PAGE執(zhí)法檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)執(zhí)法檔案室的規(guī)范化管理，確保執(zhí)法檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，保障執(zhí)法工作的順利開(kāi)展，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及執(zhí)法工作所形成檔案的管理，包括但不限于執(zhí)法案件檔案、執(zhí)法文書檔案、執(zhí)法音像檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：執(zhí)法檔案室對(duì)各類執(zhí)法檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則：采取有效措施確保執(zhí)法檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為執(zhí)法工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善執(zhí)法檔案室管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理各類執(zhí)法檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，保障檔案管理工作的正常開(kāi)展。5.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）執(zhí)法部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門執(zhí)法檔案的收集、整理和初步審核工作，并及時(shí)移交檔案室。2.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.按照檔案管理要求，規(guī)范執(zhí)法文書的制作和使用，確保檔案質(zhì)量。4.對(duì)本部門形成的執(zhí)法檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的查閱、借閱登記和服務(wù)工作，及時(shí)為利用者提供檔案信息。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.執(zhí)法部門在執(zhí)法活動(dòng)中形成的各類文件材料，包括立案審批表、調(diào)查筆錄、證據(jù)材料、處罰決定書、送達(dá)回執(zhí)等。2.執(zhí)法過(guò)程中形成的音像資料，如現(xiàn)場(chǎng)勘查錄像、詢問(wèn)錄音等。3.與執(zhí)法工作相關(guān)的其他文件材料，如上級(jí)部門的執(zhí)法指導(dǎo)文件、執(zhí)法工作總結(jié)等。（二）收集要求1.執(zhí)法人員應(yīng)在執(zhí)法活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)文件材料收集齊全，確保檔案的完整性。收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。2.執(zhí)法部門應(yīng)定期對(duì)本部門的執(zhí)法檔案進(jìn)行清理，將應(yīng)歸檔的文件材料及時(shí)移交檔案室。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照不同的執(zhí)法類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。（四）整理方法1.分類：根據(jù)執(zhí)法工作的特點(diǎn)和檔案內(nèi)容，將執(zhí)法檔案分為行政處罰檔案、行政許可檔案、行政強(qiáng)制檔案等類別。在每個(gè)類別下，再按照時(shí)間順序或案件性質(zhì)等進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：為每個(gè)檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查詢。編號(hào)可采用年份+類別+流水號(hào)的方式，如2023XZ001表示2023年的行政許可檔案第1號(hào)。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，另一份單獨(dú)成冊(cè)，便于查閱。4.裝訂：將每份檔案的文件材料按照一定順序排列整齊，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保檔案的牢固和整齊。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.執(zhí)法部門將整理好的執(zhí)法檔案移交檔案室時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)注明檔案的名稱、數(shù)量、移交日期等內(nèi)容。2.檔案室接收檔案后，應(yīng)對(duì)移交清單進(jìn)行核對(duì)，并在清單上簽字確認(rèn)。3.檔案室按照檔案整理要求對(duì)接收檔案進(jìn)行再次整理和審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。4.將審核后的檔案按照分類編號(hào)順序上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（二）保管期限1.執(zhí)法檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要程度和性質(zhì)分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管：涉及重大執(zhí)法案件、具有重要?dú)v史價(jià)值或?qū)窈髨?zhí)法工作有重要參考意義的檔案。3.長(zhǎng)期保管：保管期限為30年的檔案，主要包括一般執(zhí)法案件檔案、重要執(zhí)法文書檔案等。4.短期保管：保管期限為10年的檔案，如一般性的執(zhí)法文件材料等。（三）保管要求1.檔案室應(yīng)具備適宜的檔案保管條件，保持室內(nèi)清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，按照分類編號(hào)順序排列，便于查找和存取。3.對(duì)珍貴檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、變質(zhì)等情況應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。5.做好檔案的防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等工作，配備必要的消防器材、防盜設(shè)施和防蟲、防潮、防鼠藥品。五、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍1.本公司/組織內(nèi)部執(zhí)法人員因工作需要查閱執(zhí)法檔案。2.上級(jí)主管部門、司法機(jī)關(guān)等因工作需要查閱相關(guān)執(zhí)法檔案。3.其他經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)的單位或個(gè)人因工作需要查閱執(zhí)法檔案。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、原因、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將申請(qǐng)表提交檔案室，檔案室根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，符合查閱條件的予以批準(zhǔn)。3.查閱人憑有效證件到檔案室查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)在檔案室工作人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自翻閱、抽取、涂改、損毀檔案。4.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱時(shí)間一般不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱范圍1.因工作需要確需借閱執(zhí)法檔案的，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、原因、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。2.將申請(qǐng)表提交檔案室，檔案室根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，符合借閱條件的予以批準(zhǔn)。3.借閱人憑有效證件到檔案室辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案，并在借閱登記本上簽字確認(rèn)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后應(yīng)及時(shí)歸還檔案室，檔案室工作人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)已到保管期限的執(zhí)法檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的留存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、執(zhí)法部門業(yè)務(wù)骨干等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等進(jìn)行全面審查，結(jié)合執(zhí)法工作實(shí)際情況，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.查閱檔案的利用情況記錄，了解檔案的使用頻率和重要性，為鑒定工作提供參考。3.征求執(zhí)法部門和相關(guān)業(yè)務(wù)人員的意見(jiàn)，綜合考慮各方面因素，確定檔案的鑒定結(jié)果。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由鑒定小組提出銷毀意見(jiàn)，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)注明檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.按照批準(zhǔn)的銷毀清冊(cè)，對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的執(zhí)法檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為執(zhí)法工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.安裝防病毒軟件和防火墻，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（四）電子檔案管理1.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)、傳輸、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，實(shí)行雙套制管理，確保檔案信息一致。3.制定電子檔案的保管期限和銷毀程序，按照規(guī)定進(jìn)行管理。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織定期對(duì)執(zhí)法檔案室的管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門或人員限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)執(zhí)法部門和檔案管理人員的檔案管理工作進(jìn)