PAGE文書類檔案包括制度文書類檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司文書類檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的文書類檔案管理，包括但不限于各類文件、報告、合同、協(xié)議、信函、會議紀要等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文書類檔案由行政部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應真實反映公司各項活動，數(shù)據(jù)準確無誤。3.完整齊全原則：保證檔案的完整性，涵蓋公司運營的各個方面。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱和利用效率。二、檔案管理職責（一）行政部門職責1.負責制定和完善文書類檔案管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱服務。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。4.指導各部門做好檔案的收集和整理工作。（二）各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并按規(guī)定定期移交行政部門歸檔。2.協(xié)助行政部門做好檔案的查閱和利用工作。3.明確專人負責本部門檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利開展。三檔案收集（一）收集范圍1.公司內(nèi)部形成的各類文件，包括但不限于通知、通報、請示、報告、批復等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。3.公司召開會議形成的會議紀要、決議等。4.公司員工的重要工作報告、總結(jié)等。5.公司獲得的榮譽證書、資質(zhì)證書等。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門形成的文件材料進行收集整理，確保文件材料的齊全完整。2.文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、存儲安全，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。（三）收集時間1.日常工作中形成的文件材料，應在文件辦理完畢后一周內(nèi)移交行政部門歸檔。2.年度終了后，各部門應在次年一季度內(nèi)將上一年度形成的文件材料全部移交行政部門歸檔。四檔案整理（一）分類標準1.按照文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進行分類。2.具體分為行政管理類、業(yè)務管理類、財務管理類、人力資源管理類、企業(yè)文化類等類別。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的形式。2.年度用四位數(shù)表示，如“2023”。3.類別代碼根據(jù)分類標準確定，如“XG”表示行政管理類。4.流水號為該類別檔案的順序號，從“001”開始依次編號。（三）裝訂要求1.歸檔文件應去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進行左側(cè)裝訂。2.裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.目錄應打印清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。五檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門將整理好的檔案移交行政部門。2.行政部門對移交的檔案進行核對、檢查，確認無誤后進行歸檔。3.將歸檔后的檔案按照編號順序上架存放。（二）歸檔期限1.一般文件材料應在次年一季度內(nèi)歸檔。2.重要文件材料應及時歸檔，不得拖延。3.合同、協(xié)議等文件材料應在合同履行完畢后一個月內(nèi)歸檔。六檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。（二）保管期限1.文書類檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會議記錄、董事會決議、年度財務報告等。3.長期保管的檔案保管期限為15年至50年，主要包括重要合同、協(xié)議、項目文件等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括一般性文件、通知等。（三）檔案清查1.行政部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況及利用情況等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，并做好記錄。（四）檔案銷毀1.對于保管期限已滿且無保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀前，應編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后進行銷毀。3.文件銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底。七檔案查閱（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要可查閱相關(guān)檔案。2.外部單位因業(yè)務往來需要查閱公司檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.內(nèi)部員工查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到行政部門查閱。2.外部單位查閱檔案，應提前向公司行政部門提交查閱申請函，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍等，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，方可查閱。查閱時，應安排專人陪同，并在指定地點查閱。（三）查閱要求1.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞。2.查閱檔案應在行政部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出公司。3.如需復印檔案，應經(jīng)行政部門同意，并按照規(guī)定登記復印內(nèi)容和數(shù)量。八檔案保密（一）保密措施1.加強檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。2.對涉及公司機密的檔案，應采取加密存儲、專人保管等措施。3.嚴格控制檔案的查閱范圍，對查閱人員進行登記，防止檔案信息泄露。（二）保密責任1.檔案管理人