PAGE機關(guān)檔案室借閱制度一、總則（一）目的為了加強機關(guān)檔案室檔案資料的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案資料的安全與完整，充分發(fā)揮檔案資料的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關(guān)各部門及所屬單位因工作需要借閱檔案資料的相關(guān)人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅持檔案借閱審批制度，保證借閱過程的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。3.維護(hù)檔案資料的原始性和真實性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。4.提高檔案利用效率，在確保檔案安全的前提下，為借閱人員提供便利服務(wù)。二、檔案借閱申請（一）申請主體機關(guān)各部門及所屬單位因工作需要借閱檔案資料的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》。（二）申請內(nèi)容申請表應(yīng)詳細(xì)填寫借閱人姓名、所在部門、聯(lián)系方式、借閱檔案名稱、借閱目的、預(yù)計歸還日期等信息。（三）審批流程1.借閱人所在部門負(fù)責(zé)人對借閱申請進(jìn)行初審，簽署意見并加蓋部門公章。2.將申請表提交至檔案室負(fù)責(zé)人進(jìn)行復(fù)審。檔案室負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案的密級、重要性以及借閱目的等因素進(jìn)行審核，如認(rèn)為申請合理，簽署同意借閱意見；如存在疑問或不符合借閱規(guī)定，應(yīng)與借閱人溝通并說明原因，必要時可要求借閱人補充相關(guān)材料或調(diào)整借閱內(nèi)容。3.對于涉及機密、絕密級檔案的借閱申請，需經(jīng)機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可借閱。三、檔案借閱期限（一）一般檔案借閱期限普通檔案的借閱期限一般不超過[X]個工作日。借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前[X]個工作日向檔案室提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期，但延期最長不超過[X]個工作日。（二）特殊檔案借閱期限對于重要、珍貴或涉及機密的檔案，借閱期限根據(jù)具體情況另行確定，但原則上不得超過[X]個工作日。如需長期借閱，應(yīng)經(jīng)機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂相關(guān)保密協(xié)議。四、檔案借閱數(shù)量（一）一般規(guī)定借閱人每次借閱檔案的數(shù)量應(yīng)根據(jù)工作實際需要合理確定，原則上不超過[X]卷（冊）。（二）特殊情況處理如因工作需要確需超出規(guī)定數(shù)量借閱檔案，應(yīng)在申請表中詳細(xì)說明原因，并經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。五、檔案借閱登記（一）登記內(nèi)容檔案室工作人員在辦理檔案借閱手續(xù)時，應(yīng)認(rèn)真填寫《檔案借閱登記簿》，詳細(xì)記錄借閱人姓名、所在部門、借閱日期、歸還日期、檔案名稱及數(shù)量、審批意見等信息。（二）登記方式采用紙質(zhì)登記與電子登記相結(jié)合的方式，確保登記信息準(zhǔn)確、完整、可追溯。紙質(zhì)登記簿應(yīng)妥善保存，電子登記信息應(yīng)定期備份，以防數(shù)據(jù)丟失。六、檔案借閱歸還（一）歸還要求借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限屆滿前，將所借檔案資料完整無損地歸還至檔案室。歸還時，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、完整性及是否有涂改、損壞等情況。（二）逾期處理如借閱人未能按時歸還檔案，檔案室應(yīng)及時催還。對于逾期未還的借閱人，應(yīng)暫停其再次借閱檔案的權(quán)限，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，如通報批評、限制其所在部門的檔案借閱申請等。（三）歸還登記借閱人歸還檔案后，檔案室工作人員應(yīng)在《檔案借閱登記簿》上進(jìn)行歸還登記，注明歸還日期，并由借閱人簽字確認(rèn)。七、檔案借閱保密規(guī)定（一）保密責(zé)任借閱人對所借閱檔案資料負(fù)有保密責(zé)任，不得擅自將檔案資料轉(zhuǎn)借他人或泄露給無關(guān)人員。在借閱期間，應(yīng)妥善保管檔案資料，防止丟失、損壞或泄密。（二）使用范圍借閱人只能將檔案資料用于申請借閱時所明確的工作目的，不得擅自擴大使用范圍。如需在借閱檔案的基礎(chǔ)上進(jìn)行復(fù)制、摘錄等操作，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定另行申請并獲得批準(zhǔn)。（三）保密措施借閱人在借閱檔案期間，不得在非保密場所存放檔案資料，不得在檔案上做任何標(biāo)記或批注。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失或泄密跡象，應(yīng)立即向檔案室報告，并采取相應(yīng)的補救措施。八、檔案借閱違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借閱檔案資料。2.超出規(guī)定期限未歸還檔案。3.將檔案資料轉(zhuǎn)借他人或泄露給無關(guān)人員。4.擅自涂改、偽造、損毀檔案資料。5.違反檔案借閱保密規(guī)定。（二）處理措施1.對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的借閱人，給予口頭警告，并要求其立即改正違規(guī)行為。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的借閱人，視情節(jié)輕重給予通報批評、暫停借閱權(quán)限[X]個月至[X]年不等的處理，并責(zé)令其所在部門加強對其檔案管理知識的培訓(xùn)教育。3.對于因違規(guī)行為造成檔案資料丟失、損壞或泄密的，依法追究借閱人的法律責(zé)任，并要求其所在部門采取措施挽回?fù)p失。九、檔案借閱監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督主體檔案室負(fù)責(zé)對檔案借閱情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保檔案借閱制度的有效執(zhí)行。同時，機關(guān)內(nèi)部審計部門或紀(jì)檢監(jiān)察部門有權(quán)對檔案借閱工作進(jìn)行定期或不定期的專項檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案借閱申請、審批手續(xù)是否齊全、規(guī)范。2.檔案借閱登記、歸還記錄是否完整、準(zhǔn)確。3.檔案借閱期限是否符合規(guī)定，逾期未還檔案的處理情況是否得當(dāng)。4.檔案借閱保密規(guī)定的執(zhí)行情況，是否存在泄密隱患。（三）結(jié)果處理對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)責(zé)任人限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。對違反檔案借閱制度的行為，應(yīng)按照本制度的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。十、附則（一）解釋權(quán)本制度由機關(guān)檔