PAGE檔案股職責管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本職責管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的職責履行。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案股負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項工作的實際情況。3.完整性原則：確保檔案資料的全面、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案股職責（一）檔案管理規(guī)劃與制度建設(shè)1.制定公司檔案管理工作的長遠規(guī)劃和年度計劃，明確檔案管理的目標、任務和措施。2.根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，修訂和完善檔案管理制度，確保制度的科學性、合理性和有效性。（二）檔案收集與整理1.負責接收公司各部門和員工移交的各類檔案資料，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像等。2.對接收的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，使其符合檔案管理的規(guī)范要求。3.定期開展檔案收集工作的檢查和指導，督促各部門及時、準確地移交檔案資料。（三）檔案保管與保護1.建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.對檔案進行定期檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、霉變、丟失等。3.按照檔案保管期限的要求，對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和價值。（四）檔案利用與服務1.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便公司內(nèi)部人員查詢和利用檔案資料。2.為公司各部門和員工提供檔案查閱、借閱等服務，嚴格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案的合理使用。3.根據(jù)公司工作需要，開展檔案編研工作，如編寫大事記、組織沿革、專題資料匯編等，為公司決策提供參考依據(jù)。（五）檔案信息化建設(shè)1.推進公司檔案信息化管理工作，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和更新，確保檔案信息的準確性和完整性。3.加強對檔案信息化設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的管理，保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。（六）檔案人員培訓與考核1.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務培訓，提高其業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。2.建立檔案管理人員考核機制，對其工作表現(xiàn)進行定期考核，激勵檔案管理人員積極履行職責。三、各部門檔案管理職責（一）部門負責人職責1.負責本部門檔案管理工作的組織領(lǐng)導，明確專人負責檔案管理工作。2.督促本部門員工及時、準確地收集、整理和移交檔案資料，確保檔案的完整性和準確性。3.對本部門檔案管理工作進行定期檢查和指導，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）檔案兼職人員職責1.負責本部門檔案資料的日常收集、整理和保管工作，按照檔案管理的要求進行分類、編號、裝訂等整理工作。2.定期將整理好的檔案資料移交檔案股，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案股開展檔案利用工作，為本部門員工查閱和借閱檔案提供便利。（三）員工個人職責1.嚴格遵守公司檔案管理制度，在工作中形成的各類文件、資料等應及時整理并移交本部門檔案兼職人員。2.不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案資料，不得將檔案資料據(jù)為己有或擅自提供給他人查閱、借閱。四、檔案收集（一）收集范圍1.公司在各項工作中形成的具有保存價值的文件、合同、協(xié)議、報表、統(tǒng)計資料、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、請示、報告等。2.公司的各類技術(shù)文件、圖紙、工藝資料、產(chǎn)品樣本、科研成果等。3.公司的財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.公司的人事檔案，包括員工履歷、工資檔案、考核記錄、獎懲材料等。5.公司的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。6.其他具有保存價值的檔案資料。（二）收集時間1.各類文件、資料等應在形成后及時收集整理，一般不得超過一個月。2.合同、協(xié)議等重要文件應在簽訂后一周內(nèi)移交檔案股。3.財務檔案應按照會計年度及時整理歸檔。4.人事檔案應在員工離職或調(diào)動后一個月內(nèi)整理歸檔。（三）收集要求1.檔案資料應齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.電子文件應同時保存紙質(zhì)版本，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。3.照片、音像等檔案資料應注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息。五、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段進行分類。3.財務檔案：按照會計憑證類別、賬簿種類、報表類型進行分類。4.人事檔案：按照員工類別、檔案內(nèi)容進行分類。（三）編號與編目1.對整理好的檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，便于查詢和檢索。（四）裝訂與裝盒1.對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。2.將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、題名、保管期限等信息。六、檔案保管（一）庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜的地點，面積應滿足公司檔案存儲的需要。2.庫房內(nèi)應配備檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等必要的設(shè)備和用品。3.定期對庫房進行清潔和消毒，保持庫房環(huán)境整潔。（二）檔案存放方式1.按照檔案類別、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.對珍貴、易損的檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司的重要文件、合同、協(xié)議、財務報表、人事檔案等。3.長期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括公司的一般性文件、技術(shù)資料等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括公司的臨時性文件、資料等。（四）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否仍具有保存價值。2.對已過保管期限且無保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。3.檔案銷毀應填寫銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由檔案股會同相關(guān)部門共同進行銷毀，并確保銷毀過程的安全、徹底。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案資料。2.公司外部單位因業(yè)務往來需要查閱、借閱公司檔案資料，但須經(jīng)公司領(lǐng)導批準。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案資料，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)本部門負責人簽字同意后，到檔案股辦理查閱、借閱手續(xù)。2.公司外部單位查閱、借閱公司檔案資料，應提交查閱、借閱申請函，注明查閱、借閱的目的、范圍、時間等內(nèi)容，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由檔案股安排專人陪同查閱、借閱，并做好登記工作。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案資料應在檔案股指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。2.查閱檔案資料時，應保持檔案的整潔和完整，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。3.借閱檔案資料的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。八、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，滿足公司檔案管理工作的需要。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行維護和更新，及時處理數(shù)據(jù)錯誤、丟失等問題。（三）安全管理1.加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。3.制定系統(tǒng)應急預案，應對可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司建立檔案管理監(jiān)督機制，由檔案股負責對各部門檔案管理工作進行日常監(jiān)督檢查。2.定期對檔案管理工作進行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開展情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。