PAGE國(guó)土局臺(tái)賬檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)國(guó)土局臺(tái)賬檔案管理，確保國(guó)土相關(guān)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于國(guó)土局各科室及下屬單位在國(guó)土管理工作中形成的各類臺(tái)賬檔案，包括但不限于土地資源管理、礦產(chǎn)資源管理、地質(zhì)災(zāi)害防治等方面的資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：臺(tái)賬檔案應(yīng)如實(shí)反映國(guó)土管理工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋國(guó)土管理工作全過(guò)程的各類資料，確保無(wú)遺漏。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定的格式、內(nèi)容和程序進(jìn)行記錄與整理。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的臺(tái)賬檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。二、臺(tái)賬檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善國(guó)土局臺(tái)賬檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理全局的臺(tái)賬檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等工作。3.定期對(duì)臺(tái)賬檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。4.提供臺(tái)賬檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。5.指導(dǎo)各科室及下屬單位的臺(tái)賬檔案管理工作。（二）業(yè)務(wù)科室職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室臺(tái)賬檔案的收集、整理和初步審核，確保資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本科室的臺(tái)賬檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.在日常工作中，嚴(yán)格遵守臺(tái)賬檔案管理制度，妥善保管本科室的檔案資料。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門(mén)提出查閱、借閱檔案的申請(qǐng)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.按照檔案管理流程，認(rèn)真做好臺(tái)賬檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理，提高檔案管理的信息化水平。4.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、臺(tái)賬檔案的收集與整理（一）收集范圍1.土地資源管理方面：包括土地出讓、轉(zhuǎn)讓、劃撥等相關(guān)文件，土地登記資料，土地利用規(guī)劃文件等。2.礦產(chǎn)資源管理方面：礦產(chǎn)勘查許可證、采礦許可證的申請(qǐng)與審批文件，礦產(chǎn)資源儲(chǔ)量報(bào)告，礦山生態(tài)環(huán)境治理資料等。3.地質(zhì)災(zāi)害防治方面：地質(zhì)災(zāi)害調(diào)查評(píng)估報(bào)告，地質(zhì)災(zāi)害防治方案，地質(zhì)災(zāi)害監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等。4.其他與國(guó)土管理相關(guān)的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)科室應(yīng)及時(shí)收集本科室在工作中形成的各類資料，確保資料的時(shí)效性。2.收集的資料應(yīng)齊全、完整，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照國(guó)土管理業(yè)務(wù)類別，將臺(tái)賬檔案分為土地資源管理、礦產(chǎn)資源管理、地質(zhì)災(zāi)害防治等大類，再根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：為每一份臺(tái)賬檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息，便于查詢和管理。3.編目：編制臺(tái)賬檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行規(guī)范化裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、臺(tái)賬檔案的歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔流程1.業(yè)務(wù)科室整理好的臺(tái)賬檔案，經(jīng)本科室負(fù)責(zé)人審核簽字后，定期移交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行再次審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的檔案退回業(yè)務(wù)科室進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.審核通過(guò)的檔案按照分類編號(hào)順序進(jìn)行歸檔，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度等信息。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)：設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全存儲(chǔ)。檔案應(yīng)按照類別和年度順序排列存放，便于查找和利用。2.電子檔案存儲(chǔ)：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。五、臺(tái)賬檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本單位工作人員因工作需要查閱臺(tái)賬檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無(wú)損壞、無(wú)丟失。（二）借閱規(guī)定1.外單位因工作需要借閱國(guó)土局臺(tái)賬檔案的，應(yīng)提前向國(guó)土局提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)國(guó)土局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等內(nèi)容，并按照規(guī)定繳納借閱押金。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)向借閱人員提供必要的檔案利用指導(dǎo)，確保借閱人員正確使用檔案。借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。如檔案在借閱期間出現(xiàn)損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、臺(tái)賬檔案的保管期限與鑒定銷毀（一）保管期限劃分1.永久保管：涉及國(guó)家重大利益、具有長(zhǎng)期歷史價(jià)值或需長(zhǎng)期保存以備查考的臺(tái)賬檔案，如國(guó)土規(guī)劃的重要文件、重大土地資源交易合同等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：根據(jù)國(guó)土管理工作的實(shí)際需要，將部分臺(tái)賬檔案確定為定期保管，期限分為30年、10年等。定期保管的檔案在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（二）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)定期組織對(duì)到期的臺(tái)賬檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、業(yè)務(wù)科室代表等組成的鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，鑒定小組應(yīng)出具鑒定意見(jiàn)書(shū)，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、鑒定意見(jiàn)等內(nèi)容。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，由檔案管理部門(mén)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)國(guó)土局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的《檔案銷毀清冊(cè)》一式兩份，一份由檔案管理部門(mén)留存，一份交銷毀執(zhí)行部門(mén)。銷毀執(zhí)行部門(mén)應(yīng)按照《檔案銷毀清冊(cè)》的內(nèi)容，對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.銷毀工作完成后，銷毀執(zhí)行部門(mén)應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上注明銷毀日期，并由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)?！稒n案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。七、臺(tái)賬檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的國(guó)土局臺(tái)賬檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為國(guó)土管理工作提供更加便捷、高效的信息支持。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案數(shù)據(jù)的保密性、完整性和可用性。（二）信息化管理措施1.數(shù)字化掃描：對(duì)紙質(zhì)臺(tái)賬檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案存儲(chǔ)要求。掃描后的電子檔案應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和元數(shù)據(jù)錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.系統(tǒng)功能開(kāi)發(fā)：開(kāi)發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化和信息化。3.安全防護(hù)：建立檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)體系，設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)等措施，防止檔案信息泄露和被篡改。4.人員培訓(xùn)：加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其操作檔案信息化管理系統(tǒng)的能力和水平。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.國(guó)土局定期對(duì)各科室及下屬單位的臺(tái)賬檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集整理歸檔情況、檔案的安全保管情況等。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任單位限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立臺(tái)賬檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，將檔案管理工作納入各科室及下屬單位的年度績(jī)效考核內(nèi)容。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括檔案管