PAGE四川聲像檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)四川地區(qū)聲像檔案的管理，確保聲像檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用，充分發(fā)揮聲像檔案在各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于四川省內(nèi)各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體等各類組織形成的聲像檔案的管理。（三）定義本制度所稱聲像檔案，是指各單位在各項(xiàng)工作活動中直接形成的，具有保存價(jià)值的照片、底片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤等不同載體形式的記錄。（四）管理原則聲像檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管、方便利用的原則。各單位應(yīng)明確聲像檔案管理的責(zé)任部門和人員，確保聲像檔案管理工作的有效開展。二、聲像檔案的形成與收集（一）形成部門與職責(zé)1.各單位的宣傳部門負(fù)責(zé)本單位宣傳活動中形成的聲像檔案的收集、整理和初步歸檔工作。2.業(yè)務(wù)部門在開展各類業(yè)務(wù)活動時(shí)，應(yīng)同步收集相關(guān)聲像資料，并及時(shí)移交檔案管理部門。3.重大活動、重要會議等由專門的組織部門負(fù)責(zé)聲像資料的拍攝和收集，活動結(jié)束后及時(shí)整理并移交檔案管理部門。（二）收集范圍1.反映本單位重要工作、重大活動、重要會議的聲像資料，包括領(lǐng)導(dǎo)視察、工作匯報(bào)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流、慶典活動等。2.反映本單位歷史沿革、發(fā)展變化的聲像資料，如單位成立、變遷、重大改革等。3.記錄本單位先進(jìn)人物、先進(jìn)事跡的聲像資料。4.具有保存價(jià)值的外事活動、對外交流合作的聲像資料。5.其他與本單位工作相關(guān)的具有保存意義的聲像資料。（三）收集要求1.拍攝內(nèi)容應(yīng)主題明確、圖像清晰、聲音清楚，能夠準(zhǔn)確反映活動或事件的真實(shí)情況。2.拍攝過程中應(yīng)注意多角度、全方位記錄，確保資料的完整性。3.對于重要活動或事件，應(yīng)進(jìn)行全程拍攝，包括前期準(zhǔn)備、活動進(jìn)行、后期總結(jié)等環(huán)節(jié)。4.收集的聲像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等基本信息。三、聲像檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)聲像檔案按照載體形式分為照片檔案、底片檔案、影片檔案、錄音檔案、錄像檔案、光盤檔案等類別。1.照片檔案按照事由、時(shí)間、地點(diǎn)等進(jìn)行分類。同一事由的照片按照時(shí)間順序排列，不同事由的照片分別歸類。2.底片檔案按照照片的底片編號順序整理，與相應(yīng)的照片檔案建立對應(yīng)關(guān)系。3.影片檔案按照影片的主題、內(nèi)容等進(jìn)行分類，每部影片建立單獨(dú)的檔案盒，并注明影片名稱、拍攝時(shí)間、片長等信息。4.錄音檔案按照錄制內(nèi)容、時(shí)間順序進(jìn)行整理，每盤錄音帶應(yīng)標(biāo)明錄制日期、內(nèi)容摘要、錄制人等。5.錄像檔案按照錄制主題、時(shí)間順序分類，每盒錄像帶應(yīng)注明錄制日期、內(nèi)容簡介、錄制人等。6.光盤檔案按照存儲內(nèi)容、時(shí)間順序整理，每張光盤應(yīng)標(biāo)注光盤編號、存儲內(nèi)容、錄制時(shí)間等。（二）編號規(guī)則1.聲像檔案應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號格式可采用“單位代碼+分類代碼+順序號”的形式。單位代碼為各單位的統(tǒng)一標(biāo)識代碼，分類代碼根據(jù)聲像檔案的載體形式和分類標(biāo)準(zhǔn)確定，順序號按照整理順序依次編排。3.例如，照片檔案的編號格式為：[單位代碼]ZP[順序號]；底片檔案的編號格式為：[單位代碼]DP[順序號]；影片檔案的編號格式為：[單位代碼]YP[順序號]；錄音檔案的編號格式為：[單位代碼]LY[順序號]；錄像檔案的編號格式為：[單位代碼]LX[順序號]；光盤檔案的編號格式為：[單位代碼]GD[順序號]。（三）編目要求1.聲像檔案應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，目錄內(nèi)容包括編號、題名、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容摘要、載體形式、保管期限等。2.題名應(yīng)準(zhǔn)確概括聲像檔案的主要內(nèi)容，能夠反映其主題和核心信息。3.拍攝時(shí)間應(yīng)具體到年、月、日、時(shí)、分，地點(diǎn)應(yīng)明確到具體的單位、場所等，人物應(yīng)注明主要人物的姓名、職務(wù)等。4.內(nèi)容摘要應(yīng)簡要描述聲像檔案所記錄的活動或事件的主要過程和重要情節(jié)。5.載體形式應(yīng)注明照片、底片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤等。6.保管期限應(yīng)根據(jù)聲像檔案的重要程度和保存價(jià)值確定，分為永久、長期、短期三種。四、聲像檔案的保管（一）保管場所1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的聲像檔案保管庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防磁等條件。2.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式1.聲像檔案應(yīng)按照類別、編號順序進(jìn)行排列上架，便于查找和管理。2.照片檔案應(yīng)使用相冊、相框等進(jìn)行裝裱，并在相冊或相框上注明編號、題名等信息。底片檔案應(yīng)使用底片袋進(jìn)行裝袋，并在底片袋上標(biāo)注編號、底片號等信息。影片檔案應(yīng)存放在專門的片庫中，按照編號順序排列存放。錄音檔案、錄像檔案、光盤檔案應(yīng)存放在專用的磁帶柜、光盤柜中，按照編號順序排列存放。3.對于珍貴的聲像檔案，應(yīng)采取復(fù)制備份等方式進(jìn)行妥善保管，防止原件損壞或丟失。（三）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對聲像檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、載體形式、編目信息等。2.每年至少進(jìn)行一次全面檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.檢查結(jié)果應(yīng)記錄在案，對存在的問題和處理情況進(jìn)行詳細(xì)記載。五、聲像檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部各部門因工作需要查閱聲像檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱本單位聲像檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫查閱申請表，經(jīng)本單位檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，方可查閱。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要聲像檔案的利用，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行審批。（二）利用方式1.查閱聲像檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)聲像檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借等。如需復(fù)制聲像檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。3.對于利用聲像檔案形成的資料或成果，如研究報(bào)告、宣傳資料等，應(yīng)注明聲像檔案的來源和出處。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立聲像檔案利用登記制度，對聲像檔案的查閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門、利用人姓名、利用目的、查閱檔案內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)等。3.利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查閱和統(tǒng)計(jì)分析。六、聲像檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織各單位應(yīng)成立聲像檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對聲像檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定聲像檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括聲像檔案的內(nèi)容重要性、保存價(jià)值、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等方面。3.對于具有重要?dú)v史意義、反映本單位發(fā)展歷程、涉及重大事件等的聲像檔案，應(yīng)列為永久保存；對于具有一定歷史意義、反映本單位重要工作、在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的聲像檔案，應(yīng)列為長期保存；對于一般性工作記錄、時(shí)效性較強(qiáng)且保存價(jià)值不大的聲像檔案，應(yīng)列為短期保存。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對聲像檔案進(jìn)行清理，提出需要鑒定的聲像檔案清單。2.鑒定小組對需要鑒定的聲像檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定其保管期限。對于保管期限已滿且確無保存價(jià)值的聲像檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見。3.鑒定意見應(yīng)經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。（四）銷毀處理1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的聲像檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀