PAGE數(shù)字化檔案利用制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司數(shù)字化檔案的利用行為，確保檔案信息的安全與合理使用，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及數(shù)字化檔案利用的部門和人員。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：數(shù)字化檔案的利用必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準的要求，不得從事任何違法違規(guī)的檔案利用活動。2.安全保密原則：嚴格保護數(shù)字化檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。在利用過程中，采取必要的安全措施，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。3.合理利用原則：鼓勵各部門和人員合理利用數(shù)字化檔案，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、業(yè)務拓展等提供支持和服務。同時，避免過度利用或不當利用檔案資源。4.權責一致原則：明確檔案利用過程中各部門和人員的職責與權限，做到權責對等，確保檔案利用工作的有序進行。二、數(shù)字化檔案的范圍與分類（一）范圍公司在各項業(yè)務活動中形成的、經(jīng)過數(shù)字化處理的各類文件、資料、記錄等，包括但不限于：1.行政管理檔案，如公司文件、會議紀要、工作計劃與總結等。2.人事檔案，如員工基本信息、招聘記錄、培訓檔案、績效考核檔案等。3.財務檔案，如會計憑證、財務報表、審計報告等。4.業(yè)務檔案，如銷售合同、采購訂單、項目文檔、客戶資料等。5.技術檔案，如研發(fā)項目文檔、技術圖紙、工藝文件等。（二）分類根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容和用途，對數(shù)字化檔案進行如下分類：1.按年度分類：將每年形成的檔案分為一類，便于按時間順序進行管理和查詢。2.按機構分類：按照公司內(nèi)部的組織機構，將檔案分為不同的類別，如各部門檔案、子公司檔案等。3.按保管期限分類：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，分為永久保管、長期保管（[X]年）和短期保管（[X]年）三類。三、數(shù)字化檔案利用的流程（一）利用申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要利用數(shù)字化檔案時，應填寫《數(shù)字化檔案利用申請表》（以下簡稱“申請表”）。申請表應包括申請人姓名、所在部門、申請利用檔案的名稱、用途、利用期限等內(nèi)容。2.申請人所在部門負責人對申請進行審核，簽署意見后提交至公司檔案管理部門。（二）檔案檢索與調(diào)閱1.檔案管理部門收到申請表后，根據(jù)申請人提供的信息，在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中進行檢索。2.找到相關檔案后，檔案管理人員對檔案進行調(diào)閱，并按照規(guī)定的程序進行登記。登記內(nèi)容包括檔案名稱、調(diào)閱時間、調(diào)閱人姓名、所在部門、用途等。（三）檔案利用1.申請人在檔案管理部門指定的場所利用檔案，不得擅自將檔案帶出指定場所。2.利用檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復印、拍照、掃描等，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的方式進行操作。3.對于涉及公司機密或敏感信息的檔案，申請人應嚴格遵守公司的保密規(guī)定，不得向無關人員泄露檔案內(nèi)容。（四）檔案歸還1.利用期限屆滿后，申請人應及時將檔案歸還至檔案管理部門。檔案管理人員對歸還的檔案進行核對，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，申請人應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的責任。四、數(shù)字化檔案利用的權限與審批（一）權限設置1.普通利用權限：公司內(nèi)部員工因日常工作需要查閱一般性檔案的，經(jīng)所在部門負責人審核同意后，可在檔案管理部門進行查閱。2.特殊利用權限：對于涉及公司重要機密、核心業(yè)務信息或需進行深度分析研究的檔案，申請人除需所在部門負責人審核外，還需經(jīng)公司分管領導審批。3.外部利用權限：公司外部單位或個人因工作需要查閱公司數(shù)字化檔案的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準，并簽訂保密協(xié)議。（二）審批流程1.普通利用審批流程：申請人填寫申請表→所在部門負責人審核→檔案管理部門調(diào)閱檔案。2.特殊利用審批流程：申請人填寫申請表→所在部門負責人審核→公司分管領導審批→檔案管理部門調(diào)閱檔案。3.外部利用審批流程：申請人提交申請函→公司總經(jīng)理批準→簽訂保密協(xié)議→檔案管理部門調(diào)閱檔案。五、數(shù)字化檔案利用的安全與保密措施（一）安全管理1.建立數(shù)字化檔案安全管理制度，明確檔案管理部門和相關人員的安全職責。2.加強對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設備，防止網(wǎng)絡攻擊和惡意軟件入侵。3.定期對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的位置。備份數(shù)據(jù)應定期進行檢查和恢復測試，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.對檔案管理部門的辦公場所進行安全管理，限制無關人員進入，確保檔案存儲環(huán)境的安全。（二）保密管理1.對涉及公司機密的數(shù)字化檔案進行標識和分類管理，明確保密級別和保密期限。2.加強對檔案管理人員的保密教育和培訓，提高其保密意識和業(yè)務水平。檔案管理人員應簽訂保密協(xié)議，承諾保守公司檔案機密。3.在檔案利用過程中，嚴格控制檔案的傳播范圍，對涉及機密信息的檔案利用情況進行記錄和跟蹤。4.對于因工作需要接觸公司機密檔案的人員，應進行背景審查和保密承諾，確保其具備良好的保密意識和職業(yè)道德。六、數(shù)字化檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司建立數(shù)字化檔案利用監(jiān)督機制，由檔案管理部門負責對檔案利用情況進行日常監(jiān)督。2.定期對檔案利用記錄進行檢查，核實檔案利用的申請、審批、調(diào)閱、歸還等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。（二）檢查內(nèi)容1.檢查檔案利用申請表的填寫是否完整、準確，審批手續(xù)是否齊全。2.核實檔案利用過程中是否存在違規(guī)操作，如擅自將檔案帶出指定場所、涂改檔案內(nèi)容等。3.檢查檔案歸還情況，確保檔案按時、完整歸還。4.對涉及公司機密檔案的利用情況進行重點檢查，確保保密措施得到有效執(zhí)行。（三）問題處理1.對于在檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，檔案管理部門應及時制止，并要求相關人員立即整改。2.對違規(guī)情節(jié)較輕的，給予警告或通報批評；對違規(guī)情節(jié)嚴重的，按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理，直至追究法律責任。3.針對檔案利用監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時總結經(jīng)驗教訓，完善檔案利用制度和管理流程，防止類似問題再次發(fā)生。七、數(shù)字化檔案利用的培訓與宣傳（一）培訓1.定期組織公司內(nèi)部人員參加數(shù)字化檔案利用培訓，提高其對檔案利用制度的認識和操作技能。2.培訓內(nèi)容包括檔案利用流程、權限審批、安全保密知識等，培訓方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、在線學習等多種形式。3.對新入職員工進行檔案利用基礎知識培訓，使其盡快熟悉公司檔案利用制度和相關規(guī)定。（二）宣傳1.通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等渠道，宣傳數(shù)字化檔案利用制度的重要性和相關規(guī)定，提高員工的檔案意識和保密意識。2.定期發(fā)布檔案利用工作動態(tài)和典型案例，引導員工正確利用檔案