PAGE檔案外包公司管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本檔案外包公司的規(guī)范化管理，確保檔案管理工作的高效、準(zhǔn)確、安全，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及參與公司檔案外包服務(wù)的所有相關(guān)人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.保密性原則：對(duì)客戶檔案信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。3.準(zhǔn)確性原則：保證檔案整理、錄入、存儲(chǔ)等工作準(zhǔn)確無(wú)誤，維護(hù)檔案的真實(shí)性和完整性。4.高效性原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，按時(shí)、高質(zhì)量完成檔案外包服務(wù)任務(wù)。二、檔案收集與交接（一）收集要求1.明確客戶檔案收集范圍，包括但不限于各類文件、合同、報(bào)表、憑證等。2.與客戶溝通確定收集時(shí)間節(jié)點(diǎn)和方式，確保檔案收集工作有序進(jìn)行。3.收集過(guò)程中，對(duì)檔案進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)效文件，保證檔案的質(zhì)量。（二）交接流程1.建立檔案交接清單，詳細(xì)記錄檔案名稱、數(shù)量、交接時(shí)間等信息。2.雙方交接人員在交接清單上簽字確認(rèn)，確保檔案交接的準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)于重要或緊急檔案，實(shí)行專人專車交接，確保檔案安全。三、檔案整理與分類（一）整理標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類整理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，建立檔案目錄索引，便于查找和管理。3.電子檔案按照統(tǒng)一的命名規(guī)則和存儲(chǔ)路徑進(jìn)行整理存儲(chǔ)，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。（二）分類方法1.按照檔案的性質(zhì)分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.文書檔案可進(jìn)一步細(xì)分為行政文件、黨群文件等；業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如合同檔案、項(xiàng)目檔案等；財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行分類。四、檔案數(shù)字化處理（一）掃描要求1.選擇合適的掃描設(shè)備和分辨率，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描圖像進(jìn)行去噪、去污、裁剪等預(yù)處理，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案整理分類結(jié)果，對(duì)掃描圖像進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（二）數(shù)據(jù)錄入1.制定數(shù)據(jù)錄入規(guī)范，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。2.對(duì)錄入人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高錄入技能和效率。3.建立數(shù)據(jù)錄入審核機(jī)制，對(duì)錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行抽檢和審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.建立專門的檔案存儲(chǔ)庫(kù)房，確保庫(kù)房溫度、濕度適宜，通風(fēng)良好。2.配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，保障檔案安全。3.對(duì)庫(kù)房進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。（二）保管措施1.按照檔案分類存放原則，對(duì)檔案進(jìn)行有序排列和存放，便于查找和管理。2.建立檔案保管臺(tái)賬，記錄檔案的出入庫(kù)情況、保管期限等信息。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。六、檔案利用與借閱（一）利用權(quán)限1.明確不同人員對(duì)檔案的利用權(quán)限，根據(jù)工作需要進(jìn)行合理授權(quán)。2.嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員對(duì)檔案的訪問(wèn)，確保檔案信息安全。（二）借閱流程1.借閱人填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案名稱、用途、借閱時(shí)間等信息。2.經(jīng)審批同意后，借閱人在檔案管理人員陪同下查閱檔案，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案庫(kù)房。3.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)歸還檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。七、檔案安全與保密（一）安全管理1.制定檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全管理。2.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。3.加強(qiáng)對(duì)員工的安全教育，提高員工的安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。（二）保密措施1.與員工簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)涉及客戶機(jī)密的檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，防止信息泄露。3.限制檔案管理人員的工作區(qū)域和權(quán)限，防止無(wú)關(guān)人員接觸機(jī)密檔案。八、人員管理（一）招聘與培訓(xùn)1.制定合理的人員招聘標(biāo)準(zhǔn)，選拔具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能的人員。2.定期組織員工參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）考核與獎(jiǎng)懲1.建立員工考核機(jī)制對(duì)員工的工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度等進(jìn)行定期考核。2.根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)懲，激勵(lì)員工積極工作，提高工作質(zhì)量和效率。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.成立內(nèi)部監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）客戶反饋1.建立客戶反饋機(jī)制，及時(shí)收集客戶對(duì)檔案外包服務(wù)的意見(jiàn)和建議。2.對(duì)客戶反饋的問(wèn)題進(jìn)行認(rèn)真分析和處理，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。十、附則（一）制度修