PAGE老舊照片檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司老舊照片檔案的管理，確保老舊照片檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及所屬單位形成的老舊照片檔案的管理。（三）定義老舊照片檔案是指公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的歷史照片資料，包括但不限于反映公司發(fā)展歷程、重大事件、重要會(huì)議、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)文化建設(shè)等方面的照片。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司老舊照片檔案由公司檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：老舊照片檔案應(yīng)真實(shí)反映公司的歷史面貌和工作實(shí)際，不得進(jìn)行偽造、篡改。3.分類(lèi)管理原則：按照照片的主題、時(shí)間、來(lái)源等因素進(jìn)行分類(lèi)管理，便于查找和利用。4.安全保密原則：加強(qiáng)老舊照片檔案的安全保護(hù)，確保檔案信息不泄露，同時(shí)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)。二、職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善老舊照片檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)老舊照片檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門(mén)做好老舊照片檔案的形成、積累和整理工作。4.定期對(duì)老舊照片檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)老舊照片檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的真實(shí)、完整。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)老舊照片檔案的管理，按照檔案管理部門(mén)的要求及時(shí)將檔案移交歸檔。3.在工作活動(dòng)中，注意收集具有保存價(jià)值的照片，并妥善保管，防止丟失、損壞。（三）拍攝人員職責(zé)1.拍攝人員應(yīng)按照公司的要求和拍攝規(guī)范，及時(shí)、準(zhǔn)確地拍攝各類(lèi)照片，并確保照片的質(zhì)量。2.拍攝完成后，應(yīng)及時(shí)將照片整理好，按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行標(biāo)注，并移交本部門(mén)檔案管理人員。3.對(duì)拍攝的照片內(nèi)容負(fù)責(zé)，確保照片真實(shí)反映工作實(shí)際情況。三、收集與整理（一）收集范圍1.反映公司發(fā)展歷程的照片，包括公司成立、重大變革、重要項(xiàng)目建設(shè)等方面的照片。2.記錄公司重大事件、重要會(huì)議的照片，如公司周年慶典、董事會(huì)會(huì)議、年度工作會(huì)議等。3.展示公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的照片，如生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)、產(chǎn)品研發(fā)、市場(chǎng)拓展等。4.體現(xiàn)公司企業(yè)文化建設(shè)的照片，如員工活動(dòng)、企業(yè)文化活動(dòng)、企業(yè)榮譽(yù)等。二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)定期收集本部門(mén)形成的老舊照片，確保照片的及時(shí)歸檔。2.照片應(yīng)主題明確、圖像清晰、內(nèi)容完整，能夠準(zhǔn)確反映所記錄的事件或活動(dòng)。3.拍攝的照片應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等相關(guān)信息，以便于識(shí)別和理解。4.對(duì)于具有重要?dú)v史價(jià)值或紀(jì)念意義的照片，應(yīng)同時(shí)收集相關(guān)的文字說(shuō)明、背景資料等，豐富檔案內(nèi)容。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照照片的主題、時(shí)間、來(lái)源等因素進(jìn)行分類(lèi)?？煞譃楣景l(fā)展類(lèi)、重大事件類(lèi)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類(lèi)、企業(yè)文化類(lèi)等類(lèi)別，每個(gè)類(lèi)別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：對(duì)整理好的照片進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)可采用年份+流水號(hào)的方式，如2023001表示2023年的第一張照片。3.標(biāo)注：在照片背面或通過(guò)電子文檔標(biāo)注照片的編號(hào)、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。標(biāo)注應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于識(shí)別和理解。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)照片，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，每?jī)?cè)照片數(shù)量不宜過(guò)多，以便于翻閱和保存。裝訂時(shí)應(yīng)注意照片的順序和完整性，避免照片丟失或損壞。5.數(shù)字化處理：對(duì)重要的老舊照片進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案。數(shù)字化處理應(yīng)確保圖像清晰、完整，符合檔案管理的要求。電子檔案應(yīng)按照分類(lèi)和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，便于檢索和利用。四、鑒定與保管（一）鑒定原則1.根據(jù)公司的發(fā)展需要和檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)老舊照片檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.反映公司重要?dú)v史事件、重大決策、關(guān)鍵發(fā)展階段等具有重要價(jià)值的照片，應(yīng)永久保存。2.記錄公司一般性工作活動(dòng)、日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等具有一定參考價(jià)值的照片，保管期限為30年。3.僅具有短期參考價(jià)值或與公司核心業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)不大的照片，保管期限為10年。4.對(duì)于已失去保存價(jià)值的照片，經(jīng)鑒定后可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期組織鑒定小組，對(duì)老舊照片檔案進(jìn)行鑒定。鑒定小組由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成。2.鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)每一張照片進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)鑒定小組的意見(jiàn)，編制老舊照片檔案鑒定報(bào)告，明確各類(lèi)照片的保管期限和處理意見(jiàn)。4.鑒定報(bào)告經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。（四）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放老舊照片檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.紙質(zhì)照片應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，按照分類(lèi)和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案發(fā)霉、損壞。3.電子照片應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。同時(shí)，應(yīng)建立電子照片的索引目錄，便于快速檢索和利用。4.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。5.定期對(duì)老舊照片檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。五、統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立老舊照片檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬進(jìn)行更新和分析，掌握老舊照片檔案的動(dòng)態(tài)情況，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。3.按照公司檔案管理的要求，定期向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送老舊照片檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）利用服務(wù)1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱老舊照片檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《老舊照片檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.如需復(fù)制老舊照片檔案，查閱人員應(yīng)填寫(xiě)《老舊照片檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的照片應(yīng)與原件一致，并加蓋檔案管理部門(mén)的印章。4.對(duì)于涉及公司機(jī)密或敏感信息的老舊照片檔案，查閱和復(fù)制應(yīng)嚴(yán)格按照公司的保密規(guī)定進(jìn)行審批和管理，確保檔案信息不泄露。5.鼓勵(lì)公司員工積極利用老舊照片檔案，發(fā)揮檔案的歷史價(jià)值和文化價(jià)值，為公司的發(fā)展提供參考和借鑒。六、安全與保密（一）安全管理1.加強(qiáng)老舊照片檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等。2.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的日常巡查和維護(hù)管理。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。檔案管理人員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，應(yīng)確保門(mén)窗關(guān)閉、設(shè)備斷電。4.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對(duì)于可能影響檔案安全的自然災(zāi)害、突發(fā)事件等，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，確保檔案的安全轉(zhuǎn)移和妥善保管。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)老舊照片檔案的保密管理。對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息類(lèi)的照片，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。在檔案管理工作中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。3.對(duì)老舊照片檔案的查閱、復(fù)制等利用活動(dòng)，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行審批和管理，確保檔案信息不被非法獲取或泄露。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作中涉及的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、存儲(chǔ)設(shè)備等的安全防護(hù)，防止檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等途徑被竊取或泄露。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立老舊照片檔案管理監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.定期對(duì)各部門(mén)的老舊照片檔案管理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括收集、整理、鑒定、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定。2.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查照片的數(shù)量、質(zhì)量、標(biāo)注信息等是否完整準(zhǔn)確。3.檔案的安全保管情況，包括檔案庫(kù)房的環(huán)境條件、安全設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況等。4.檔案利用服務(wù)情況，檢查查閱和復(fù)制檔案的審批手續(xù)是否齊全，服務(wù)是否規(guī)范。（三）結(jié)果處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。2.責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照整改通知書(shū)的要求，認(rèn)