PAGE承裝檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司承裝檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部與承裝業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案管理，包括但不限于承裝項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗收等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、資料、圖紙、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對承裝檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映承裝業(yè)務(wù)的實際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理承裝業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，嚴格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司承裝檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)承裝檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管等工作。3.建立健全承裝檔案的檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。4.對承裝檔案進行定期檢查和鑒定，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，及時掌握檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.參與公司承裝業(yè)務(wù)項目的驗收工作，對檔案資料的完整性進行審核。7.負責(zé)向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。8.對違反檔案管理制度的行為進行糾正和處理。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門承裝業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理部門。2.在業(yè)務(wù)活動中，嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范文件資料的形成和積累，確保檔案的質(zhì)量。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.對本部門保管的檔案進行定期自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向檔案管理部門報告。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴格遵守檔案管理制度。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等，確保檔案的安全和完整。3.熟悉檔案內(nèi)容，掌握檔案檢索方法，為檔案利用者提供準(zhǔn)確、快捷的服務(wù)。4.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，并提出改進建議。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.承裝項目的前期文件，包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.設(shè)計文件，如初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更通知等。3.施工過程中的各類文件，包括施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、工程變更記錄、施工日志、材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。4.設(shè)備采購文件，如設(shè)備采購合同、設(shè)備清單、設(shè)備到貨驗收記錄等。5.工程監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。6.竣工驗收文件，如竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等。7.與承裝業(yè)務(wù)相關(guān)的其他文件，如會議紀要、來往信函、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集。2.檔案收集人員應(yīng)熟悉業(yè)務(wù)流程，了解檔案形成的規(guī)律，按照檔案管理要求，對收集到的文件資料進行分類整理，剔除重復(fù)、無效的文件。3.對于重要文件和關(guān)鍵資料，應(yīng)進行原件收集，如確實無法收集原件的，可以收集復(fù)印件，并注明原件存放處。4.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理方法1.分類：按照承裝業(yè)務(wù)的流程和檔案的性質(zhì)，將檔案分為工程前期文件、設(shè)計文件、施工文件、設(shè)備采購文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和檢索。編號格式可采用“年份+類別代碼+順序號”，如“2023CZ001”，其中“2023”表示年份，“CZ”表示承裝檔案類別代碼，“001”表示順序號。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案卷內(nèi)，另一份單獨成冊，作為檔案檢索工具。4.裝訂：對整理好的檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間,相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，排列應(yīng)有序，便于查找和利用。2.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊，裝入檔案盒，存放在檔案架上；電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。3.對重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。(三)保管期限1.承裝檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括：公司承裝業(yè)務(wù)的重大決策文件、重要合同協(xié)議、竣工驗收報告、竣工決算報告等。3.長期保管的檔案包括：工程前期文件、設(shè)計文件、施工文件、設(shè)備采購文件、監(jiān)理文件等，保管期限為10年30年。4.短期保管的檔案包括：一般性的來往信函、會議紀要、工程變更記錄等，保管期限為5年以下。5.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況進行。（四）檔案的定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.定期檢查的周期為每年一次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改。3.在特殊情況下，如發(fā)生自然災(zāi)害、火災(zāi)、水災(zāi)等，應(yīng)及時對檔案進行檢查，確保檔案的安全。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱承裝檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，查閱申請人應(yīng)填寫《保密檔案查閱申請表》，經(jīng)公司保密管理部門審核批準(zhǔn)后，方可查閱。3.外部單位查閱公司承裝檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）借閱規(guī)定1.檔案一般不對外借閱，確因工作需要借閱的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容和完好情況，確認無誤后，辦理歸還手續(xù)。（三）復(fù)制要求1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途、復(fù)制數(shù)量等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的復(fù)制要求進行復(fù)制，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復(fù)制件”字樣。3.復(fù)制檔案應(yīng)嚴格控制數(shù)量，不得隨意擴大復(fù)制范圍。對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得復(fù)制。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的保管期限是否已滿。2.檔案的內(nèi)容是否已失去保存價值。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出擬銷毀檔案清單，提交檔案鑒定小組進行鑒定。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見。3.對確定銷毀的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)出具《檔案銷毀鑒定意見書》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。（四）銷毀方法1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進行，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.紙質(zhì)檔案一般采用焚燒或粉碎的方法進行銷毀；電子檔案應(yīng)采用格式化或刪除存儲設(shè)備數(shù)據(jù)的方法進行銷毀。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認。銷毀清單應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交公司財務(wù)部門作為記賬憑證。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司承裝檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、復(fù)制等功能，方便公司內(nèi)部人員和外部單位利用檔案。3.利用信息化技術(shù)，對檔案進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析和挖掘，為公司決策提供支持。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等操作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。2.電子檔案存儲：將數(shù)字化后的電子檔案存儲在檔案管理信息系統(tǒng)中，并進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。3.檔案信息錄入：在檔案管理信息系統(tǒng)中錄入檔案的基本信息，如編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等，建立檔案數(shù)據(jù)庫。（三）信息化安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防