PAGE檔案室保管管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門形成的各類檔案的保管管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案室對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案服務(wù)效率。二、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的各類行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：員工的個(gè)人基本信息、入職離職手續(xù)、薪資福利、培訓(xùn)記錄、考核評價(jià)等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型，如銷售合同、采購訂單、項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料等進(jìn)行分類。5.聲像檔案：照片、錄音、錄像等資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層級(jí)編號(hào)方式，一級(jí)類目用大寫字母表示，如“A”代表行政檔案，“B”代表人事檔案等。2.二級(jí)類目用兩位數(shù)字表示，如“A01”表示行政文件，“B01”表示員工基本信息等。3.三級(jí)類目及以下根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)分編號(hào)，確保每一份檔案具有唯一的編號(hào)。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保本部門形成的各類檔案及時(shí)、完整地移交檔案室。2.收集的檔案應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等各種載體形式。3.對于重要會(huì)議、活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集并移交。（二）整理規(guī)范1.紙質(zhì)檔案：按照分類編號(hào)順序進(jìn)行排列，去除金屬物，破損或褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.電子檔案：按照分類目錄建立文件夾結(jié)構(gòu)，文件命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于查找和識(shí)別。3.聲像檔案：應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行分類存儲(chǔ)。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔流程1.檔案收集整理完成后，由部門檔案員填寫《檔案歸檔申請表》，注明檔案的類別、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。2.檔案室對申請歸檔的檔案進(jìn)行審核，審核通過后辦理歸檔手續(xù)，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。（二）移交手續(xù)1.檔案移交時(shí)，雙方應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息，并簽字確認(rèn)。2.移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。五、檔案的保管（一）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案室應(yīng)配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品等。（二）檔案裝具1.采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具，對檔案進(jìn)行分類存放。2.檔案裝具應(yīng)標(biāo)注清晰的分類標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。（三）檔案存儲(chǔ)1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照編號(hào)順序排列上架存放，不同年度、不同類別的檔案應(yīng)分開存放。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.聲像檔案應(yīng)采用光盤、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存，并注明相關(guān)信息。（四）檔案盤點(diǎn)1.檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)時(shí)應(yīng)核對檔案的數(shù)量、編號(hào)、存儲(chǔ)位置等信息，確保賬實(shí)相符。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的處理措施。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要可查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用流程1.內(nèi)部人員查閱檔案：填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。2.內(nèi)部人員借閱檔案：填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、檔案名稱等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。3.外單位查閱檔案：由外單位出具正式函件，說明查閱目的、檔案名稱等信息，經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案室查閱。如需借閱，應(yīng)按照本公司/組織的相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并收取一定的押金。（三）利用登記1.檔案利用過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄利用時(shí)間、利用人、檔案名稱、利用目的等信息。2.利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，定期對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限屆滿且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。2.已失去查考利用價(jià)值的檔案，可予以銷毀。3.涉及公司/組織商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等不宜公開的檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善保管或銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見。2.填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清單應(yīng)永久保存。八、檔案的信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。（二）數(shù)據(jù)錄入1.按照檔案分類編號(hào)規(guī)則，將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案一致。（三）系統(tǒng)維護(hù)1.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.及時(shí)更新系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)信息，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案室負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案室的全面管理工作，制定和完善檔案管理制度。2.組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。3.定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。4.負(fù)責(zé)與公司/組織內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，保障檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案的安全和完整。2.按照檔案利用流程受理檔案查閱、借閱申請，辦理相關(guān)手續(xù)，并做好利用