PAGE精裝部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強精裝部檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于精裝部各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指精裝部在工程建設(shè)、項目管理、技術(shù)研發(fā)、業(yè)務(wù)往來等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：精裝部檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映工作實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄工作過程和成果，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴格保密，防止泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門精裝部設(shè)立檔案管理室，負責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.開展檔案編研工作，為公司決策提供參考依據(jù)。5.負責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全與完整。6.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.工程檔案類：包括工程項目的立項文件、設(shè)計文件、施工圖紙、施工組織設(shè)計、工程變更記錄、工程驗收報告等。2.技術(shù)檔案類：包括技術(shù)研發(fā)資料、工藝文件、技術(shù)標準、技術(shù)總結(jié)等。3.業(yè)務(wù)檔案類：包括業(yè)務(wù)合同、招投標文件、客戶資料、市場調(diào)研報告等。4.行政管理檔案類：包括公司文件、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、人事檔案、財務(wù)檔案等。5.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等。（二）檔案編號檔案編號采用分類編號法，由檔案類別代碼、年份代碼、流水號組成。具體編號規(guī)則如下：1.檔案類別代碼：按照檔案分類設(shè)置，用大寫字母表示，如工程檔案類為“GC”，技術(shù)檔案類為“JS”，業(yè)務(wù)檔案類為“YW”，行政管理檔案類為“XZ”，聲像檔案類為“SX”。2.年份代碼：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如2023年表示為“2023”。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，從“0001”開始編號。例如，工程檔案類中2023年形成的第12份檔案編號為“GC20230012”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集齊全。2.檔案形成部門應(yīng)在工作完成后，按照檔案管理要求，及時將檔案整理好，移交檔案管理部門。3.對于外來文件、資料等，由相關(guān)部門負責(zé)收集，并及時移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到檔案后，應(yīng)按照檔案分類和編號規(guī)則進行整理。2.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)進行分類、裝訂、編目等工作，確保檔案的整齊、規(guī)范。3.對電子檔案，應(yīng)進行分類存儲，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。4.整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的檔案，對破損、褪色的檔案進行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時歸檔，按照檔案編號順序排列存放。2.檔案歸檔時，應(yīng)填寫檔案歸檔登記表，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息。3.對于重要檔案，應(yīng)建立副本，分別存放于不同地點，以確保檔案的安全。（二）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案，應(yīng)定期進行備份，存儲于不同介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。5.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并進行登記。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司機密的檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱登記簿，對查閱檔案的人員、時間、內(nèi)容、用途等進行詳細登記。（三）檔案利用1.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.如需復(fù)印、拍照檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并按照規(guī)定的方式進行操作。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得抽取、撤換檔案材料。4.查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負責(zé)人組織，相關(guān)部門人員參加，組成鑒定小組進行鑒定。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的保管期限和價值，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，并做好記錄。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認。八、檔案統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)準確、及時、完整，上報公司主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。（二）檔案移交1.公司內(nèi)部機構(gòu)調(diào)整或人員調(diào)動時，涉及的檔案應(yīng)及時辦理移交手續(xù)。2.檔案移交時，應(yīng)填寫檔案移交清