PAGE國土局檔案管理制度范一、總則（一）目的為加強(qiáng)國土局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于國土局機(jī)關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位以及下屬各基層國土所的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則國土局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映國土局各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備，嚴(yán)禁弄虛作假。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮利用需求，優(yōu)化檔案整理和檢索方式，提高檔案利用效率，為國土局各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門國土局設(shè)立專門的檔案管理科室，負(fù)責(zé)全局檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。3.按照規(guī)定的程序和方法，對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等工作。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和利用效果跟蹤反饋，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。5.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。6.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.國土局在履行職責(zé)過程中形成的各類文件材料，包括上級文件、本局發(fā)文、會議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、業(yè)務(wù)文件、項(xiàng)目資料、地籍檔案、土地利用檔案、執(zhí)法監(jiān)察檔案等。2.國土局工作人員在工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案，如工作記錄、調(diào)研報(bào)告、培訓(xùn)證書等。3.國土局參與的重要活動、重大項(xiàng)目形成的相關(guān)文件、照片、音像等資料。4.反映國土局歷史沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制等情況的文件材料。（二）收集要求1.各科室、單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料齊全、完整。2.對收集到的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理，剔除重復(fù)、無用的材料，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號。3.凡需歸檔的文件材料，應(yīng)保持其形成時(shí)的原貌，不得擅自涂改、偽造。（三）整理方法1.分類按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案等類別。文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類；業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如地籍檔案可分為土地登記檔案、土地調(diào)查檔案等。2.編號對每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查找。文書檔案編號一般采用年度+保管期限+流水號的形式；業(yè)務(wù)檔案編號根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)制定相應(yīng)的編號規(guī)則。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)注明案卷編號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)注明文件編號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等信息。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案裝具1.采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案裝具應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管檔案是指反映國土局主要職能活動和歷史面貌，對國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長期保管檔案是指在較長時(shí)間內(nèi)對國土局工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對國土局工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。2.各科室、單位應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，對檔案進(jìn)行準(zhǔn)確劃分，并在檔案整理過程中做好標(biāo)注。（四）檔案定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、利用情況等。2.檢查過程中如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理，并做好記錄。（五）檔案數(shù)字化管理1.積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。對重要檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的整理要求進(jìn)行分類、編號、編目等管理，并確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止電子檔案信息泄露和丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合國土局檔案管理的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對擬銷毀檔案進(jìn)行審核鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考同類檔案的保存情況和利用需求，確定檔案的保管期限是否合理。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，報(bào)國土局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門編制銷毀清冊，注明檔案的題名、編號、年度、保管期限、數(shù)量等信息。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.外單位因工作需要查閱國土局檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本局工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向國土局提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱范圍等情況，經(jīng)國土局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱申請函應(yīng)加蓋單位公章。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱手續(xù)1.本局工作人員因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.外單位借閱檔案，除按照外單位查閱檔案的手續(xù)辦理外，還應(yīng)與國土局簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱期限，按時(shí)歸還。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送國土局領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案管理部門，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案移交1.國土局工作人員因工作調(diào)動、離職等原因，應(yīng)將其保管的檔案材料及時(shí)移