PAGE合同檔案管理人員制度一、總則（一）目的為加強公司合同檔案管理，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高合同管理水平，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門簽訂的各類合同檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合同檔案由公司指定的檔案管理部門統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實準(zhǔn)確原則：合同檔案應(yīng)如實反映合同簽訂、履行的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止合同檔案的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于合同檔案的查詢、借閱和利用。二、合同檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善合同檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司合同檔案，建立合同檔案臺賬和數(shù)據(jù)庫。3.負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。4.對合同檔案進行定期檢查和盤點，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定提供合同檔案的查詢、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤工作。6.負(fù)責(zé)合同檔案的鑒定、銷毀工作，并做好記錄。7.協(xié)助公司有關(guān)部門開展合同管理工作，提供檔案信息支持。（二）合同承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理和移交。2.確保合同簽訂過程符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，合同內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。3.在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，將合同文本及相關(guān)資料移交檔案管理部門。4.配合檔案管理部門做好合同檔案的查詢、借閱等工作。（三）合同審批部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對合同進行審批，提出審批意見。2.對合同簽訂和履行過程中的重大事項進行監(jiān)督和指導(dǎo)。3.協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案的管理工作。（四）公司領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.負(fù)責(zé)審批合同檔案管理制度和重大合同檔案管理事項。2.對合同檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合同文本：包括合同正本、副本及補充協(xié)議等。2.合同相關(guān)資料：如合同審批表、授權(quán)委托書、招投標(biāo)文件、談判記錄、往來信函、會議紀(jì)要、驗收報告、結(jié)算憑證等。3.與合同履行有關(guān)的其他文件和資料。（二）收集要求1.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后及時收集合同相關(guān)資料，并確保資料的齊全、完整。2.收集的合同資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子文檔，應(yīng)確保其真實性、完整性和可讀性，并進行備份存儲。（三）整理原則1.遵循合同形成的規(guī)律和特點，保持合同文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同保管期限和密級，便于管理和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照合同的性質(zhì)、類別、項目等進行分類，如買賣合同、租賃合同、技術(shù)合同等。2.編號：為每份合同檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目：編制合同檔案目錄，包括合同編號、名稱、簽訂日期、履行期限、承辦部門、審批部門等信息。4.裝訂：將合同文本及相關(guān)資料按照一定順序裝訂成冊，確保整齊、牢固。四、合同檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的合同檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)及時對移交的合同檔案進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知合同承辦部門補充或更正。3.審核無誤后，檔案管理部門應(yīng)將合同檔案進行歸檔，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（二）保管期限1.合同檔案的保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的合同檔案：涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、長期合作關(guān)系等具有重要歷史價值和法律意義的合同。長期保管的合同檔案：保管期限為[X]年的合同檔案，主要包括一般業(yè)務(wù)合同、重要項目合同等。短期保管的合同檔案：保管期限為[X]年的合同檔案，主要包括一般性合同、臨時性合同等。2.保管期限的確定應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)、重要程度、涉及金額等因素綜合考慮，并按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）保管方式1.紙質(zhì)合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光等條件。2.電子合同檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立合同檔案索引和檢索系統(tǒng)，便于快速查找和利用合同檔案。（四）保管期限的變更與銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)會同合同承辦部門等相關(guān)部門對檔案進行鑒定。2.經(jīng)鑒定確無保存價值的合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案銷毀申請表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理部門組織銷毀，并做好記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，保存期限為[X]年。五、合同檔案的查詢與借閱（一）查詢程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查詢申請表》，注明查詢目的、內(nèi)容等信息。2.《合同檔案查詢申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對查詢申請進行審核，審核通過后提供合同檔案查詢服務(wù)，并做好記錄。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱合同檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。2.《合同檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對借閱申請進行審核，審核通過后辦理借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在借閱登記表上簽字確認(rèn)。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的合同檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露合同內(nèi)容。如因保管不善造成合同檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還合同檔案，如需延期歸還應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案管理部門在收到歸還的合同檔案后，應(yīng)進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知借閱人處理。六、合同檔案的統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.合同檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.合同檔案的收集、整理、歸檔、保管、查詢、借閱等工作情況。3.合同檔案的利用情況，如查詢次數(shù)、借閱次數(shù)、利用效果等。（二）統(tǒng)計方法1.建立合同檔案統(tǒng)計臺賬，定期對合同檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.利用檔案管理系統(tǒng)生成統(tǒng)計報表，對合同檔案的各項數(shù)據(jù)進行分析和統(tǒng)計。（三）分析與報告1.檔案管理部門應(yīng)定期對合同檔案的統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)合同檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題。2.根據(jù)分析結(jié)果，撰寫合同檔案管理工作報告，向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報合同檔案管理工作情況，并提出改進建議。七、合同檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司審計部門負(fù)責(zé)對合同檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.合同檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.合同檔案的收集、整理、歸檔、保管、查詢、借閱等工作是否符合規(guī)定。3.合同檔案的安全保密措施是否落實到位。4.合同檔案管理工作中存在的問題及整改情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：審計部門定期對合同檔案管理工作進行全面檢查，檢查周期為[X]年。檢查結(jié)束后，應(yīng)出具檢查報告。2.不定期抽查：審計部門不定期對合同檔案管理工作進行抽查，重點檢查合同檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要事項。（四）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時下達整