PAGE中小學(xué)檔案室規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強中小學(xué)檔案室管理，有效保護和利用檔案資源，提高學(xué)校管理水平和教育教學(xué)質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合中小學(xué)實際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本校檔案室的檔案管理工作，包括學(xué)校各部門、各年級組、各學(xué)科組在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案室負責(zé)集中統(tǒng)一管理全校檔案，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.依法管理原則嚴格遵守國家檔案法律法規(guī)，依法開展檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.服務(wù)教育教學(xué)原則檔案管理工作要緊密圍繞學(xué)校教育教學(xué)中心工作，為學(xué)校各項工作提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)與人員職責(zé)（一）檔案室設(shè)置學(xué)校設(shè)立獨立的檔案室，配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施，確保檔案管理工作的正常開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案不受損壞、丟失。按照規(guī)定的程序和要求，為學(xué)校各部門、各年級組、各學(xué)科組及師生提供檔案查閱、借閱服務(wù)。負責(zé)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。協(xié)助學(xué)校做好檔案鑒定、銷毀等工作。2.檔案室負責(zé)人全面負責(zé)檔案室的管理工作，制定檔案工作計劃和規(guī)章制度，并組織實施。組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。定期向上級主管部門匯報檔案管理工作情況，接受監(jiān)督檢查。協(xié)調(diào)學(xué)校各部門之間的檔案工作關(guān)系，確保檔案工作順利開展。三、檔案收集（一）收集范圍1.黨群工作類學(xué)校黨組織、工會、共青團等組織在工作活動中形成的文件材料，如會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、黨員名冊、團員檔案等。2.行政管理類學(xué)校行政部門在行政管理工作中形成的文件材料，如學(xué)校章程、發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃、工作總結(jié)、會議紀要、人事任免文件、財務(wù)報表、資產(chǎn)登記等。3.教育教學(xué)類學(xué)校在教育教學(xué)工作中形成的文件材料，如教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、課件、試卷、學(xué)生成績冊、教學(xué)質(zhì)量分析報告、教研活動記錄、教師培訓(xùn)材料等。4.學(xué)生管理類學(xué)校在學(xué)生管理工作中形成的文件材料，如學(xué)生學(xué)籍檔案、學(xué)生獎懲記錄、學(xué)生綜合素質(zhì)評價材料、學(xué)生社會實踐活動記錄等。5.后勤管理類學(xué)校在后勤管理工作中形成的文件材料，如校園建設(shè)規(guī)劃、維修記錄、物資采購合同、固定資產(chǎn)清單、食堂管理文件、宿舍管理文件等。6.聲像檔案類學(xué)校在各項活動中形成的照片、錄像、錄音等聲像資料，如學(xué)校重大活動照片、教學(xué)成果展示錄像、師生文藝演出錄音等。（二）收集要求1.各部門、各年級組、各學(xué)科組應(yīng)指定專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍和要求，認真做好檔案材料的收集、整理工作，對收集到的檔案材料進行初步審核，確保檔案材料的真實性、準確性和完整性。3.對于重要活動、重要事件形成的檔案材料，應(yīng)在活動結(jié)束或事件處理完畢后及時收集歸檔。4.學(xué)校教職工在工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案，如教學(xué)成果、科研成果、榮譽證書等，應(yīng)按照學(xué)校規(guī)定及時報送檔案室歸檔。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、教育教學(xué)類、學(xué)生管理類、后勤管理類、聲像檔案類等六大類。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于檔案的查找和管理。3.編目編制檔案目錄，檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便于檔案的檢索和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。（三）整理要求1.檔案整理人員應(yīng)熟悉檔案整理業(yè)務(wù)，嚴格按照檔案整理原則和方法進行整理，確保檔案整理質(zhì)量。2.檔案整理過程中，應(yīng)認真核對檔案材料的內(nèi)容和數(shù)量，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.整理后的檔案應(yīng)按照分類編號順序上架排列，便于保管和利用。五、檔案保管（一）保管場所檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)施1.檔案架檔案架應(yīng)堅固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。2.溫濕度調(diào)控設(shè)備檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)控設(shè)備，確保庫房溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。3.防火防盜設(shè)備檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜設(shè)備，如滅火器、煙霧報警器、防盜門、防盜窗等，確保檔案的安全。4.防蟲防鼠設(shè)備檔案庫房應(yīng)配備防蟲、防鼠設(shè)備，如防蟲藥品、防鼠器材等，防止檔案受到蟲害和鼠害。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。六、檔案利用（一）利用范圍本校教職工因工作需要可以查閱、借閱本校檔案；外單位因工作需要查閱本校檔案，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）利用方式1.查閱本校教職工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，經(jīng)檔案室負責(zé)人批準后，在檔案室查閱。查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換、污損等。2.借閱本校教職工借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等，經(jīng)檔案室負責(zé)人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、抄錄、公布檔案內(nèi)容。（三）利用要求1.檔案利用人員應(yīng)嚴格遵守檔案利用制度，不得擅自擴大檔案利用范圍。2.檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向檔案室報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.對涉及國家機密、學(xué)校機密的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理和利用，防止泄密。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點、實事求是、慎重從事的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定小組，由檔案室負責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門負責(zé)人組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定內(nèi)容檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行造冊登記，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.造冊登記后的檔案銷毀清單報學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理人員會同相關(guān)部門人員共同銷毀檔案，并在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入將檔案目錄及相關(guān)信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。3.檔案信息安全管理采取安全防護措施，確保電子檔案信息的安全，防止信息泄露、丟失或損壞。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟