PAGE扶貧檔案管理工作制度一、總則（一）目的為加強扶貧檔案管理工作，確保扶貧檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在扶貧工作中的憑證和參考作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織扶貧工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在扶貧工作中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于扶貧項目申報、實施、驗收過程中產(chǎn)生的文件、報表、圖片、影像等資料。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映扶貧工作的實際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集、整理扶貧工作各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，做到格式規(guī)范、分類科學、編號統(tǒng)一。4.保密性原則：對涉及扶貧對象個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善扶貧檔案管理制度，指導、監(jiān)督各部門做好檔案收集、整理、歸檔等工作。2.集中統(tǒng)一管理本公司/組織扶貧工作檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和共享。3.定期對檔案進行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.開展檔案利用工作，為扶貧工作決策、項目實施、監(jiān)督檢查等提供檔案信息支持。（二）各部門職責1.負責本部門扶貧工作檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集、準確整理和妥善保管。3.在項目實施過程中，同步做好檔案資料的形成、積累和整理工作，保證檔案與項目進度相匹配。（三）檔案管理人員職責1.熟悉檔案管理業(yè)務，掌握檔案管理的基本知識和技能，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的整齊有序。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.積極為檔案利用者提供服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時做好檔案利用登記工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.扶貧工作規(guī)劃、計劃、總結(jié)、報告等文件材料。2.扶貧項目申報書、可行性研究報告、實施方案、審批文件等。3.扶貧項目資金管理文件，包括資金下達文件、預算安排、資金使用計劃、報賬憑證等。4.扶貧項目實施過程中的各類文件，如項目招投標文件、合同協(xié)議、工程進度報告、質(zhì)量驗收報告等。5.扶貧對象基本信息資料，包括貧困戶登記表、幫扶手冊、脫貧臺賬等。6.扶貧工作中的統(tǒng)計報表、監(jiān)測數(shù)據(jù)、調(diào)查研究資料等。7.扶貧工作中的圖片、影像資料，如項目現(xiàn)場照片、扶貧工作宣傳視頻等。8.其他與扶貧工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍，及時收集本部門在扶貧工作中形成的各類文件材料，確保檔案資料的齊全完整。2.收集的文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照扶貧工作的不同階段和內(nèi)容，將檔案分為綜合管理類、項目管理類、資金管理類、對象管理類、監(jiān)督考核類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊牢固。裝訂應采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘或塑料夾。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。目錄應打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在每年年底前，將本年度形成的扶貧工作檔案整理完畢，向檔案管理部門移交。2.對于重大扶貧項目或?qū)ｍ椆ぷ鳎瑧陧椖拷Y(jié)束或工作完成后一個月內(nèi)完成檔案歸檔工作，并移交檔案管理部門。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對整理好的檔案進行自查，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的類別、數(shù)量、題名等信息，一式兩份，雙方簽字確認。3.檔案管理部門對接收的檔案進行核對、驗收，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。4.檔案管理部門將驗收合格的檔案進行上架保管，并更新檔案數(shù)據(jù)庫信息。（三）保管期限1.扶貧檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.具有重要憑證和查考利用價值的檔案，如扶貧工作規(guī)劃、總結(jié)、重大項目檔案等，應列為永久保管。3.在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，如項目實施過程中的一般性文件、統(tǒng)計報表等，應列為長期保管（保管期限為10年至50年）。4.只在短期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，如臨時性的工作文件、一般性的會議記錄等，應列為短期保管（保管期限為1年至10年）。（四）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)應定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全可靠。4.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，便于檔案的查找和管理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱扶貧檔案的，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.上級主管部門、審計部門、紀檢監(jiān)察部門等因工作需要查閱扶貧檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及扶貧對象個人隱私或商業(yè)秘密的檔案，未經(jīng)批準不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請表進行審核，符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并提供必要的查閱場所和設備。3.查閱人應在指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損。4.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認。（三）借閱范圍1.因特殊情況需要借閱扶貧檔案的，必須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人應填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.檔案管理部門對借閱申請表進行審核，符合借閱條件的，向借閱人發(fā)放檔案借閱證，并將檔案交借閱人簽收。3.借閱人應妥善保管檔案借閱證，不得轉(zhuǎn)借他人。借閱期間應嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案的安全和完整。4.借閱期滿后，借閱人應及時歸還檔案，并辦理借閱注銷手續(xù)。檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，對到期檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核同意后，予以銷毀。3.對仍有一定保存價值，但保管期限已滿的檔案，可延長保管期限或轉(zhuǎn)為永久保管。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，詳細注明檔案的編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息，一式兩份。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人和公司/組織分管領導簽字批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中應安排專人監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀完畢后，檔案管理部門應將檔案銷毀清冊歸檔保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的扶貧檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化掃描應保證圖像清晰、完整，符合國家相關(guān)標準。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入信息化管理系統(tǒng)，建立檔案索引，方便檔案的檢索和查詢。3.檔案信息安全管理：采取必要的安全防護措施，確保檔案信息的安全。對電子檔案應進行加密存儲，設置用戶權(quán)限管理，防止檔案信息被非法訪問、篡改或泄露。4.檔案信息化利用：通過信息化管理系統(tǒng)，為檔案利用者提供便捷的檔案查閱、借閱服務，實現(xiàn)檔案信息的共享和利用。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應配備必要的信息化設備和軟件，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.加強對檔案管理人員的信息化技能培訓，提高其信息化應用水平。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)的安全可靠。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應定期對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)的工作情況，以及檔案管理制度的執(zhí)行情況。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應下達整改通知書，責令相關(guān)部門限期整改。整改完成后，應進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價制度，對各部門檔