PAGE重點(diǎn)工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)重點(diǎn)工程檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為重點(diǎn)工程建設(shè)、管理、維護(hù)及竣工驗收等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織承擔(dān)的所有重點(diǎn)工程項目檔案的管理，包括項目前期準(zhǔn)備、建設(shè)實施、竣工驗收等全過程形成的各類文件材料。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。（四）管理原則重點(diǎn)工程檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、全過程跟蹤、確保質(zhì)量、有效利用的原則。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善重點(diǎn)工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃重點(diǎn)工程檔案管理工作，指導(dǎo)項目建設(shè)單位做好檔案收集、整理、歸檔等工作。3.集中保管重點(diǎn)工程檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息化管理。4.組織開展重點(diǎn)工程檔案的鑒定、銷毀等工作。5.提供重點(diǎn)工程檔案查閱、借閱等服務(wù)，對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。（二）項目建設(shè)單位職責(zé)1.建立健全項目檔案管理工作機(jī)制，明確檔案管理責(zé)任人，配備必要的檔案管理人員和設(shè)施設(shè)備。2.負(fù)責(zé)組織項目各參建單位做好檔案的形成、積累、整理和歸檔工作，確保檔案資料的真實、完整、準(zhǔn)確、及時。3.對項目檔案進(jìn)行定期檢查和自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。4.按照檔案管理部門的要求，及時向其移交項目檔案。（三）項目各參建單位職責(zé)1.明確本單位在項目檔案管理中的職責(zé)，落實專人負(fù)責(zé)檔案工作。2.在項目建設(shè)過程中，按照檔案管理要求，及時收集、整理本單位形成的各類文件材料，并向項目建設(shè)單位移交。3.配合項目建設(shè)單位和檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍重點(diǎn)工程檔案收集范圍包括但不限于以下方面：1.項目前期文件，如項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目批復(fù)文件等。2.工程設(shè)計文件，包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等相關(guān)圖紙、說明及變更文件。3.工程施工文件，如施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.工程監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理月報、工程質(zhì)量評估報告等。5.工程竣工驗收文件，如竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等。6.其他與工程建設(shè)相關(guān)的文件材料，如會議紀(jì)要、來往信函、聲像資料等。（二）收集要求1.各參建單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本單位形成的文件材料，確保檔案收集的完整性。2.對收集的文件材料應(yīng)進(jìn)行真實性、準(zhǔn)確性審核，確保文件內(nèi)容真實可靠。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。（三）整理原則重點(diǎn)工程檔案整理應(yīng)遵循以下原則：1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、組卷合理、編號規(guī)范、裝訂整齊。（四）整理方法1.按照工程項目的不同階段和文件材料的性質(zhì)進(jìn)行分類，一般可分為工程前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等類別。2.對每一類文件材料進(jìn)行組卷，組卷應(yīng)遵循以下要求：同一事項的文件材料應(yīng)集中組卷。卷內(nèi)文件應(yīng)按照文件形成的時間順序排列。卷內(nèi)文件頁數(shù)應(yīng)適中，一般不超過200頁。3.對卷內(nèi)文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)連續(xù)、唯一，編號格式可采用“年度+項目編號+卷號”等形式。4.編制卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號等內(nèi)容。5.對整理好的檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。四、檔案歸檔與移交（一）歸檔要求1.項目建設(shè)單位應(yīng)在項目建設(shè)過程中，按照檔案整理要求，定期對形成的檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案歸檔的及時性。2.歸檔的檔案應(yīng)符合檔案整理規(guī)范，檔案盒、卷皮等應(yīng)填寫規(guī)范、清晰。3.在檔案歸檔過程中，應(yīng)對檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）移交程序1.項目竣工驗收合格后，項目建設(shè)單位應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將項目檔案向檔案管理部門移交。2.移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、卷號、數(shù)量等內(nèi)容，并由雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與項目建設(shè)單位溝通解決。五、檔案保管與保護(hù)（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等，以滿足檔案保管的需要。（三）檔案整理與上架檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，對接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理和上架，確保檔案存放有序，便于查找和利用。（四）檔案保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色等情況應(yīng)及時采取修復(fù)措施。2.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格控制檔案庫房的出入人員，確保檔案安全。六、檔案利用與保密（一）利用原則重點(diǎn)工程檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時的原則，確保檔案的有效利用。（二）利用范圍重點(diǎn)工程檔案利用范圍包括但不限于以下方面：1.工程建設(shè)、管理、維護(hù)等工作需要查閱檔案。2.工程竣工驗收、審計等需要查閱檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他需要查閱檔案的情形。（三）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案。4.如需借出檔案，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。（四）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。2.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，嚴(yán)格限制查閱和利用范圍。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、區(qū)別對待的原則，確保檔案鑒定的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織檔案管理部門應(yīng)成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。鑒定小組應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成。（三）鑒定內(nèi)容檔案鑒定主要從檔案的真實性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、保存價值等方面進(jìn)行審查，確定檔案是否需要繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)檔案鑒定小組審核、檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定場所進(jìn)行，并對銷毀過程進(jìn)行記錄。3.檔案銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、卷號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀人員等內(nèi)容，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立重點(diǎn)工程檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等，形成電子檔案。2.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，包括檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能模塊。3.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案信息化管理要求，及時將檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，并上傳至檔案