PAGE檔案館檔案移交接收制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案的管理，規(guī)范檔案移交接收工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管和利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及所屬單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種載體形式的檔案的移交接收管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案移交接收應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：移交接收的檔案應(yīng)齊全完整，涵蓋公司/組織活動(dòng)的各個(gè)方面，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、記錄等。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、編目、裝訂等應(yīng)符合國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，保證檔案管理的一致性和科學(xué)性。4.及時(shí)性原則：各部門及所屬單位應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)向檔案館移交檔案，確保檔案信息的時(shí)效性。二、檔案移交（一）移交主體本公司/組織各部門及所屬單位為本制度規(guī)定的檔案移交主體，負(fù)責(zé)本部門/單位檔案的整理、立卷，并按時(shí)向檔案館移交。（二）移交范圍1.反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對公司/組織工作、生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等具有查考利用價(jià)值的檔案。2.本公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，具有憑證作用和歷史文化價(jià)值的各種載體形式的文件材料，包括但不限于：上級機(jī)關(guān)文件、指示、批復(fù)等；本公司/組織的各類會議文件、紀(jì)要、決議等；工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；各類合同、協(xié)議、章程、制度等；科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、成果等相關(guān)材料；工程建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收文件等；設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、維護(hù)等相關(guān)資料；會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案；人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等；聲像檔案、電子檔案等特殊載體檔案。（三）移交時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成移交。2.會計(jì)檔案應(yīng)在會計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門按照國家有關(guān)規(guī)定整理立卷，保管一年期滿后向檔案館移交。3.工程建設(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成移交。4.科研項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目鑒定、驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)完成移交。5.其他專門檔案應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定或項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)移交。（四）移交要求1.各部門及所屬單位應(yīng)按照檔案整理的有關(guān)規(guī)定，對本部門/單位形成的檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，編制檔案目錄，確保檔案的齊全完整、分類準(zhǔn)確。2.移交的檔案應(yīng)符合以下質(zhì)量要求：紙質(zhì)檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備，使用耐久性強(qiáng)的書寫材料；電子檔案應(yīng)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全、載體完好，確保能夠準(zhǔn)確讀取和長期保存；聲像檔案應(yīng)圖像清晰、聲音清楚、內(nèi)容完整，載體標(biāo)注信息準(zhǔn)確；實(shí)物檔案應(yīng)保持完好無損，具有一定的代表性和紀(jì)念意義。3.各部門及所屬單位應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明移交檔案的名稱、數(shù)量、起止時(shí)間、保管期限等信息，并由移交人、接收人簽字確認(rèn)。4.移交的檔案應(yīng)進(jìn)行密封包裝，并在封口處加蓋移交部門/單位公章。三、檔案接收（一）接收主體本公司/組織檔案館為本制度規(guī)定的檔案接收主體，負(fù)責(zé)對各部門及所屬單位移交的檔案進(jìn)行審核、驗(yàn)收和保管。（二）接收程序1.檔案館在收到各部門及所屬單位移交的檔案后，應(yīng)及時(shí)組織專人對移交檔案進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及移交手續(xù)是否齊全等。2.對于審核合格的檔案，檔案館應(yīng)辦理接收手續(xù)，在《檔案移交清單》上簽字蓋章，并將檔案入庫保管。3.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案館應(yīng)及時(shí)與移交部門/單位溝通，要求其限期整改，直至檔案符合接收要求。（三）接收要求1.檔案館應(yīng)按照國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對接收的檔案進(jìn)行分類、編號、編目、上架擺放等整理工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。2.檔案館應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管，如防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等。3.檔案館應(yīng)定期對接收的檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，確保檔案的質(zhì)量不受影響。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法。2.會計(jì)檔案按照會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行分類。3.工程建設(shè)項(xiàng)目檔案按照項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工文件等階段進(jìn)行分類。4.科研項(xiàng)目檔案按照項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、試驗(yàn)、總結(jié)、鑒定、驗(yàn)收等階段進(jìn)行分類。5.其他專門檔案根據(jù)其特點(diǎn)和管理需要，采用相應(yīng)的分類方法。（三）編號規(guī)則1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性原則，確保檔案編號能夠準(zhǔn)確反映檔案的類別、年度、保管期限等信息。2.文書檔案編號格式為：全宗號年度保管期限件號。3.會計(jì)檔案編號格式為：全宗號年度類別保管期限冊號。4.工程建設(shè)項(xiàng)目檔案編號格式為：全宗號項(xiàng)目名稱階段案卷號。5.科研項(xiàng)目檔案編號格式為：全宗號項(xiàng)目名稱階段案卷號。6.其他專門檔案編號可根據(jù)實(shí)際情況參照上述規(guī)則制定。（四）編目要求1.檔案編目應(yīng)包括編制卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面、案卷目錄等。2.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項(xiàng)目，填寫應(yīng)準(zhǔn)確、完整。3.備考表應(yīng)注明卷內(nèi)文件的整理情況、缺損情況、在本卷內(nèi)的位置等信息，并由整理人、檢查人簽字。4.案卷封面應(yīng)填寫全宗號、目錄號、案卷號、題名、年度、保管期限、密級、頁數(shù)、件數(shù)等項(xiàng)目，字跡應(yīng)清晰、工整。5.案卷目錄應(yīng)包括案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目，按照案卷號順序排列。五、檔案保管（一）保管場所檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥品等。2.檔案密集架應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，具有防火、防潮、防蟲、防盜等功能，能夠有效保護(hù)檔案。3.檔案柜應(yīng)選用堅(jiān)固耐用、密封性好的材質(zhì)，確保檔案存放安全。4.溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證庫房溫濕度符合檔案保管要求。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對公司/組織工作、生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映本公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對本公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案鑒定1.檔案館應(yīng)定期對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案鑒定小組按照檔案鑒定的有關(guān)規(guī)定，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評估，提出存毀意見。2.檔案鑒定小組應(yīng)由檔案館負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干以及相關(guān)部門代表組成，確保鑒定工作的客觀、公正。3.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，報(bào)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。六、檔案利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、服務(wù)為本、方便快捷、安全保密的原則，在確保檔案安全的前提下，為公司/組織各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。（二）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門及所屬單位因工作需要查閱、借閱檔案的。2.外單位因工作需要，按照國家有關(guān)規(guī)定查閱、借閱本公司/組織檔案的。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱、借閱本公司/組織檔案的。（三）利用程序1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱、借閱檔案的名稱、目的、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱本公司/組織檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱、借閱檔案的名稱、目的、時(shí)間等信息，經(jīng)公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，到檔案館辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等查閱、借閱本公司/組織檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和程序辦理相關(guān)手續(xù)，檔案館應(yīng)積極配合，提供必要的協(xié)助。4.檔案館工作人員應(yīng)根據(jù)查閱、借閱申請，及時(shí)查找、提供檔案，并做好查閱、借閱登記工作，記錄查閱、借閱人的姓名、單位、時(shí)間、檔案名稱、查閱內(nèi)容等信息。5.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案館指定的場所進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。如需復(fù)印、復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案館工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。6.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱期限，到期應(yīng)及時(shí)歸還。如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用監(jiān)督1.檔案館應(yīng)加強(qiáng)對檔案利用工作的監(jiān)督檢查，定期對查閱、借閱登記情況進(jìn)行核對，確保檔案利用工作規(guī)范有序。2.對于違反檔案利用規(guī)定，擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案等行為，檔案館應(yīng)及時(shí)制止，并按照有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.確保檔案信息化管理系統(tǒng)的安全可靠運(yùn)行，保障檔案信息的安全保密。（二）數(shù)字化處理1.對本公司/組織具有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括紙質(zhì)檔案掃描、電子檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等，確保檔案數(shù)字化副本與原件內(nèi)容一致。2.檔案數(shù)字化處理應(yīng)按照國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量。（三）信息化管理系統(tǒng)1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，涵蓋檔案收集、整理、編目、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計(jì)等功能，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和更新，及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題，保證系統(tǒng)功能的正常發(fā)揮。（四）數(shù)據(jù)安全與保密1.建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全與保密制度，采取數(shù)據(jù)加密、訪問