PAGE個人檔案查詢管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織個人檔案查詢管理工作，確保個人檔案信息的安全、準(zhǔn)確和有效利用，保障員工合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及個人檔案查詢的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案查詢管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保護個人檔案信息安全，防止信息泄露、篡改和丟失。3.規(guī)范有序原則：明確檔案查詢流程和要求，確保查詢工作有序進行。4.服務(wù)員工原則：在保障檔案安全的前提下，為員工提供必要的檔案查詢服務(wù)，滿足員工合理需求。二、檔案管理職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)制定和完善個人檔案查詢管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)員工個人檔案的集中管理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.受理員工檔案查詢申請，按照規(guī)定流程進行審核和辦理。4.對檔案查詢過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，并向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。（二）其他部門1.配合人力資源部門做好個人檔案查詢管理工作，按照規(guī)定提供相關(guān)信息和協(xié)助。2.負(fù)責(zé)本部門員工檔案查詢申請的初審工作，確保申請事由合理合規(guī)。3.在檔案查詢過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自查閱、復(fù)制、傳播檔案信息。（三）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)個人檔案的整理、歸檔、保管等日常工作，確保檔案存放有序、易于查找。2.按照檔案查詢管理制度，為查詢?nèi)藛T提供準(zhǔn)確的檔案信息，并做好查詢記錄。3.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。三、檔案查詢申請與受理（一）申請條件1.員工本人因工作需要、辦理個人事務(wù)等正當(dāng)理由，可申請查詢本人檔案。2.因工作需要，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，相關(guān)部門或人員可申請查詢員工檔案，但必須有明確的查詢事由和合理的用途。（二）申請材料1.員工本人申請查詢檔案的，需填寫《個人檔案查詢申請表》，注明查詢事由、查詢內(nèi)容等，并簽字確認(rèn)。2.部門或人員申請查詢員工檔案的，除填寫《個人檔案查詢申請表》外，還需提交單位介紹信、查詢事由說明等相關(guān)材料，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、加蓋單位公章。（三）受理流程1.申請人將填寫完整的《個人檔案查詢申請表》及相關(guān)申請材料提交至所在部門。2.所在部門對申請事由進行初審，審核通過后在申請表上簽署意見并加蓋部門公章，將申請材料一并報送至人力資源部門。3.人力資源部門收到申請材料后，對申請資格和材料完整性進行再次審核。審核通過的，予以受理；審核不通過的，及時通知申請人并說明理由。四檔案查詢審批（一）審批權(quán)限1.員工本人查詢檔案的，由人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門或人員查詢員工檔案的，涉及一般事項的，由人力資源部門負(fù)責(zé)人審批；涉及重要事項或敏感信息的，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批流程1.人力資源部門將受理的檔案查詢申請?zhí)峤恢料鄳?yīng)審批人。2.審批人對申請事由、查詢內(nèi)容等進行全面審查，核實申請的必要性和合規(guī)性。3.審批人在申請表上簽署審批意見，同意查詢的，明確查詢范圍、方式等；不同意查詢的，說明理由并通知申請人。五、檔案查詢實施查詢方式1.現(xiàn)場查詢：申請人可在規(guī)定時間內(nèi)到人力資源部門指定地點，由檔案管理人員協(xié)助進行檔案查詢。查詢過程中，申請人不得擅自翻閱、拍照、復(fù)印檔案材料，如需復(fù)制相關(guān)內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理人員同意并按照規(guī)定辦理手續(xù)。2.非現(xiàn)場查詢：對于部分可以通過電子文檔形式提供的檔案信息，經(jīng)人力資源部門批準(zhǔn)，可采用非現(xiàn)場查詢方式。檔案管理人員將查詢結(jié)果以安全、保密的方式提供給申請人，如通過加密郵件發(fā)送等。（二）查詢范圍1.員工本人查詢檔案的，可查詢本人基本信息、工作經(jīng)歷、薪資待遇、獎懲情況等與本人直接相關(guān)的檔案內(nèi)容。2.部門或人員查詢員工檔案的，查詢范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在與工作需要相關(guān)的特定內(nèi)容，如員工崗位職責(zé)履行情況、涉及工作任務(wù)的相關(guān)證明材料等。未經(jīng)員工本人同意，不得查詢員工個人隱私信息。（三）查詢記錄1.檔案管理人員應(yīng)對每次檔案查詢進行詳細記錄，記錄內(nèi)容包括查詢?nèi)掌?、查詢?nèi)诵彰?、查詢部門、查詢事由、查詢范圍、審批意見等。2.查詢記錄應(yīng)妥善保存，保存期限按照國家法律法規(guī)及公司/組織相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。查詢記錄作為檔案管理工作的重要資料，以備后續(xù)查閱和審計。六、檔案信息安全與保密（一）安全措施1.檔案存放場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案實體安全。2.采用電子存儲方式的檔案信息，應(yīng)進行加密存儲，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.限制檔案管理人員對檔案信息系統(tǒng)的訪問權(quán)限，嚴(yán)格按照崗位職責(zé)進行操作，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。（二）保密要求1.所有參與檔案查詢管理工作的人員，包括檔案管理人員、審批人員、查詢申請人等，均應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案信息。2.在檔案查詢過程中，如需向無關(guān)人員展示檔案內(nèi)容，必須經(jīng)過嚴(yán)格審批，并采取必要的保密措施，確保信息不被擴散。3.嚴(yán)禁將檔案信息用于非工作目的或非法交易，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將依法追究相關(guān)人員責(zé)任。七、檔案查詢結(jié)果處理（一）結(jié)果反饋1.檔案查詢結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時將查詢結(jié)果反饋給申請人或查詢部門。對于查詢到的檔案信息，應(yīng)確保準(zhǔn)確無誤地傳達給相關(guān)人員。2.如查詢結(jié)果涉及對員工權(quán)益有重大影響的信息，應(yīng)在反饋結(jié)果時向員工進行必要的解釋和說明，保障員工知情權(quán)。（二）結(jié)果使用1.員工本人或查詢部門應(yīng)按照申請事由合理使用查詢結(jié)果，不得將查詢結(jié)果用于其他不當(dāng)用途。2.如需依據(jù)查詢結(jié)果做出決策或采取行動，應(yīng)確保決策和行動符合公司/組織規(guī)定及法律法規(guī)要求。（三）結(jié)果存檔1.將檔案查詢結(jié)果及相關(guān)記錄作為檔案管理的一部分進行存檔，以備后續(xù)查閱和參考。2.對于涉及重要事項的檔案查詢結(jié)果，應(yīng)長期保存，以便在需要時能夠追溯和查證。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門定期對個人檔案查詢管理工作進行內(nèi)部檢查，檢查內(nèi)容包括檔案查詢流程執(zhí)行情況、檔案信息安全保密措施落實情況、查詢記錄完整性等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，對違反檔案查詢管理制度的行為進行嚴(yán)肅處理。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、監(jiān)管機構(gòu)等外部單位的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息。2.根據(jù)外部監(jiān)督意見，及時完善檔案查詢管理制度，改進工作流程和方法。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)擅自查詢個人檔案。2.泄露、篡改、丟失檔案信息。3.違反檔案查詢審批流程，擅自擴大查詢范圍。4.將檔案信息用于非工作目的或非法交易。5.其他違反個人檔案查詢管理制度的行為。（二）處理措施1.對于違規(guī)行為較輕的，給予警告、批評教育等處理，并要求立即整改。2.對于違規(guī)行為造成一定后果的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如記過、記大過、降職、撤職等。3.對于違規(guī)行為涉及違法犯罪的，依法移送司法機關(guān)處理。十