PAGE檔案全宗號管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，實現(xiàn)檔案的科學分類、有序存放和高效利用，確保檔案信息的完整性、準確性和安全性，特制定本檔案全宗號管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中對全宗號的使用與管理。（三）基本原則1.唯一性原則：每個全宗號在公司范圍內(nèi)具有唯一性，代表特定的檔案集合。2.系統(tǒng)性原則：全宗號的編制應遵循檔案形成的規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，體現(xiàn)系統(tǒng)性。3.穩(wěn)定性原則：全宗號一經(jīng)確定，應保持相對穩(wěn)定，避免頻繁變動。4.實用性原則：全宗號的設置應便于檔案的分類、檢索和管理，提高工作效率。二、全宗號的定義與作用（一）定義全宗號是指一個獨立的機關(guān)、團體、企事業(yè)單位或其他組織在其活動中形成的，具有有機聯(lián)系的檔案整體所賦予的唯一標識符。（二）作用1.標識檔案來源：明確檔案所屬的特定組織或機構(gòu)，便于追溯檔案的形成背景和歷史沿革。2.分類管理依據(jù)：作為檔案分類的重要標識，有助于構(gòu)建科學合理的檔案分類體系，實現(xiàn)檔案的有序管理。3.檢索與查詢：為檔案的快速檢索和準確查詢提供關(guān)鍵線索，提高檔案利用效率。4.維護檔案完整性：確保同一全宗內(nèi)檔案的完整性和關(guān)聯(lián)性，防止檔案信息的遺失或混淆。三、全宗號的編制規(guī)則（一）編制方法全宗號采用[具體編制方式，如數(shù)字編碼、字母與數(shù)字組合等]的方式進行編制。（二）編碼結(jié)構(gòu)1.[一級編碼含義]：[具體說明一級編碼所代表的類別或范圍，如公司總部、分公司、子公司等]2.[二級編碼含義]：[詳細解釋二級編碼在一級編碼基礎上進一步細分的類別，如部門、業(yè)務領(lǐng)域等]3.[三級編碼含義]：[明確三級編碼所對應的具體檔案類型或年份等信息]（三）示例以[公司名稱]為例，全宗號編制如下：1.公司總部全宗號：[具體編碼，如001]行政部門：00101行政管理文件：0010101人力資源管理文件：0010102財務部門：00102財務報表：0010201預算管理文件：00102022.分公司A全宗號：[具體編碼，如002]市場營銷部：00201市場調(diào)研報告：0020101營銷活動策劃文件：0020102技術(shù)研發(fā)部：00202技術(shù)研發(fā)項目文檔：0020201專利申請文件：0020202四、全宗號的分配與使用（一）分配流程1.檔案形成部門提交申請：各部門在形成檔案后，填寫《全宗號分配申請表》，詳細說明檔案的來源、類別、數(shù)量等信息。2.檔案管理部門審核：檔案管理部門對申請表進行審核，核實檔案信息的準確性和完整性，根據(jù)全宗號編制規(guī)則確定全宗號分配方案。3.分配全宗號：檔案管理部門將審核通過的全宗號分配給申請部門，并記錄在案。（二）使用規(guī)范1.檔案整理：各部門在整理檔案時，應按照分配的全宗號進行分類編號，確保檔案編號的準確性和一致性。2.檔案著錄：在檔案管理系統(tǒng)中，應準確錄入全宗號信息，以便實現(xiàn)檔案的信息化管理和檢索。3.檔案標識：在檔案實體上，應標注全宗號，便于識別和查找。五、全宗號的變更與廢止（一）變更情形1.機構(gòu)調(diào)整：因公司組織架構(gòu)調(diào)整，導致全宗號所對應的機構(gòu)發(fā)生變化。2.檔案分類體系調(diào)整：根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和檔案管理需求，對全宗號的編碼結(jié)構(gòu)或分類標準進行調(diào)整。（二）變更程序1.提出申請：相關(guān)部門或檔案管理部門提出全宗號變更申請，說明變更的原因、內(nèi)容和影響范圍。2.審核與批準：檔案管理部門組織相關(guān)人員對變更申請進行審核，報公司領(lǐng)導批準。3.實施變更：檔案管理部門按照批準的變更方案，組織實施全宗號的變更工作，包括對檔案編號的調(diào)整、系統(tǒng)數(shù)據(jù)的更新等。（三）廢止情形1.機構(gòu)撤銷：原機構(gòu)不再存在，其對應的全宗號失去使用意義。2.檔案不再保存：相關(guān)檔案已達到保管期限或不再具有保存價值，予以銷毀，全宗號隨之廢止。（四）廢止程序1.清理檔案：檔案管理部門對擬廢止全宗號所對應的檔案進行清理，確認檔案的處置方式。2.申請廢止：檔案管理部門提出全宗號廢止申請，說明廢止的原因和檔案處置情況。3.批準廢止：報公司領(lǐng)導批準后，廢止全宗號，并在檔案管理系統(tǒng)中進行相應處理。六、全宗號的管理與維護（一）檔案管理部門職責1.制定與完善制度：負責制定和完善全宗號管理制度，確保制度的科學性和合理性。2.全宗號分配與管理：按照規(guī)定的流程分配全宗號，對全宗號的使用情況進行監(jiān)督和管理。3.培訓與指導：為各部門提供全宗號管理方面的培訓和指導，提高員工的檔案管理意識和技能。4.檔案信息化建設：將全宗號信息納入檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)全宗號的信息化管理和檢索。（二）各部門職責1.準確提交申請：及時、準確地提交全宗號分配申請表，配合檔案管理部門做好全宗號的分配工作。2.規(guī)范使用全宗號：按照全宗號管理制度的要求，規(guī)范整理、著錄和標識檔案，確保全宗號的正確使用。3.協(xié)助變更與廢止工作：在全宗號變更或廢止過程中，協(xié)助檔案管理部門做好相關(guān)工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）監(jiān)督檢查1.定期檢查：檔案管理部門定期對各部門全宗號的使用情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.不定期抽查：不定期對部分部門的檔案全宗號管理情況進行抽查，確保全宗號管理制度的有效執(zhí)行。（四）數(shù)據(jù)維護1.及時更新：隨著公司業(yè)務發(fā)展和檔案管理工作的推進，及時更新全宗號信息，保證全宗號與檔案實際情況的一致性。2.備份與恢復：定期對全宗號相關(guān)數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時，能夠及時進行恢復，確保檔案管理工作的正常開展。七、全宗號的安全與保密（一）安全措施1.物理安全：確保存放全宗號相關(guān)檔案的場所安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.信息安全：加強檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權(quán)限，防止全宗號信息的非法訪問、篡改和泄露。（二）保密要求1.人員保密：參與全宗號管理工作的人員應嚴格遵守保密規(guī)定，