PAGE銀行銷售檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行銷售檔案管理，規(guī)范銷售業(yè)務(wù)流程，保障銀行及客戶合法權(quán)益，提高銷售管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行各分支機(jī)構(gòu)及相關(guān)銷售部門在各類金融產(chǎn)品銷售活動(dòng)中形成的檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：銷售檔案應(yīng)如實(shí)反映銷售業(yè)務(wù)的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋銷售業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，保證檔案資料的全面性。3.保密性原則：對(duì)涉及銀行商業(yè)秘密、客戶隱私的檔案信息嚴(yán)格保密。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、歸檔、保管、查閱等操作遵循統(tǒng)一規(guī)范。二、檔案內(nèi)容及分類（一）客戶檔案1.基本信息客戶身份證、營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等有效證件復(fù)印件?？蛻袈?lián)系方式，包括電話、電子郵箱、地址等。2.財(cái)務(wù)狀況資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等財(cái)務(wù)報(bào)表。收入證明、銀行流水等反映客戶經(jīng)濟(jì)實(shí)力的資料。3.風(fēng)險(xiǎn)承受能力評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)承受能力調(diào)查問卷結(jié)果。評(píng)估報(bào)告及相關(guān)說明。4.銷售協(xié)議與客戶簽訂的各類金融產(chǎn)品銷售合同、協(xié)議。合同變更、補(bǔ)充協(xié)議等相關(guān)資料。（二）銷售人員檔案1.個(gè)人基本資料身份證、學(xué)歷證書、資格證書等復(fù)印件。入職申請(qǐng)表、勞動(dòng)合同等。2.培訓(xùn)記錄參加各類銷售培訓(xùn)的課程內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、考核成績等記錄。3.業(yè)績考核月度、季度、年度銷售業(yè)績報(bào)表。業(yè)績考核指標(biāo)完成情況及相關(guān)獎(jiǎng)懲記錄。4.違規(guī)違紀(jì)記錄涉及銷售人員違規(guī)操作、違反職業(yè)道德等行為的調(diào)查處理文件。（三）銷售活動(dòng)檔案1.營銷策劃各類金融產(chǎn)品營銷方案、策劃書。市場(chǎng)調(diào)研分析報(bào)告，包括目標(biāo)客戶群體、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)等。2.宣傳資料產(chǎn)品宣傳手冊(cè)、宣傳單頁、海報(bào)等。宣傳活動(dòng)照片、視頻等資料。3.銷售記錄銷售臺(tái)賬，記錄每筆業(yè)務(wù)的產(chǎn)品名稱/編號(hào)、客戶姓名、銷售金額、銷售時(shí)間等信息。銷售日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)等報(bào)表。（四）風(fēng)險(xiǎn)管理檔案1.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告對(duì)金融產(chǎn)品風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的評(píng)估報(bào)告。客戶投資風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告。2.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控記錄對(duì)客戶投資組合的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)、分析報(bào)告。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信息及處理記錄。3.應(yīng)急預(yù)案針對(duì)各類銷售風(fēng)險(xiǎn)事件的應(yīng)急預(yù)案，包括應(yīng)急處置流程、責(zé)任分工等。三、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善銀行銷售檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)銷售檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等工作。3.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保檔案管理工作規(guī)范、高效。（二）銷售部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門銷售業(yè)務(wù)檔案資料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和信息。3.對(duì)本部門銷售人員進(jìn)行檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，提高銷售人員檔案管理意識(shí)。（三）銷售人員職責(zé)1.在銷售業(yè)務(wù)過程中，負(fù)責(zé)及時(shí)收集、整理客戶及業(yè)務(wù)相關(guān)資料，并按照規(guī)定要求提交給銷售部門。2.確保所提交檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。3.配合檔案管理部門及銷售部門做好檔案管理工作，不得擅自銷毀、涂改檔案資料。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.銷售人員應(yīng)在銷售業(yè)務(wù)完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)檔案資料收集齊全，并提交給銷售部門。2.銷售部門應(yīng)在收到銷售人員提交的檔案資料后[X]個(gè)工作日內(nèi)，對(duì)資料進(jìn)行初步審核，審核無誤后移交檔案管理部門。3.檔案管理部門在接收銷售部門移交的檔案資料時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)資料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)退回銷售部門補(bǔ)充完善。（二）整理規(guī)范1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。3.對(duì)檔案資料中的文件進(jìn)行編號(hào)、編目，編制目錄清單，注明文件名稱/編號(hào)、日期、來源等信息。4.對(duì)紙質(zhì)檔案資料應(yīng)進(jìn)行裝訂，保持整齊、牢固，便于查閱和保管。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理部門在完成檔案資料整理后，按照檔案類別和時(shí)間順序進(jìn)行歸檔。2.將歸檔后的檔案存放在專用的檔案柜中，每個(gè)檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放檔案的類別和范圍。3.建立電子檔案庫，將紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行掃描錄入，形成電子檔案，并與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)存放。電子檔案應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，便于檢索。（二）保管期限1.客戶檔案保管期限為自業(yè)務(wù)結(jié)束后[X]年。2.銷售人員檔案保管期限為自離職或離崗后[X]年。3.銷售活動(dòng)檔案保管期限為自活動(dòng)結(jié)束后[X]年。4.風(fēng)險(xiǎn)管理檔案保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和監(jiān)管要求執(zhí)行，一般為自風(fēng)險(xiǎn)事件處理完畢后[X]年。（三）保管環(huán)境1.檔案存放地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，保持清潔、干燥、通風(fēng)良好。2.電子檔案庫應(yīng)配備必要的存儲(chǔ)設(shè)備和安全防護(hù)軟件，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.內(nèi)部人員因工作需要查閱銷售檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。3.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱銷售檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)借閱的檔案進(jìn)行登記，注明借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。4.借閱的檔案僅限在銀行內(nèi)部使用，未經(jīng)檔案管理部門同意，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他用途。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及銀行商業(yè)秘密、客戶隱私的檔案信息，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.檔案管理部門應(yīng)與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱人、借閱人遵守保密規(guī)定，不得在非工作場(chǎng)合談?wù)摍n案內(nèi)容。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案存放地點(diǎn)的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容等是否相符，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)因自然災(zāi)害、突發(fā)事件等原因可能影響檔案安全的情況，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，采取必要的防護(hù)措施，確保檔案安全。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且符合銷毀條件的，可進(jìn)行銷毀處理。2.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，不再需要保存的檔案，經(jīng)審批后可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀檔案的類別、數(shù)量、保管期限等信息，并附銷毀清單。2.經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可組織實(shí)施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采