PAGE社區(qū)文書(shū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)文書(shū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內(nèi)所有部門及工作人員在工作活動(dòng)中形成的各類文書(shū)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社區(qū)文書(shū)檔案由社區(qū)綜合辦公室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：歸檔的文書(shū)材料應(yīng)真實(shí)反映社區(qū)工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集和整理與社區(qū)工作相關(guān)的各類文書(shū)材料，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理工作流程。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合辦公室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善社區(qū)文書(shū)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對(duì)社區(qū)各部門形成的文書(shū)材料進(jìn)行收集、整理、歸檔和保管。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作，按照規(guī)定為社區(qū)工作人員和相關(guān)單位提供檔案信息。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保檔案的安全存放，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。6.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高社區(qū)工作人員的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文書(shū)材料的收集、整理，并定期移交至綜合辦公室歸檔。2.指定專人負(fù)責(zé)本部門文書(shū)材料的管理工作，確保材料的及時(shí)收集和妥善保管。3.配合綜合辦公室做好檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與社區(qū)工作相關(guān)的文件、通知、指示、決議等。2.社區(qū)制定的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.社區(qū)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、責(zé)任書(shū)等。4.社區(qū)開(kāi)展各類活動(dòng)形成的方案、通知、照片、視頻、宣傳資料等。5.社區(qū)工作人員的人事檔案、考核材料、培訓(xùn)記錄等。6.其他與社區(qū)工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的文書(shū)材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將形成的文書(shū)材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文書(shū)材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和備份，確保文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照文書(shū)材料的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政工作類、社區(qū)建設(shè)類、社區(qū)服務(wù)類、綜合治理類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：將每份文書(shū)材料按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在次年第一季度將上一年度形成的文書(shū)材料整理歸檔完畢，并移交至綜合辦公室。2.對(duì)于緊急或重要的文件，應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案的時(shí)效性。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的文書(shū)材料按照分類順序進(jìn)行排列，并填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份交綜合辦公室。2.綜合辦公室對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、檢查，確認(rèn)無(wú)誤后辦理簽收手續(xù)。3.將歸檔的檔案按照編號(hào)順序存放于檔案庫(kù)房，并在檔案目錄中進(jìn)行登記。（三）保管期限1.文書(shū)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映社區(qū)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)社區(qū)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映社區(qū)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)社區(qū)工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管，保管期限一般為16年至50年。短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)社區(qū)工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限一般為1年至15年。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，準(zhǔn)確確定檔案的保管期限，并在檔案整理過(guò)程中進(jìn)行標(biāo)注。（四）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防蟲(chóng)、防盜等條件，確保檔案的安全存放。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色等檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。5.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.社區(qū)工作人員因工作需要查閱檔案的，可直接到綜合辦公室辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員查閱檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)社區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及國(guó)家機(jī)密、個(gè)人隱私等重要檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息。2.綜合辦公室對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)綜合辦公室同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合辦公室，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.社區(qū)工作人員因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)綜合辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員借閱檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)社區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、檔案名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。2.綜合辦公室對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案。3.借閱人員應(yīng)在借閱登記表上簽字確認(rèn)，并按照規(guī)定的期限歸還檔案。如需延期的，應(yīng)提前向綜合辦公室提出申請(qǐng)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向綜合辦公室報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由綜合辦公室組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，結(jié)合社區(qū)工作的實(shí)際需要，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單。（二）銷毀程序1.檔案銷毀清單經(jīng)社區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄在案。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清單與相關(guān)檔案目錄一并歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立社區(qū)文書(shū)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.對(duì)已歸檔的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件按照檔案編號(hào)和分類進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理，建立電子文件的備份制度，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息安全管理1.建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)體系，采取防火墻、加密技術(shù)、訪