同類型和保管期限的檔案進行分區(qū)存放，便于管理和查找。3.建立檔案存儲位置標(biāo)識，明確檔案的存放地點。（三）存儲人員職責(zé)1.定期檢查存儲環(huán)境的溫濕度情況，做好記錄并及時調(diào)整。2.負責(zé)檔案的上架、下架操作，確保檔案存放有序。3.對存儲過程中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失等情況及時報告，并采取相應(yīng)措施。4.維護存儲場所的環(huán)境衛(wèi)生，保持檔案存儲區(qū)域整潔。五、檔案質(zhì)量審核工作制度（一）審核流程1.初審整理人員或數(shù)字化錄入人員完成工作后，首先進行自我檢查，確保工作質(zhì)量。提交初審報告，說明工作完成情況和存在的問題。2.抽檢質(zhì)量審核人員按照一定比例對整理或數(shù)字化后的檔案進行抽檢。檢查檔案的分類、編號、裝訂、編目、圖像質(zhì)量等是否符合要求。3.終審對抽檢中發(fā)現(xiàn)的問題進行匯總分析，提出整改意見。整理人員或數(shù)字化錄入人員根據(jù)整改意見進行整改，整改完成后再次提交審核。質(zhì)量審核人員進行終審，確認檔案質(zhì)量符合要求后簽字通過。（二）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.檔案整理質(zhì)量符合檔案整理工作制度的要求。2.檔案數(shù)字化質(zhì)量符合檔案數(shù)字化工作制度的要求。3.審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時整改，確保檔案質(zhì)量達到高標(biāo)準(zhǔn)。（三）審核人員職責(zé)1.嚴格按照審核流程和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行審核工作，確保審核結(jié)果準(zhǔn)確可靠。2.對審核中發(fā)現(xiàn)的問題進行詳細記錄，提出明確的整改意見。3.定期對審核工作進行總結(jié)分析，提出改進審核工作的建議。六、檔案借閱與歸還制度（一）借閱流程1.申請客戶或公司內(nèi)部人員如需借閱檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息。申請表經(jīng)部門負責(zé)人審批后提交檔案管理部門。2.審批檔案管理部門對借閱申請進行審核，根據(jù)檔案的保密級別和借閱用途決定是否批準(zhǔn)。對于涉及重要機密的檔案，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱登記批準(zhǔn)借閱后，檔案管理人員對借閱人、借閱檔案信息進行詳細登記，包括借閱時間、歸還時間等。向借閱人發(fā)放借閱憑證，注明借閱檔案的相關(guān)信息。4.借閱檔案借閱人憑借閱憑證到檔案存儲場所借閱檔案，檔案管理人員陪同借閱人查找檔案，并監(jiān)督借閱過程。借閱人不得擅自將檔案帶出規(guī)定的借閱區(qū)域。（二）歸還流程1.歸還申請借閱人在借閱期限屆滿前，如需繼續(xù)借閱，應(yīng)提前提交續(xù)借申請，經(jīng)審批后辦理續(xù)借手續(xù)。如需提前歸還檔案，應(yīng)向檔案管理部門提交歸還申請。2.檔案檢查借閱人歸還檔案時，檔案管理人員對檔案進行檢查，確保檔案完整無損，無涂改、丟失等情況。核對檔案的數(shù)量和編號，與借閱登記信息一致。3.歸還登記檢查無誤后，檔案管理人員在借閱登記冊上記錄檔案歸還時間，并收回借閱憑證。將歸還的檔案歸還原位。（三）借閱與歸還要求1.借閱人應(yīng)嚴格遵守借閱期限，按時歸還檔案。如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理手續(xù)。2.借閱人不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，如需使用檔案信息，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理。3.檔案管理人員應(yīng)妥善保管借閱登記信息，以備查詢。七、檔案保密制度（一）保密措施1.與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在檔案管理工作中的保密義務(wù)。2.對檔案管理工作場所進行物理隔離，限制無關(guān)人員進入。3.采用加密存儲、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，保護電子檔案信息的安全。4.對涉及機密的檔案進行單獨存放和管理，設(shè)置專門的保密標(biāo)識。（二）人員管理1.加強對員工的保密教育和培訓(xùn)，提高員工的保密意識和技能。2.對涉及檔案管理工作的人員進行背景審查，確保人員可靠。3.定期對員工的保密工作進行考核，對違反保密制度的行為進行嚴肅處理。（三）保密監(jiān)督1.設(shè)立保密監(jiān)督崗位，定期對檔案管理工作的保密情況進行檢查。2.鼓勵員工對發(fā)現(xiàn)的保密問題及時報告，對舉報有功人員給予獎勵。3.對違反保密制度的行為進行調(diào)查處理，追究相關(guān)人員責(zé)任。八、檔案安全管理制度（一）安全防范措施1.檔案存儲場所安裝防火、防盜、防潮、防蟲等安全設(shè)施，如火災(zāi)報警系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防蟲藥品等。2.定期對安全設(shè)施進行檢查和維護，確保其正常運行。3.制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能發(fā)生的自然災(zāi)害、安全事故等情況。（二）人員安全管理1.對檔案管理工作人員進行安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識和應(yīng)急處理能力。2.在檔案整理、數(shù)字化等工作過程中，要求員工遵守安全操作規(guī)程，防止發(fā)生人身傷害事故。3.為員工配備必要的安全防護用品，如安全帽、手套等。（三）安全檢查與整改1.定期對檔案管理工作場所進行安全檢查，包括消防設(shè)施、電氣安全、檔案存儲狀況等方面。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患及時進行整改，明確整改責(zé)任人、整改期限和整改措施。3.建立安全檢查和整改記錄檔案，以備查閱。九、人員培訓(xùn)制度（一）培訓(xùn)計劃1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工崗位需求，制定年度培訓(xùn)計劃。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)師資等方面的安排。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案管理法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，確保員工依法依規(guī)開展工作。2.檔案整理、數(shù)字化、存儲、審核等業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，提高員工的工作能力。3.保密知識和安全知識培訓(xùn)，增強員工的保密意識和安全意識。4.職業(yè)道德和團隊協(xié)作培訓(xùn)，提升員工的綜合素質(zhì)。（三）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由公司內(nèi)部經(jīng)驗豐富的員工擔(dān)任培訓(xùn)講師，進行業(yè)務(wù)知識和技能培訓(xùn)。2.外部培訓(xùn)：邀請行業(yè)專家、培訓(xùn)機構(gòu)進行專題培訓(xùn)，拓寬員工視野。3.在線學(xué)習(xí)：利用網(wǎng)絡(luò)平臺提供的學(xué)習(xí)資源，讓員工自主學(xué)習(xí)相關(guān)知識。