PAGE秸稈電廠檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)秸稈電廠檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在電廠生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于秸稈電廠各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指秸稈電廠在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)中直接形成的，對電廠具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：電廠檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映電廠各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理電廠在各個(gè)階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及電廠商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便員工查閱和利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善電廠檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)電廠各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。4.對檔案進(jìn)行鑒定，定期清理到期檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。5.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)檔案信息資源共享，提高檔案管理信息化水平。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高員工的檔案意識和檔案管理技能。7.參與電廠重大活動(dòng)、項(xiàng)目等文件材料的收集、整理和歸檔工作指導(dǎo)。8.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。9.對電廠各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作。2.定期將本部門整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的鑒定、銷毀等工作。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.積極配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時(shí)提供所需檔案資料。（三）員工個(gè)人職責(zé)1.員工在工作中應(yīng)妥善保管自己形成的各類文件材料，按照檔案管理要求及時(shí)整理并移交本部門兼職檔案員。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。3.在利用檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，按時(shí)歸還，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。4.發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或泄密等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告本部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括電廠行政事務(wù)管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)察、法務(wù)等方面的文件材料。3.生產(chǎn)技術(shù)類：包括電廠生產(chǎn)運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)、技術(shù)研發(fā)、節(jié)能減排等方面的文件材料。4.經(jīng)營管理類：包括市場營銷、物資采購、合同管理、成本核算等方面的文件材料。5.基本建設(shè)類：包括電廠新建、擴(kuò)建、改建等工程項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。6.科研項(xiàng)目類：包括電廠承擔(dān)的科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果、技術(shù)鑒定等文件材料。7.會計(jì)檔案類：包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算資料。8.聲像檔案類：包括電廠重要活動(dòng)、生產(chǎn)場景、設(shè)備運(yùn)行等方面的照片、錄音、錄像等資料。9.電子檔案類：包括電廠各類電子文件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站信息等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.對形成的文件材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，剔除無用的文件。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。4.對于重要會議、重大活動(dòng)等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理，確保檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為黨群工作、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營管理、基本建設(shè)、科研項(xiàng)目、會計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案等大類，大類下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級、三級類目。2.編號：對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。編號可采用年度+類別+流水號的方式，如2023XM001，表示2023年行政管理類第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄與檔案內(nèi)容相符。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用、便于移動(dòng)和排列。2.對不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分類存放，并在裝具上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：電廠重要的規(guī)章制度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重大合同協(xié)議、產(chǎn)權(quán)證書、土地證、房產(chǎn)證等。3.長期保管的檔案保管期限為30年，主要包括：電廠生產(chǎn)技術(shù)資料、設(shè)備檔案（主要設(shè)備的技術(shù)資料、運(yùn)行維護(hù)記錄等）、科研項(xiàng)目成果檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括：一般性文件材料、年度工作計(jì)劃與總結(jié)、一般性會議記錄等。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本電廠員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，需經(jīng)電廠相關(guān)部門批準(zhǔn)，并辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用流程（員工）1.員工填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱檔案的名稱、用途、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對申請表進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案。3.員工在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱、借閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。查閱檔案時(shí)應(yīng)保持檔案的整潔，不得涂改、標(biāo)記、污損檔案。4.借閱檔案的員工應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用流程（外單位）1.外單位向電廠提交檔案查閱、借閱申請函，注明查閱、借閱檔案的名稱、用途、期限以及本單位聯(lián)系人等信息，并加蓋單位公章。2.電廠相關(guān)部門對申請函進(jìn)行審核，審核通過后，將申請函轉(zhuǎn)至檔案管理部門。3.檔案管理部門對申請函進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后通知外單位辦理查閱、借閱手續(xù)。外單位應(yīng)指定專人前來辦理手續(xù)，并提交有效身份證明。4.檔案管理部門根據(jù)外單位申請?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案，并安排專人陪同查閱、借閱，查閱、借閱過程中應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督外單位人員的行為，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.外單位查閱、借閱檔案結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在檔案歸還登記表上簽字確認(rèn)。（四）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記臺賬，對每一次檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱、借閱日期、申請人、檔案名稱、用途、期限等信息。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員以及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，結(jié)合電廠實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對已超過保管期限，但仍具有重要憑證作用或參考價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限。3.對已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單，提交檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定是否銷毀。3.對確定銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。4.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、電廠分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行格式化處理。（五）銷毀監(jiān)督檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，提升檔案服務(wù)水平。3.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，為電廠生產(chǎn)、經(jīng)營、管理提供有力支持。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，存儲在檔案信息管理系統(tǒng)中。2.電子檔案收集與整理：接收各部門提交的電子文件，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，并上傳至檔案信息管理系統(tǒng)。3.檔案信息管理系統(tǒng)維護(hù)：定期對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。4.檔案檢索與利用：員工通過檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案檢索和利用，檔案管理部門根據(jù)系統(tǒng)記錄提供檔案查閱、借閱服務(wù)。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.建立健全檔案信息管理系統(tǒng)安全管理制度