PAGE保潔項(xiàng)目檔案制度及流程一、總則（一）目的為加強(qiáng)保潔項(xiàng)目管理，規(guī)范保潔項(xiàng)目檔案工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，提高保潔服務(wù)質(zhì)量和管理效率，特制定本制度及流程。（二）適用范圍本制度適用于公司承接的所有保潔項(xiàng)目，包括但不限于寫字樓、商場、住宅小區(qū)、醫(yī)院、學(xué)校等場所的日常保潔、定期清潔、專項(xiàng)清潔等服務(wù)項(xiàng)目。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映保潔項(xiàng)目的實(shí)際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集和整理保潔項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、保管和利用應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理的科學(xué)性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)保潔項(xiàng)目檔案工作的組織和協(xié)調(diào)，確保檔案工作與項(xiàng)目各項(xiàng)工作同步進(jìn)行。2.指導(dǎo)和監(jiān)督項(xiàng)目檔案管理人員的工作，對檔案的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行審核。3.負(fù)責(zé)與公司其他部門及客戶溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)獲取和提供相關(guān)檔案資料。4.定期對項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)保潔項(xiàng)目檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管等具體工作。2.建立檔案臺賬，記錄檔案的編號、名稱、日期、來源、去向等信息，確保檔案的可查性。3.按照檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行分類存放，便于查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保密工作，采取必要的防護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及其他部門查閱檔案，提供必要的檔案信息服務(wù)。三、檔案分類與編號（一）檔案分類保潔項(xiàng)目檔案分為以下幾類：1.項(xiàng)目管理類：包括項(xiàng)目合同、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)、項(xiàng)目評估報(bào)告等。2.人員管理類：包括員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)記錄、考核記錄等。3.保潔作業(yè)類：包括保潔工作計(jì)劃、作業(yè)流程、清潔標(biāo)準(zhǔn)、消毒記錄、蟲害防治記錄等。4.物資管理類：包括保潔設(shè)備臺賬、工具清單、物資采購記錄、庫存盤點(diǎn)記錄等。5.客戶溝通類：包括客戶反饋記錄、投訴處理記錄、滿意度調(diào)查記錄等。6.其他類：包括與保潔項(xiàng)目相關(guān)的其他文件資料，如政府部門文件、行業(yè)規(guī)范、會議紀(jì)要等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進(jìn)行編號。編號采用以下格式：[項(xiàng)目名稱縮寫][檔案類別縮寫][年份][流水號]例如：[寫字樓保潔項(xiàng)目][PM][2023][001]其中，項(xiàng)目名稱縮寫取項(xiàng)目名稱的前幾個(gè)關(guān)鍵字符，檔案類別縮寫按照上述檔案分類進(jìn)行設(shè)定，年份為檔案形成的年份，流水號為該類別檔案在當(dāng)年的順序號。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等，包括紙質(zhì)文件、電子文檔、照片、視頻等。2.與項(xiàng)目相關(guān)的外部文件，如政府部門頒發(fā)的許可證、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、客戶提供的資料等。3.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通記錄，如郵件、即時(shí)通訊工具聊天記錄等。（二）收集要求1.項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)定期收集項(xiàng)目各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文檔，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲。（三）整理方法1.對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類。2.對每份檔案進(jìn)行編號，并編制檔案目錄，注明檔案的編號、名稱、日期、來源等信息。3.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱和保管。4.對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案索引，方便快速查找。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員對整理好的檔案進(jìn)行審核，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（二）保管期限保潔項(xiàng)目檔案的保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定，具體如下：1.項(xiàng)目管理類檔案：長期保管，保管期限為項(xiàng)目結(jié)束后[X]年。2.人員管理類檔案：長期保管，保管期限為員工離職后[X]年。3.保潔作業(yè)類檔案：短期保管，保管期限為[X]年。4.物資管理類檔案：短期保管，保管期限為[X]年。5.客戶溝通類檔案：長期保管，保管期限為項(xiàng)目結(jié)束后[X]年。6.其他類檔案：根據(jù)檔案的具體情況確定保管期限。（三）保管要求1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.對檔案進(jìn)行分類存放，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整性和安全性。5.對超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。六、檔案查閱與利用（一）查閱流程1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱保潔項(xiàng)目檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處查閱。2.外部查閱：因特殊原因需要向外部單位或個(gè)人提供保潔項(xiàng)目檔案查閱的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱單位或個(gè)人名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱人員的行為，確保檔案的安全和保密。（二）利用規(guī)定1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.檔案管理人員應(yīng)對查閱和利用檔案的情況進(jìn)行記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用情況等信息。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得私自向他人透露檔案內(nèi)容。3.在檔案查閱和利用過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備等，確保檔案的安全。2.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)