PAGE檔案三合一制度報(bào)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管、利用和開發(fā)，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.系統(tǒng)性原則：按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用公司檔案。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司各部門的檔案工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化。5.參與公司重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交至綜合管理部。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，配合綜合管理部做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。（三）兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和初步分類工作，確保文件材料的齊全完整。2.按照檔案管理要求，對(duì)本部門的檔案進(jìn)行規(guī)范化整理，編制檔案目錄和檢索工具。3.協(xié)助綜合管理部做好檔案的移交、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，及時(shí)反饋本部門檔案管理工作中的問題。4.參與公司組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高自身檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件材料，包括工商登記材料、公司章程、董事會(huì)決議等。2.公司各類會(huì)議文件，如會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。3.公司經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的文件材料，如市場營銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、生產(chǎn)管理等方面的文件。4.公司科研、技術(shù)開發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)等活動(dòng)中形成的文件材料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)合同、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。5.公司對(duì)外交往中形成的文件材料，如合作協(xié)議、合同、信函、電文等。6.公司員工人事檔案，包括員工入職、離職、調(diào)動(dòng)、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等方面的材料。7.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的文件材料，確保文件材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，以防止因意外情況導(dǎo)致檔案丟失。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，使用耐久性強(qiáng)的書寫材料。（三）整理原則與方法1.整理原則：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法：按照年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法進(jìn)行整理。年度分類：將檔案按其形成的年度進(jìn)行劃分。機(jī)構(gòu)（問題）分類：根據(jù)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或文件內(nèi)容所反映的問題，將檔案進(jìn)一步分類。保管期限分類：根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案劃分為永久、定期（長期、短期）三種保管期限。（四）檔案整理流程1.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊牢固。2.編頁號(hào)：在每份文件的右上角或左上角編寫頁號(hào)，以便統(tǒng)計(jì)和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔號(hào)、文號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔號(hào)、年度、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.對(duì)不同保管期限、不同門類的檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。（三）檔案保管要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案的使用壽命。3.按照國家有關(guān)規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案保管期限的合理性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，判斷其保存價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其重要程度和保存價(jià)值。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的題名、文號(hào)、日期、保管期限等信息。2.將檔案銷毀清冊(cè)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由綜合管理部會(huì)同相關(guān)部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。六、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析，形成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門。七、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.方便利用原則：簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供便利。3.保密安全原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個(gè)人原因查閱與其工作或權(quán)益相關(guān)的檔案。3.外單位因工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)查閱公司檔案。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.外單位查閱檔案應(yīng)提前與公司綜合管理部聯(lián)系，提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱目的、范圍和時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用登記與反饋1.綜合管理部應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、利用效果等信息。2.定期收集檔案利用者的反饋意見，對(duì)檔案利用工作進(jìn)行總結(jié)和改進(jìn)，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)將工作活動(dòng)中形成的電子文件收集齊全，并按照檔案整理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，確保其可讀性和可移植性。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與保管1.建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境的管理，保證存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。（三）電子檔案的利用1.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，方便用戶快速查找和利用電子檔案。2.