PAGE十堰市檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)十堰市檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于十堰市各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則全市檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。各單位應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映本單位各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史過(guò)程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則檔案應(yīng)全面涵蓋本單位工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查找、調(diào)閱和利用，提高檔案的服務(wù)效能。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）十堰市檔案局十堰市檔案局是全市檔案工作的行政管理部門(mén)，負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本市檔案工作規(guī)章制度，對(duì)全市檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)。其主要職責(zé)包括：1.研究制定全市檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.組織開(kāi)展檔案法律法規(guī)宣傳教育活動(dòng)，監(jiān)督檢查檔案法律法規(guī)的貫徹執(zhí)行情況。3.負(fù)責(zé)全市檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，對(duì)各單位檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置、人員配備、業(yè)務(wù)建設(shè)等進(jìn)行指導(dǎo)。4.組織開(kāi)展檔案理論研究和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，推廣檔案管理新技術(shù)、新方法。5.負(fù)責(zé)全市檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃、組織和實(shí)施，推進(jìn)檔案信息資源共享。6.依法接收、征集、整理、保管全市重要檔案資料，維護(hù)檔案的完整與安全。7.組織開(kāi)展檔案編研工作，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為社會(huì)提供檔案服務(wù)。（二）各單位檔案管理機(jī)構(gòu)各單位應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的具體管理工作。其主要職責(zé)包括：三檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本單位形成的各類(lèi)文件材料，包括但不限于：行政管理文件，如會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、批復(fù)等。業(yè)務(wù)工作文件，如項(xiàng)目合同、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。文件材料，如財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。人事檔案，如員工履歷表、工資檔案、考核材料、獎(jiǎng)懲記錄等。聲像檔案，如照片、錄音、錄像等反映本單位重要活動(dòng)和工作場(chǎng)景的資料。電子檔案，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的電子文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。3.下級(jí)單位報(bào)送的重要文件、報(bào)表、總結(jié)等。4.其他與本單位工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集到本單位檔案管理機(jī)構(gòu)。2.收集的文件材料應(yīng)保持其原始性和真實(shí)性，不得擅自涂改、偽造。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)齊全。（三）歸檔時(shí)間1.一般文件材料應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。2.重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。3.人事檔案應(yīng)在員工離職后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（四）歸檔程序1.文件材料收集人員應(yīng)按照歸檔范圍和要求，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的文件。2.將整理后的文件材料按照分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)，編制歸檔文件目錄。3.檔案管理人員對(duì)照歸檔文件目錄，對(duì)文件材料進(jìn)行逐一核對(duì)，確保歸檔文件的準(zhǔn)確性和完整性。4.將核對(duì)無(wú)誤的文件材料裝訂成冊(cè)或裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案名稱(chēng)、年度、保管期限等信息。5.將裝訂好的檔案上架存放，并建立檔案檢索系統(tǒng)，便于查找和利用。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法1.文書(shū)檔案按照年度機(jī)構(gòu)保管期限分類(lèi)。即先將檔案按年度分開(kāi)，再在每個(gè)年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)分類(lèi)，最后按保管期限（永久、長(zhǎng)期、短期）進(jìn)行排列。2.科技檔案按照項(xiàng)目類(lèi)別保管期限分類(lèi)。即先按項(xiàng)目分類(lèi)，再將每個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)的文件按類(lèi)別（如科研文件、基建文件、設(shè)備文件等）分類(lèi)，最后按保管期限排列。3.人事檔案按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)，一般分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資待遇材料、出國(guó)（境）材料、退休材料等十大類(lèi)。4.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，并按年度保管期限排列。（三）編號(hào)與編目1.編號(hào)對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。例如，文書(shū)檔案的編號(hào)可采用“年度+機(jī)構(gòu)代碼+保管期限代碼+流水號(hào)”的形式。2.編目編制檔案目錄，檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱(chēng)、年度、保管期限、責(zé)任者、文號(hào)、日期、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便查詢(xún)和利用。（四）裝訂與裝盒1.裝訂文書(shū)檔案應(yīng)采用線裝或不銹鋼訂書(shū)釘裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。2.裝盒將裝訂好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)選用符合標(biāo)準(zhǔn)的無(wú)酸檔案盒，并在盒脊上標(biāo)注檔案編號(hào)、檔案名稱(chēng)、年度、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)備等。（二）檔案裝具1.檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。2.檔案盒應(yīng)選用符合國(guó)家檔案局標(biāo)準(zhǔn)的無(wú)酸檔案盒，檔案盒的規(guī)格應(yīng)統(tǒng)一，便于檔案的整理和管理。3.根據(jù)檔案的特點(diǎn)和保管要求，可選用不同類(lèi)型的檔案裝具，如密集架、底圖柜、光盤(pán)柜等。（三）檔案保管期限1.永久保管凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本單位、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)已到保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，嚴(yán)禁擅自銷(xiāo)毀檔案。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本單位檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門(mén)因辦案需要查閱、借閱檔案，應(yīng)依法辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱本單位工作人員可直接到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。外單位人員查閱檔案，應(yīng)提前預(yù)約，并填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)本單位相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門(mén)查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信和相關(guān)證明文件，經(jīng)本單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.借閱本單位工作人員借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本單位相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外單位人員借閱檔案，應(yīng)按照查閱檔案的程序辦理審批手續(xù)，并繳納一定的押金。借閱期限一般不超過(guò)一周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門(mén)借閱檔案，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借閱期限按照法律規(guī)定執(zhí)行。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱(chēng)和數(shù)量等。（四）利用監(jiān)督檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保利用者遵守檔案利用規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷(xiāo)毀檔案。利用結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并處理。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)已到保管期限的檔案，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行全面分析，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.具有重要?dú)v史價(jià)值、科學(xué)研究?jī)r(jià)值、文化價(jià)值或?qū)Ρ締挝还ぷ饔兄匾榭祭脙r(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。3.已失去保存價(jià)值的檔案，可予以銷(xiāo)毀。（三）鑒定程序1.檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)檔案的保管期限，定期清理到期檔案，編制檔案鑒定清冊(cè)。2.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案鑒定清冊(cè)進(jìn)行審核，逐卷逐件地對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)。3.檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)檔案鑒定工作小組的意見(jiàn)，對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方法進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方法進(jìn)行銷(xiāo)毀，并確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。（五）銷(xiāo)毀監(jiān)督檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作的徹底性和安全性。銷(xiāo)毀完畢后，應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。檔案信息化建設(shè)應(yīng)與本單位信息化建設(shè)相協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案數(shù)字化應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.對(duì)數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案管理系統(tǒng)1.建立檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案檢索、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析、權(quán)限管理等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。3.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。