PAGE檔案庫(kù)房管理制度標(biāo)牌一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案庫(kù)房管理，確保檔案的安全與完整，便于檔案的查閱和利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有檔案庫(kù)房，包括各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等的存儲(chǔ)與管理。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案不受損壞、丟失和泄露，嚴(yán)格限制非授權(quán)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。2.規(guī)范管理原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)和檢索。3.便捷利用原則：在保證安全的前提下，提高檔案查閱和利用的效率，滿足公司各項(xiàng)工作的需求。二、檔案庫(kù)房環(huán)境管理（一）溫濕度控制1.檔案庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期進(jìn)行監(jiān)測(cè)記錄，如發(fā)現(xiàn)溫濕度超出范圍，應(yīng)及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施。3.根據(jù)季節(jié)變化和實(shí)際情況，合理使用空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等設(shè)備，確保庫(kù)房溫濕度穩(wěn)定。（二）清潔衛(wèi)生1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔，定期進(jìn)行清掃，清除灰塵、雜物等。2.地面、貨架、檔案裝具等應(yīng)定期擦拭，保持干凈整潔。3.嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、飲食、堆放易燃、易爆物品，防止火災(zāi)和污染。（三）防蟲防鼠1.安裝防蟲、防鼠設(shè)施，如防蟲網(wǎng)、擋鼠板等。2.定期檢查庫(kù)房?jī)?nèi)是否有蟲害、鼠害跡象，如發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行防治。3.檔案庫(kù)房?jī)?nèi)不得存放食品、雜物等易招引蟲害、鼠害的物品。三、檔案存儲(chǔ)管理（一）檔案分類1.按照檔案的形成來源、內(nèi)容、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，如分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.每類檔案可進(jìn)一步細(xì)分，如文書檔案可分為上級(jí)文件、本級(jí)文件、下級(jí)文件等。3.建立檔案分類目錄，明確各類檔案的編號(hào)、名稱、存放位置等信息，便于查找和管理。（二）檔案整理1.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理，包括文件的裝訂、編頁(yè)、編目等。2.確保檔案資料齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.按照分類要求，將整理好的檔案裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）上標(biāo)注檔案編號(hào)、名稱、日期等信息。（三）檔案上架1.根據(jù)檔案分類目錄，將檔案有序上架存放，便于查找和取用。2.檔案架應(yīng)標(biāo)明類別、編號(hào)等信息，便于識(shí)別。3.同一類檔案應(yīng)集中存放，避免分散存放造成查找困難。（四）電子檔案存儲(chǔ)1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如服務(wù)器、磁盤陣列等，并進(jìn)行備份。2.建立電子檔案目錄，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。四、檔案查閱利用管理（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案庫(kù)房查閱。2.涉及機(jī)密檔案的查閱，需經(jīng)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。（二）查閱登記1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱人員進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員姓名、所在部門、查閱檔案名稱及編號(hào)等信息。2.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。（三）檔案歸還1.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，查閱人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。五、檔案安全管理（一）安全防護(hù)設(shè)施1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置等安全防護(hù)設(shè)施，確保庫(kù)房安全。2.監(jiān)控設(shè)備應(yīng)24小時(shí)不間斷運(yùn)行，保存監(jiān)控記錄不少于30天。3.報(bào)警裝置應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保正常使用。（二）人員安全管理1.檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案庫(kù)房安全操作規(guī)程，掌握安全防范知識(shí)。2.非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員離開庫(kù)房時(shí)應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源。3.定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。（三）災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案1.制定檔案庫(kù)房災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案，包括火災(zāi)、水災(zāi)、地震等災(zāi)害的應(yīng)對(duì)措施。2.定期組織應(yīng)急演練，確保檔案管理人員熟悉應(yīng)急預(yù)案內(nèi)容，能夠在災(zāi)害發(fā)生時(shí)迅速采取有效措施，保護(hù)檔案安全。3.配備必要的應(yīng)急救援設(shè)備和物資，如滅火器、防汛沙袋、應(yīng)急照明設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。六、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案收集與整理1.負(fù)責(zé)收集公司各部門形成的檔案資料，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案整理規(guī)范，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、整理、編目等工作。（二）檔案存儲(chǔ)與保管1.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，包括檔案的上架、下架、盤點(diǎn)等工作。2.定期檢查檔案的存儲(chǔ)狀況，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。3.做好檔案庫(kù)房的環(huán)境管理工作，確保溫濕度、清潔衛(wèi)生等符合要求。（三）檔案查閱與利用服務(wù)1.負(fù)責(zé)接待檔案查閱人員，辦理查閱登記手續(xù)，提供檔案查閱服務(wù)。2.根據(jù)查閱人員的需求，協(xié)助查找和提供相關(guān)檔案資料。3.對(duì)檔案查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司檔案管理工作提供參考。（四）檔案安全管理1.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理工作，落實(shí)安全防護(hù)措施，確保檔案安全。2.定期檢查安全設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。3.參與檔案災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案的制定和演練，提高應(yīng)急處理能力。七、檔案鑒定與銷毀管理（一）檔案鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員等組成，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。3.根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，提出鑒定意見，編制檔案鑒定報(bào)告。（二）檔案銷毀1.對(duì)失去檔案保管期滿且無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施，確保銷毀徹底。3.對(duì)檔案銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)