PAGE監(jiān)理行業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)監(jiān)理行業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，更好地服務(wù)于監(jiān)理工作及公司發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本監(jiān)理公司內(nèi)各部門、各項(xiàng)目監(jiān)理組在監(jiān)理業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)全公司的監(jiān)理檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映監(jiān)理業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集監(jiān)理業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種文件材料，保證檔案的完整性，不遺漏重要信息。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案的利用價(jià)值。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類監(jiān)理檔案，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.對(duì)各部門、各項(xiàng)目監(jiān)理組的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和遠(yuǎn)程查詢利用。5.參與公司重大項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作，確保項(xiàng)目檔案符合要求。（二）各部門、各項(xiàng)目監(jiān)理組1.負(fù)責(zé)本部門、本項(xiàng)目監(jiān)理業(yè)務(wù)活動(dòng)中文件材料的形成、積累和整理工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理工作落實(shí)到具體人員。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，積極提供檔案利用線索。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要等監(jiān)理工作文件。2.工程開工報(bào)審表、施工組織設(shè)計(jì)/（專項(xiàng)）施工方案報(bào)審表、工程復(fù)工報(bào)審表等報(bào)審文件。3.工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)審表及質(zhì)量證明文件。4.檢驗(yàn)批、分項(xiàng)工程、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄。5.工程變更、工程洽商記錄。6.工程質(zhì)量問(wèn)題處理記錄。7.工程安全事故處理記錄。8.監(jiān)理工作總結(jié)。9.與建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位等相關(guān)單位往來(lái)的文件、函件。10.其他與監(jiān)理業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各項(xiàng)目監(jiān)理組應(yīng)在監(jiān)理業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中及時(shí)收集相關(guān)文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的文件，保證文件材料的質(zhì)量。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件丟失或損壞。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照分類方案進(jìn)行分類整理，分類應(yīng)科學(xué)合理，層次分明。3.對(duì)每份文件材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄，編制備考表。4.裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.工程管理類檔案包括項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程開工報(bào)審表等與工程管理直接相關(guān)的文件材料。2.工程質(zhì)量類檔案包括工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)審表及質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)批、分項(xiàng)工程、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量問(wèn)題處理記錄等與工程質(zhì)量有關(guān)的文件材料。3.工程安全類檔案包括工程安全事故處理記錄、安全檢查記錄等與工程安全相關(guān)的文件材料。4.工程變更類檔案包括工程變更、工程洽商記錄等與工程變更有關(guān)的文件材料。5.往來(lái)文件類檔案包括與建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位等相關(guān)單位往來(lái)的文件、函件等。6.監(jiān)理工作總結(jié)類檔案包括監(jiān)理工作總結(jié)等。（二）編號(hào)1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性原則。2.編號(hào)采用“年度項(xiàng)目編號(hào)類別編號(hào)順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。項(xiàng)目編號(hào)：根據(jù)公司項(xiàng)目編號(hào)規(guī)則確定，如“XM001”。類別編號(hào)：根據(jù)檔案分類確定，用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“01”表示工程管理類檔案。順序號(hào)：用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“001”開始依次編號(hào)。3.例如，一份2023年項(xiàng)目編號(hào)為XM001的工程管理類檔案，其編號(hào)為“2023XM00101001”。五、檔案的保管（一）保管期限1.監(jiān)理檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：監(jiān)理工作總結(jié)、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量事故處理報(bào)告等具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的文件材料。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、工程材料質(zhì)量證明文件、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件材料，保管期限為10年至30年。4.短期保管的檔案主要包括：監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程變更洽商記錄等在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的文件材料，保管期限為5年以下。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀、鼠咬等。2.電子檔案建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。3.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。4.做好檔案庫(kù)房的安全防范工作，配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施，確保檔案的安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。鑒定小組應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)全面分析檔案的內(nèi)容、價(jià)值和歷史意義，根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案的存毀。（二）銷毀1.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，以備查考。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等。3.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。（二）利用1.建立檔案借閱制度，明確借閱范圍、借閱手續(xù)、借閱期限等。2.內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.外部單位因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。4.借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。