PAGE土地仲裁檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)土地仲裁檔案室的管理，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保土地仲裁檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位土地仲裁檔案室的管理工作，包括檔案的形成、收集、整理、保管、查閱、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：土地仲裁檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理工作。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.方便利用原則：便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位土地仲裁檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)土地仲裁檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案管理臺賬，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門土地仲裁檔案的形成、收集、整理和移交工作，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理要求，對本部門形成的文件材料進(jìn)行分類、整理，定期向檔案室移交。3.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的查閱、借閱登記工作，及時(shí)提供檔案利用服務(wù)。4.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保檔案的安全和完整。5.協(xié)助開展檔案的鑒定、銷毀等工作。6.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。三、檔案收集（一）收集范圍1.土地仲裁案件的申請書、答辯書、證據(jù)材料、庭審筆錄、裁決書等相關(guān)文件材料。2.與土地仲裁案件有關(guān)的調(diào)查取證材料、調(diào)解記錄、和解協(xié)議等。3.土地仲裁機(jī)構(gòu)的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。4.土地仲裁工作中形成的其他有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的土地仲裁檔案材料收集齊全，整理規(guī)范。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對破損、褪色的檔案材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。（三）收集時(shí)間1.土地仲裁案件結(jié)案后，承辦部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將檔案材料整理完畢并移交檔案室。2.其他文件材料應(yīng)在形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案室。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值進(jìn)行整理。（二）整理方法1.按照全宗原則，將土地仲裁檔案分為若干類別，如案件檔案、綜合檔案等。2.對案件檔案，按照案件編號順序進(jìn)行排列，同一案件的文件材料集中在一起。3.對每份文件材料進(jìn)行編號、編目，填寫文件目錄。4.按照檔案保管期限進(jìn)行分類，分別整理保管。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)分類明確，排列有序，便于查找和利用。2.檔案目錄應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，與檔案一一對應(yīng)。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行規(guī)范的命名和分類，建立相應(yīng)的索引。五、檔案保管（一）保管期限土地仲裁檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：具有重要查考利用價(jià)值的土地仲裁案件檔案、土地仲裁機(jī)構(gòu)的重要文件材料等。2.長期保管的檔案：保管期限為[X]年的土地仲裁案件檔案、一般性文件材料等。3.短期保管的檔案：保管期限為[X]年的土地仲裁案件檔案、臨時(shí)性文件材料等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)上架存放，排列整齊，便于查找。3.建立檔案保管臺賬，對檔案的存放位置、數(shù)量等進(jìn)行詳細(xì)記錄。（三）電子檔案保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行備份。2.建立電子檔案管理制度，對電子檔案的存儲(chǔ)、傳輸、利用等進(jìn)行規(guī)范管理。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密處理，確保檔案的安全。（四）檔案保管檢查1.檔案室應(yīng)定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.每年應(yīng)對檔案進(jìn)行全面清查，確保檔案的賬實(shí)相符。六、檔案查閱（一）查閱范圍本單位工作人員因工作需要，可查閱土地仲裁檔案；外單位因工作需要查閱檔案的，須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，交檔案室審核。3.檔案室審核同意后，安排專人陪同查閱，并提供必要的協(xié)助。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，并遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字，歸還檔案。（三）查閱限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。2.檔案原件一般不得外借，確因工作需要外借的，須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。七、檔案借閱（一）借閱范圍本單位工作人員因工作需要，可借閱土地仲裁檔案；外單位因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，交檔案室審核。3.檔案室審核同意后，辦理借閱手續(xù)，收取借閱押金。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案室應(yīng)檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。（三）借閱限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得借閱。2.檔案原件一般不得外借，確因工作需要外借的，須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。八、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、保管數(shù)量。2.檔案的查閱、借閱情況。3.檔案的利用效果等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，定期對檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。2.定期對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析總結(jié)，為檔案管理決策提供依據(jù)。九、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干等組成，負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要性等因素，按照國家有關(guān)規(guī)定和本單位實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.對擬銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等。3.申請表經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字后，報(bào)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案室組織實(shí)施檔案銷毀工作，并指定專人監(jiān)銷。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀登記表》上簽字。十、檔案銷毀（一）銷毀范圍經(jīng)鑒定