PAGE招商項目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司招商項目檔案管理，確保招商項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在招商工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有招商項目檔案的管理，包括但不限于項目洽談、簽約、執(zhí)行等全過程中形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則招商項目檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映招商項目的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，文件資料完整有效。3.分類科學(xué)原則根據(jù)招商項目檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學(xué)分類，便于查找、利用和管理。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護公司利益。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善招商項目檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)招商項目檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等工作。3.對各部門形成的招商項目檔案進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，確保檔案質(zhì)量。4.定期對招商項目檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和安全性。5.負(fù)責(zé)招商項目檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護和管理，保障檔案管理工作的正常開展。（二）項目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門招商項目檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的齊全、完整和真實。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的招商項目檔案移交至檔案管理部門。3.在項目實施過程中，配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理和歸檔工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、丟失或損壞招商項目檔案。（三）相關(guān)人員職責(zé)1.招商項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)項目檔案的總體協(xié)調(diào)和管理，確保項目檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.項目經(jīng)辦人負(fù)責(zé)具體項目檔案的收集、整理和移交工作，對檔案的真實性和完整性負(fù)責(zé)。3.檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范、高效。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期資料包括項目策劃書、市場調(diào)研報告、項目可行性研究報告、項目規(guī)劃設(shè)計方案等。2.項目洽談資料包括項目洽談記錄、合作意向書、招商宣傳資料、往來信函等。3.項目簽約資料包括項目合同、協(xié)議、補充協(xié)議、授權(quán)委托書等。4.項目執(zhí)行資料包括項目進展情況報告、項目驗收報告、項目資金使用情況報告、項目成果證明材料等。5.其他相關(guān)資料包括項目活動照片、視頻、音頻資料，項目榮譽證書、獎勵文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)招商項目檔案的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或遺漏。3.對于重要的招商項目檔案，應(yīng)實行雙套制備份，一份紙質(zhì)檔案，一份電子檔案，確保檔案的安全性和可利用性。（三）整理方法1.分類按照招商項目的類別、階段和性質(zhì)，將檔案資料分為不同的類別進行整理，如工業(yè)項目檔案、商業(yè)項目檔案、文化旅游項目檔案等。2.編號為每一份招商項目檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。3.編目對整理好的招商項目檔案進行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在項目結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的招商項目檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)在收到移交的檔案后[X]個工作日內(nèi)，進行審核和驗收，對不符合要求的檔案，應(yīng)及時退回原部門進行補充或修正。3.經(jīng)審核驗收合格的招商項目檔案，應(yīng)及時進行歸檔，按照檔案管理制度的要求進行分類存放。（二）保管期限招商項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案包括項目合同、協(xié)議、重要的項目策劃書、可行性研究報告、項目驗收報告等，這些檔案對公司的發(fā)展具有重要的歷史價值和現(xiàn)實意義，應(yīng)永久保存。2.長期保管的檔案包括項目洽談記錄、合作意向書、招商宣傳資料、項目資金使用情況報告等，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案包括項目活動照片、視頻、音頻資料，項目榮譽證書、獎勵文件等，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，確保檔案的安全。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的完好無損。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.招商項目檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.檔案利用應(yīng)服務(wù)于公司的招商工作和發(fā)展需要，為公司決策提供依據(jù)和支持。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱招商項目檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱招商項目檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制招商項目檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期。（三）利用要求1.查閱、借閱和復(fù)制招商項目檔案的人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、標(biāo)記、拆散、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或銷毀檔案。2.查閱、借閱和復(fù)制招商項目檔案的人員，應(yīng)在指定的地點進行操作，不得將檔案帶出檔案管理部門。如需帶出，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)做好檔案利用記錄，包括查閱、借閱和復(fù)制的時間、人員、內(nèi)容、用途等信息，以便對檔案利用情況進行跟蹤和管理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.招商項目檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值和歷史價值等因素，綜合考慮確定檔案的存毀。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項目部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對招商項目檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值和歷史價值等因素，對招商項目檔案進行逐一審查和評估。2.對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)檔案鑒定工作小組審核通過后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.對于保管期限未滿但已失去利用價值的檔案，應(yīng)進行單獨封存，待保管期限屆滿后，再按照規(guī)定進行銷毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的招商項目檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。檔案銷毀時，應(yīng)至少有兩名檔案管理人員在場監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限、銷毀原因、銷毀時間、監(jiān)銷人等信息，銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的招商項目檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司招商工作提供更加便捷、高效的服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對招商項目檔案進行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入將招商項目檔案的相關(guān)信息錄入到信息化管理系統(tǒng)中，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限、內(nèi)容摘要等，以便快速檢索和查閱。3.檔案檢索與利用利用信息化管理系統(tǒng)的檢索功能，實現(xiàn)對招商項目檔案的快速檢索和查詢。同時，通過系統(tǒng)授權(quán)，實現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱和復(fù)制等功能。4.檔案安全管理加強對招商項目檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露和非法訪問。定期對系統(tǒng)進行維護和備份，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人