PAGE設備圖文檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司設備圖文檔案的管理，確保設備圖文檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于設備的維護、維修、改造、更新以及技術交流和管理決策，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有設備的圖文檔案管理，包括生產(chǎn)設備、辦公設備、運輸設備等各類設備從采購、安裝、調試、使用、維護、維修到報廢全過程中形成的圖文資料。（三）管理職責1.檔案管理部門負責制定和完善設備圖文檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。集中統(tǒng)一管理公司設備圖文檔案，建立設備圖文檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全存儲和有效利用。指導和督促各部門做好設備圖文檔案的收集、整理、歸檔工作，并對歸檔的檔案進行審核。2.設備使用部門負責本部門設備圖文檔案的收集、整理、初步審核，并及時移交檔案管理部門歸檔。明確專人負責設備圖文檔案管理工作，確保設備檔案資料的真實、完整、及時。在設備的采購、安裝、調試、使用、維護、維修等過程中，按照檔案管理要求，同步形成規(guī)范的圖文資料。3.設備管理部門協(xié)助檔案管理部門做好設備圖文檔案管理工作，提供設備技術資料和相關信息。參與設備圖文檔案的審核，對設備檔案的專業(yè)性和準確性進行把關。在設備的選型、驗收、報廢等環(huán)節(jié)，配合檔案管理部門做好相關檔案資料的處理。二、設備圖文檔案的收集（一）設備采購階段1.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本及相關技術協(xié)議、商務條款等資料移交檔案管理部門。2.設備到貨時，采購部門應要求供應商提供設備的隨機資料，包括設備說明書、操作手冊、維修手冊、合格證、質量檢驗報告、裝箱清單等，并將這些資料一并移交檔案管理部門。3.設備采購過程中的招投標文件、評標報告、采購申請等相關資料也應作為設備圖文檔案的一部分進行收集。（二）設備安裝調試階段1.設備安裝調試過程中，安裝調試人員應詳細記錄設備的安裝位置、安裝時間、安裝步驟、調試參數(shù)、調試結果等信息，并形成安裝調試報告。報告應附設備安裝現(xiàn)場照片、設備連接示意圖、調試數(shù)據(jù)記錄表格等圖文資料。2.設備安裝調試過程中涉及的技術變更、問題處理等相關資料也應及時收集整理，包括變更申請、變更方案、處理記錄等，并附上相應的圖紙、照片等。（三）設備使用維護階段1.設備使用部門應建立設備運行記錄臺賬，詳細記錄設備的運行時間、運行參數(shù)、維護保養(yǎng)情況等信息。運行記錄應定期整理，并附上設備運行狀態(tài)照片、關鍵運行參數(shù)曲線圖表等。2.設備維護保養(yǎng)過程中形成的維護保養(yǎng)計劃、維護保養(yǎng)記錄、維修工單、更換零部件清單等資料應及時收集。維修工單應詳細記錄故障現(xiàn)象、故障原因分析、維修措施、維修時間等信息，并附上維修前后設備照片、維修部位示意圖等。3.設備的技術改造、升級等相關資料也應作為設備圖文檔案的一部分進行收集，包括改造升級方案、技術協(xié)議、實施過程記錄、驗收報告等，并附上改造升級前后設備對比照片、技術參數(shù)變化圖表等。（四）設備報廢階段1.設備報廢申請批準后，設備管理部門應組織相關人員對報廢設備進行技術鑒定，形成設備報廢鑒定報告。報告應附上設備報廢前的照片、技術參數(shù)等資料。2.設備報廢過程中的報廢處理記錄、資產(chǎn)核銷憑證等資料也應收集歸檔。三、設備圖文檔案的整理（一）分類原則設備圖文檔案應按照設備類別、型號、規(guī)格等進行分類，確保檔案分類清晰、便于查找。（二）編號規(guī)則為每臺設備建立唯一的檔案編號，編號應體現(xiàn)設備的類別、型號、購置時間等信息，便于識別和管理。編號格式可采用[設備類別代碼][型號代碼][購置年份][流水號]，例如：SC01202301001，其中“SC”表示生產(chǎn)設備類別代碼，“01”表示設備型號代碼，“2023”表示購置年份，“001”表示流水號。（三）整理要求1.對收集到的設備圖文檔案資料進行分類整理，按照檔案編號順序進行排列。每一份檔案資料應進行編號、編目，編目內(nèi)容包括檔案編號、設備名稱、型號規(guī)格、購置時間、檔案內(nèi)容摘要、頁數(shù)、歸檔日期等。2.對紙質檔案資料進行裝訂，確保資料整齊、牢固。裝訂時應去除金屬物，采用左側裝訂方式，裝訂厚度不宜過厚，以方便查閱。3.對電子檔案資料進行分類存儲，建立電子文件夾結構，文件夾名稱應與紙質檔案分類一致。電子檔案應進行命名規(guī)范，文件名應包含檔案編號、設備名稱、資料內(nèi)容等關鍵信息，便于識別和檢索。四、設備圖文檔案的歸檔（一）歸檔流程1.設備使用部門整理好的設備圖文檔案資料，經(jīng)部門負責人審核簽字后，移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案資料進行審核，審核內(nèi)容包括資料的完整性、準確性、規(guī)范性等。審核合格的檔案資料進行編號、編目、裝訂（紙質檔案）或存儲（電子檔案），并辦理歸檔手續(xù)。3.檔案管理部門應建立設備圖文檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔日期、檔案編號、設備名稱、型號規(guī)格、歸檔人等信息，便于查詢和統(tǒng)計。（二）歸檔期限設備圖文檔案應在設備相關工作完成后及時歸檔，一般不得超過一個月。對于重大設備項目或復雜設備的檔案資料，應在項目驗收或設備交付使用后三個月內(nèi)完成歸檔。五、設備圖文檔案的保管（一）保管方式1.紙質設備圖文檔案應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應保持清潔、干燥、通風良好，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子設備圖文檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份存儲介質應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的設備圖文檔案，可采用紙質檔案與電子檔案同時保存的方式，確保檔案的安全性和完整性。（二）保管期限設備圖文檔案的保管期限應根據(jù)設備的使用壽命、重要程度等因素確定。一般設備的圖文檔案保管期限為設備報廢后[X]年，重要設備或關鍵設備的圖文檔案保管期限為設備報廢后[X]年。（三）保管要求1.檔案管理部門應定期對設備圖文檔案進行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量、質量和存儲狀態(tài)正常。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行修復和補充。2.嚴格限制檔案的查閱和借閱范圍，未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱、借閱設備圖文檔案。確需查閱、借閱的，應按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理規(guī)定，保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容。六、設備圖文檔案的利用（一）利用范圍1.設備維護維修人員可查閱設備圖文檔案，獲取設備的技術資料、維修手冊、操作手冊等，以便進行設備的維護、維修工作。2.設備管理部門可利用設備圖文檔案進行設備的選型、評估、報廢等管理決策，以及設備技術改造、升級等項目的規(guī)劃和實施。3.公司其他部門因工作需要，經(jīng)批準可查閱相關設備圖文檔案，獲取設備的基本信息、運行情況等資料。（二）利用流程1.查閱、借閱設備圖文檔案，應填寫《設備圖文檔案查閱/借閱申請表》，注明查閱/借閱的檔案編號及名稱、查閱/借閱目的、查閱/借閱時間等信息。2.《設備圖文檔案查閱/借閱申請表》經(jīng)申請部門負責人簽字、檔案管理部門負責人審批后，方可查閱/借閱。3.查閱設備圖文檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換檔案資料。如需復印或摘錄檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并登記復印或摘錄的內(nèi)容、份數(shù)等信息。4.借閱設備圖文檔案的，應在規(guī)定時間內(nèi)歸還。如因特殊情況需要延期歸還的，應提前辦理延期手續(xù)。歸還時，檔案管理人員應認真檢查檔案資料的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究責任。七、設備圖文檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則設備圖文檔案的鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、確保安全的原則，對保管期限已滿或失去保存價值的檔案進行鑒定。（二）鑒定組織成立設備圖文檔案鑒定小組，由檔案管理部門、設備管理部門、財務部門等相關人員組成。鑒定小組負責對設備圖文檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，了解設備的使用情況、技術狀態(tài)、歷史沿革等，判斷檔案是否仍具有保存價值。2.結合公司的發(fā)展戰(zhàn)略、生產(chǎn)經(jīng)營需求、設備更新?lián)Q代等情況，綜合評估檔案的重要性和必要性。3.參考國家有關檔案保管期限的規(guī)定，對檔案的保管期限進行審查。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的設備圖文檔案，由檔案管理部門編制《設備圖文檔案銷毀清單》，清單應注明檔案編號、設備名稱、型號規(guī)格、銷毀原因等信息。2.《設備圖文檔案銷毀清單》經(jīng)公司主管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。銷毀紙質檔案時