PAGE檔案收集歸檔流程制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案收集歸檔流程制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料的收集、歸檔工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。2.真實(shí)性原則：歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：應(yīng)保證歸檔文件材料的齊全完整，不遺漏重要文件。4.準(zhǔn)確性原則：文件材料的內(nèi)容和形式應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，符合規(guī)范要求。5.系統(tǒng)性原則：歸檔的文件材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和排列順序進(jìn)行整理，保持其內(nèi)在聯(lián)系和系統(tǒng)性。二、檔案收集（一）收集范圍1.行政管理類公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。公司行政會(huì)議記錄、決議、紀(jì)要等。公司規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等文件。公司工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等材料。公司人事任免、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲等文件。公司各類合同、協(xié)議、意向書等。公司對(duì)外發(fā)文、函件、通知等。公司收文、來(lái)函、批復(fù)等文件。公司印章使用記錄、介紹信存根等。公司各類證照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類市場(chǎng)調(diào)研、分析報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案等文件。客戶資料、業(yè)務(wù)往來(lái)函件、訂單、合同等。產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制等方面的文件。銷售業(yè)績(jī)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。招投標(biāo)文件、項(xiàng)目申報(bào)材料、可行性研究報(bào)告等。業(yè)務(wù)合同執(zhí)行情況記錄、客戶投訴處理記錄等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等。會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)資料。審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定書、審計(jì)整改報(bào)告等。稅務(wù)申報(bào)資料、納稅記錄等。資金收支憑證、銀行對(duì)賬單等。4.工程建設(shè)類工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。工程設(shè)計(jì)文件、圖紙、變更通知等。工程施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等文件。工程質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收備案表等。工程合同、協(xié)議、結(jié)算書等。工程監(jiān)理文件、監(jiān)理日志、監(jiān)理月報(bào)等。5.科技研發(fā)類科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、項(xiàng)目合同書等?？蒲袑?shí)驗(yàn)報(bào)告、研究論文、技術(shù)專利等?？蒲谐晒b定書、科技獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料等。技術(shù)引進(jìn)、合作開發(fā)等方面的文件。6.其他類公司組織的各類活動(dòng)的文件材料，如會(huì)議文件、活動(dòng)方案、照片、錄像等。員工個(gè)人檔案，包括入職登記表、學(xué)歷證書、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。公司大事記、年鑒等資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意涂改、損壞、丟失。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可利用性。4.收集的文件材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除無(wú)關(guān)的文件和重復(fù)的文件。（三）收集時(shí)間1.定期收集：各部門應(yīng)在每月末或每季度末將本部門當(dāng)月或當(dāng)季度形成的文件材料收集整理后移交綜合管理部。2.不定期收集：對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、緊急事項(xiàng)等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集移交。3.項(xiàng)目結(jié)束收集：對(duì)于工程項(xiàng)目、科研項(xiàng)目等結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收合格后及時(shí)將項(xiàng)目文件材料收集整理后移交綜合管理部。三、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類法：按照文件形成的年度進(jìn)行分類，將每年形成的文件分為一類。2.組織機(jī)構(gòu)分類法：按照公司內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，將各部門形成的文件分為一類。3.問(wèn)題分類法：按照文件的內(nèi)容所反映的問(wèn)題進(jìn)行分類，將同一問(wèn)題的文件分為一類。（二）整理步驟1.裝訂：將收集的文件材料按照一定的順序排列后進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持文件的整齊。2.編頁(yè)號(hào)：對(duì)于有頁(yè)號(hào)的文件，應(yīng)核對(duì)頁(yè)號(hào)是否連續(xù)；對(duì)于無(wú)頁(yè)號(hào)的文件，應(yīng)按照順序編寫頁(yè)號(hào)。3.編目：編制文件目錄，包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、保管期限等內(nèi)容。4.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）整理要求1.整理應(yīng)遵循檔案管理的基本原則和方法，保持文件材料的內(nèi)在聯(lián)系和系統(tǒng)性。2.整理過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)文件材料的原貌，不得隨意更改文件內(nèi)容。3.整理后的檔案應(yīng)便于查閱和利用，符合檔案管理的規(guī)范化要求。四、檔案歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)整理后的各類檔案材料均應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔時(shí)間1.定期歸檔：各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案材料移交綜合管理部進(jìn)行歸檔。2.隨時(shí)歸檔：對(duì)于一些臨時(shí)性的文件材料，應(yīng)在其形成后及時(shí)歸檔。（三）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案材料填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案材料移交綜合管理部。2.綜合管理部對(duì)移交的檔案材料進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，確認(rèn)無(wú)誤后在《檔案移交清單》上簽字，并將檔案材料存入檔案庫(kù)。3.綜合管理部按照檔案管理的要求，對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、上架等工作，建立檔案檢索目錄。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所公司設(shè)立專門的檔案庫(kù)，用于存放各類檔案。檔案庫(kù)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為1年至15年。（三）保管要求1.檔案庫(kù)應(yīng)保持清潔、整齊，定期進(jìn)行通風(fēng)、除濕、防蟲等工作。2.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。3.建立檔案保管臺(tái)賬，對(duì)檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。六、檔案鑒定（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案的保管期限進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司檔案管理的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類檔案的保管期限劃分原則和方法，確保鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)公司檔案進(jìn)行全面清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.檔案管理人員對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行初步審核，提出保管期限的初步意見。3.檔案鑒定工作小組召開鑒定會(huì)議，對(duì)檔案管理人員提出的初步意見進(jìn)行討論和審議，確定檔案的保管期限。4.對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行記錄，并形成《檔案鑒定意見書》，由檔案鑒定工作小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)。（四）銷毀處理1.對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保檔案銷毀的安全和徹底。3.檔案銷毀過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、時(shí)間、地點(diǎn)等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)，包括查閱檔案的人次、利用檔案的目的等。3.檔案保管期限統(tǒng)計(jì)，包括永久保管、長(zhǎng)期保管、短期保管的檔案數(shù)量等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的數(shù)量、利用情況、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)記錄。2.利用檔案管理軟件對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用程序1.內(nèi)部查閱：?jiǎn)T工查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部檔案庫(kù)查閱。2.內(nèi)部借閱：?jiǎn)T工借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部查閱：外部單位查閱公司檔案應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱檔案的內(nèi)容、目的等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部安排專人陪同查閱。如需借閱檔案，應(yīng)按照內(nèi)部借閱程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔