PAGE檔案三合一制度批復(fù)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項工作活動的實(shí)際情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。3.完整齊全原則：全面收集公司在各個工作環(huán)節(jié)中形成的各類檔案，保證檔案的完整性和齊全性。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司員工及相關(guān)部門查閱和利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序銷毀到期或無保存價值的檔案。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。6.組織開展檔案的查閱、借閱和利用工作，為公司各項工作提供檔案支持。7.對公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作活動中形成的各類檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交綜合管理部。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的及時收集和妥善保管。3.配合綜合管理部做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案利用需求信息。4.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得違規(guī)查閱、借閱檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案收集、整理、編目、保管、統(tǒng)計、利用等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案信息化管理技能，不斷提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。4.保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案安全，不得泄露檔案內(nèi)容，防止檔案丟失、損壞和泄密事件的發(fā)生。一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中的問題或異常情況，及時向上級報告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、通知、指示等。3.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。4.公司內(nèi)部形成的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、報表等。5.公司在工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)等活動中形成的技術(shù)文件、圖紙、工藝資料、實(shí)驗(yàn)報告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案材料，確保檔案的完整性和及時性。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對于電子文件，應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理。3.對檔案進(jìn)行編號、編目，編制檢索工具，便于快速查找和利用檔案。（四）整理方法1.文書檔案整理：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，將文件材料進(jìn)行裝訂、編頁、編目，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，裝盒上架。2.科技檔案整理：按照項目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類，將科技文件材料進(jìn)行編號、編目、裝訂，繪制竣工圖，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，裝盒上架。3.人事檔案整理：按照干部檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對人事檔案進(jìn)行分類、整理、裝訂，建立人事檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理。4.財務(wù)檔案整理：按照會計檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對財務(wù)憑證、賬簿、報表等進(jìn)行分類、整理、裝訂，編制會計檔案目錄，裝盒上架。5.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型和特點(diǎn)，制定相應(yīng)的整理方法，對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類、編目、裝訂，確保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理。四、檔案的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案分類：采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法，即將檔案分為不同年度（按照自然年度劃分），每個年度下再按照保管期限（如永久、長期、短期）進(jìn)行分類，然后在每個保管期限下按照機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行細(xì)分。2.科技檔案分類：按照項目分類，每個項目下再按照專業(yè)、階段等進(jìn)行細(xì)分。例如，工程項目可分為前期文件、設(shè)計文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等類別。3.人事檔案分類：按照干部檔案管理的有關(guān)規(guī)定，分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料、工資待遇材料、出國（境）材料、任免材料等十大類。4.財務(wù)檔案分類：按照會計檔案管理的有關(guān)規(guī)定，分為會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、其他會計資料等類別。5.業(yè)務(wù)檔案分類：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際情況，制定具體的分類標(biāo)準(zhǔn)。例如，市場營銷業(yè)務(wù)檔案可分為客戶檔案、市場調(diào)研報告、營銷活動策劃方案及執(zhí)行記錄等類別。（二）編號規(guī)則1.文書檔案編號：采用“年度+保管期限代碼+流水號”的編號方式。例如，2023年永久保存的第10卷文書檔案編號為“2023Y10”，其中“Y”代表永久保管期限。2.科技檔案編號：按照項目編號+專業(yè)代碼+階段代碼+流水號的方式進(jìn)行編號（具體編號規(guī)則根據(jù)公司實(shí)際情況制定）。例如某工程項目編號為“GX202301”，該項目下的設(shè)計文件第5份編號為“GX202301SJ05”，其中“SJ”代表設(shè)計專業(yè)。3.人事檔案編號：按照干部檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行編號，確保人事檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。4.財務(wù)檔案編號：采用“年度+類別代碼+流水號”的編號方式。例如，2023年的會計憑證第20冊編號為“2023KZ20”，其中“KZ”代表會計憑證類別。5.業(yè)務(wù)檔案編號：根據(jù)業(yè)務(wù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，制定相應(yīng)的編號規(guī)則，確保業(yè)務(wù)檔案編號的科學(xué)性和實(shí)用性。五、檔案的保管期限（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。例如，公司成立以來的重要文件、規(guī)章制度匯編、年度工作總結(jié)、財務(wù)決算報告等。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為15年至50年。例如，公司年度工作計劃、季度工作報告、一般性業(yè)務(wù)合同等。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年至15年。例如，臨時性工作文件、一般性會議記錄等。（二）保管期限確定原則1.根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素綜合確定保管期限。2.對于涉及公司重大權(quán)益、重要決策、核心業(yè)務(wù)等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。3.對于法律法規(guī)明確規(guī)定保管期限的檔案，按照規(guī)定執(zhí)行。（三）保管期限調(diào)整1.定期對檔案保管期限進(jìn)行鑒定和調(diào)整，確保檔案保管期限的合理性和準(zhǔn)確性。2.當(dāng)檔案所涉及的事項已經(jīng)結(jié)束，且不再具有查考利用價值時，經(jīng)鑒定后可相應(yīng)縮短保管期限或予以銷毀。3.對于因公司業(yè)務(wù)發(fā)展、政策變化等原因，需要延長保管期限的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干為成員。負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的現(xiàn)實(shí)利用價值，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對于已過保管期限、失去查考利用價值、重復(fù)且無保存必要的檔案，可予以鑒定銷毀。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)、法律糾紛等重要檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定延長保管期限，不得擅自銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對擬鑒定的檔案進(jìn)行初步篩選，提出鑒定意見。2.檔案鑒定工作小組對檔案管理人員提出的鑒定意見進(jìn)行審核，必要時可組織相關(guān)部門進(jìn)行會審。3.根據(jù)審核結(jié)果，確定需要銷毀的檔案清單，并編制檔案銷毀清冊。4.檔案銷毀清冊經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。（四）銷毀方式1.對于紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對于電子檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行徹底刪除或格式化處理，確保電子檔案數(shù)據(jù)的永久性銷毀，并做好銷毀記錄。（五）銷毀監(jiān)督1.檔案銷毀工作應(yīng)在檔案鑒定工作小組的監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。2.銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄銷毀時間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量等信息，并由監(jiān)督人員和銷毀人員簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱檔案的，可直接向綜合管理部提出申請，經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外單位人員查閱公司檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部安排專人陪同查閱，并嚴(yán)格登記查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。（二）借閱流程1.公司員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部審批。2.綜合管理部根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放檔案，并登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前向綜合管理部提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱室和庫房的管理制度，保持安靜和整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或擅自復(fù)印檔案內(nèi)容。2.查閱和借閱檔案的人員，必須愛護(hù)檔案，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人。3.查閱和借閱檔案結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還綜合管理部，由檔案管理人員進(jìn)行核對和清點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進(jìn)（包括接收、征集等）、移出（包括借閱、銷毀、移交等）、整理、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、保管期限分布等情況，定期編制檔案統(tǒng)計報表，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）統(tǒng)計方法1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)計，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。2.采用手工統(tǒng)計與信息化統(tǒng)計相結(jié)合的方式，利用檔案管理信息系統(tǒng)自動生成統(tǒng)計報表，并對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和匯總。（三）移交規(guī)定1.