PAGE市場監(jiān)管局檔案制度一、總則（一）目的為加強市場監(jiān)管局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在市場監(jiān)管工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市場監(jiān)管局機關(guān)各科室、直屬機構(gòu)、派出機構(gòu)及所屬事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。市場監(jiān)管局檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由辦公室負責集中管理，各科室、直屬機構(gòu)、派出機構(gòu)及所屬事業(yè)單位按照職責分工，負責本部門檔案的收集、整理、保管和利用等工作。2.完整準確、系統(tǒng)安全原則。確保檔案內(nèi)容的真實、完整、準確，維護檔案的系統(tǒng)性和安全性，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.方便利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為市場監(jiān)管工作提供有力支持。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，各分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長，各科室、直屬機構(gòu)、派出機構(gòu)及所屬事業(yè)單位負責人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組負責研究決定檔案管理工作中的重大事項，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問題，指導(dǎo)和監(jiān)督全局檔案管理工作。（二）辦公室辦公室作為全局檔案管理的綜合部門，負責制定和完善檔案管理制度，組織檔案業(yè)務(wù)培訓，指導(dǎo)各部門檔案管理工作；負責收集、整理、保管全局各類檔案，建立檔案檢索體系，提供檔案查閱利用服務(wù)；負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理；負責檔案鑒定、銷毀等工作。（三）各部門各科室、直屬機構(gòu)、派出機構(gòu)及所屬事業(yè)單位應(yīng)明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。檔案管理人員應(yīng)嚴格按照檔案管理規(guī)定，做好檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與市場監(jiān)管工作相關(guān)的文件、法規(guī)、政策、通知等。2.本局形成的各類文件、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表、業(yè)務(wù)檔案等。3.本局在履行市場監(jiān)管職能過程中產(chǎn)生的各類執(zhí)法文書（如行政處罰決定書、行政許可決定書等）、抽檢報告、案件卷宗等。4.本局組織的各類會議、培訓、活動等形成的文件、資料、照片、音像等。5.本局人員參加各類學習、培訓、考察等活動帶回的文件、資料等。6.其他與市場監(jiān)管工作相關(guān)的具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類文件、資料，并于次年一季度末向辦公室移交上一年度的檔案。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行收集，確保檔案的及時歸檔。對于重要文件、緊急文件，應(yīng)隨時收集歸檔。3.收集的檔案應(yīng)保持文件的完整性，不得擅自涂改、損毀、丟失文件。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法進行分類。對每份文件進行編號、編目，填寫文件目錄。按照分類方案，將文件材料裝訂成冊，編制頁碼。填寫卷內(nèi)備考表，對卷內(nèi)文件的數(shù)量、狀況等進行說明。填寫案卷封面，包括全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、案卷題名、起止日期、卷號、件數(shù)、頁數(shù)等。2.業(yè)務(wù)檔案整理按照業(yè)務(wù)類別進行分類，如行政處罰檔案、行政許可檔案、抽檢檔案等。對于每一個案件或業(yè)務(wù)事項，按照文件形成的先后順序進行排列，編制頁碼。填寫卷內(nèi)目錄，包括序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等。填寫卷內(nèi)備考表，對卷內(nèi)文件的數(shù)量、狀況等進行說明。填寫案卷封面，包括全宗號、年度、保管期限、業(yè)務(wù)類別、案卷題名、起止日期、卷號、件數(shù)、頁數(shù)等。3.照片檔案整理按照年度問題分類，如工作會議照片、執(zhí)法檢查照片、活動照片等。對每張照片進行編號，填寫照片說明，包括照片題名、拍攝時間、拍攝地點、人物、事由等。按照分類方案，將照片及說明整理成冊，編制頁碼。填寫卷內(nèi)備考表，對卷內(nèi)照片的數(shù)量、狀況等進行說明。填寫案卷封面，包括全宗號、年度、保管期限、問題、案卷題名、起止日期、卷號、件數(shù)、頁數(shù)等。4.音像檔案整理按照年度問題分類，如工作會議錄像、執(zhí)法檢查錄像、活動錄像等。對音像資料進行編號，填寫音像說明，包括音像題名、拍攝時間、拍攝地點、人物、事由、時長等。按照分類方案，將音像資料及說明整理成冊，編制頁碼。填寫卷內(nèi)備考表，對卷內(nèi)音像資料的數(shù)量、狀況等進行說明。填寫案卷封面，包括全宗號、年度、保管期限、問題、案卷題名、起止日期、卷號、件數(shù)、頁數(shù)等。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、溫濕度計、防蟲藥品、消防器材等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案裝具應(yīng)標明全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、案卷題名等信息，便于查找和管理。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映本局主要職能活動和基本歷史面貌的，對本局、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映本局一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本局工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為30年。短期保管的檔案：凡是反映本局一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對本局工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為10年。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的價值和性質(zhì)，準確劃分檔案的保管期限，并在檔案整理時予以注明。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。2.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行維護，確保電子檔案的可讀性和可用性。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。對借出的檔案應(yīng)及時催還，歸還時應(yīng)認真檢查檔案的完整性。4.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級機關(guān)、其他單位因工作需要查閱本局檔案。3.司法機關(guān)、公民因法律規(guī)定需要查閱本局檔案。（二）利用方式1.查閱本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。上級機關(guān)、其他單位查閱本局檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱內(nèi)容、查閱目的等信息，經(jīng)本局辦公室負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。司法機關(guān)查閱本局檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)本局辦公室負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。公民查閱本局檔案，應(yīng)持有效身份證件，說明查閱內(nèi)容、查閱目的等情況，經(jīng)本局辦公室負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱本局工作人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱時間、借閱人、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。上級機關(guān)、其他單位借閱本局檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)本局辦公室負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，并按照規(guī)定的期限歸還檔案。司法機關(guān)借閱本局檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)本局辦公室負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，并按照規(guī)定的期限歸還檔案。公民一般不得借閱本局檔案，如有特殊情況需要借閱，應(yīng)經(jīng)本局辦公室負責人批準，并嚴格按照規(guī)定的期限歸還檔案。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，并遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定。2.查閱、借閱檔案時，不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換、標注、抄錄、拍照、錄像、復(fù)印檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理。3.查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行認真檢查，確保檔案的完整性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室負責人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準1.對保管期限已滿的檔案，由鑒定小組按照檔案的價值和利用情況進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，提出銷毀意見。3.對仍有保存價值但保管期限已滿的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，可延長保管期限。（三）銷毀程序1.對擬銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的題名、年度、保管期限、卷號、件數(shù)、頁數(shù)等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)鑒定小組組長簽字同意后，報局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負責監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認真核對銷毀檔案的內(nèi)容，確保銷毀檔案的準確性和徹底性。4.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲與管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享，為市場監(jiān)管工作提供便捷的信息服務(wù)。3.通過信息化手段，加強檔案的安全管理，防止檔案信息的泄露和丟失。（二）數(shù)字化檔案采集1.對本局保存的各類檔案進行全面數(shù)字化采集，包括文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、照片檔案、音像檔案等。2.數(shù)字化采集應(yīng)按照檔案整理的要求，對檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和準確性。3.數(shù)字化采集過程中，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份工作，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。（三）檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.選用符合檔案管理要求的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入登記、分類編目、檢索查詢、借閱利用、統(tǒng)計分析、鑒定銷毀等功能。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進行集中存儲和管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定。3.加強檔