PAGE石首市檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)石首市檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于石首市各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體以及其他組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：石首市檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案不被泄露、篡改或丟失，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定。4.方便利用原則：檔案管理工作應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率，為各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置石首市設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全市檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)工作需要設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專（兼）職檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施石首市檔案管理制度和辦法。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)石首市各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.對檔案進(jìn)行分類、編目、鑒定、銷毀等工作，建立健全檔案檢索體系，提高檔案的查閱效率。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。6.監(jiān)督指導(dǎo)各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案管理工作，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。7.開發(fā)利用檔案信息資源，為石首市各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和信息服務(wù)。（三）專（兼）職檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對檔案進(jìn)行分類、編目、裝訂等工作，建立檔案檢索工具。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，辦理檔案借閱、歸還手續(xù)，做好檔案利用登記工作。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和霉變。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，協(xié)助做好檔案數(shù)字化工作。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.反映石首市政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會等各項(xiàng)工作活動的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在工作中形成的各類公文、函件、會議記錄、報表、合同、協(xié)議、技術(shù)資料、科研成果等。3.人事檔案，包括干部職工的履歷、考核、任免、獎懲、工資、福利等方面的材料。4.財(cái)務(wù)檔案，包括會計(jì)憑證、賬簿、報表、審計(jì)報告等。5.基建檔案，包括工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等方面的文件和資料。6.設(shè)備檔案，包括設(shè)備的購置、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)、報廢等過程中形成的文件和資料。7.聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等資料。8.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門在工作中形成的各類檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體完好，符合檔案管理的要求。3.對重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行備份或采取其他保護(hù)措施，防止檔案損壞或丟失。（三）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.會計(jì)檔案應(yīng)在會計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿后移交本單位檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。3.基建檔案、設(shè)備檔案等應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個月內(nèi)歸檔。4.人事檔案應(yīng)及時歸檔，確保檔案材料的時效性。（四）歸檔程序1.各部門收集的檔案材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類，剔除重復(fù)、無用的材料。2.將整理好的檔案材料移交本單位檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案管理人員對移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.檔案管理人員對審核合格的檔案進(jìn)行編號、編目、裝訂等工作，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將檔案錄入檔案管理系統(tǒng)。4.將裝訂成冊的檔案按照檔案庫房的排架順序進(jìn)行上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中記錄檔案的存放位置。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，采用“件”的整理方法，將每份文件作為一個保管單位進(jìn)行編號、編目、裝訂。2.會計(jì)檔案：按照會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報告等類別進(jìn)行整理，分別裝訂成冊，并編制會計(jì)檔案目錄。3.人事檔案：按照干部檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，分類裝訂成冊，建立人事檔案索引。4.基建檔案：按照工程項(xiàng)目的不同階段進(jìn)行分類整理，包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等，分別裝訂成冊，并編制基建檔案目錄。5.設(shè)備檔案：按照設(shè)備的型號、類別進(jìn)行分類整理，包括設(shè)備的購置合同、安裝調(diào)試記錄、運(yùn)行維護(hù)手冊、技術(shù)資料等，分別裝訂成冊，并編制設(shè)備檔案目錄。6.聲像檔案：按照照片、錄音、錄像等不同載體進(jìn)行分類整理，編制聲像檔案目錄，并注明拍攝時間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。（三）分類方案1.文書檔案分類：采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法。年度：按照文件形成的年度進(jìn)行劃分。保管期限：分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。機(jī)構(gòu)（問題）：根據(jù)文件的來源和內(nèi)容，按照本單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行分類。2.會計(jì)檔案分類：按照會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報告等類別進(jìn)行劃分。會計(jì)憑證：按照月份或季度進(jìn)行裝訂，每冊憑證應(yīng)編號連續(xù)，封面注明年度、月份、冊數(shù)等信息。會計(jì)賬簿：按照總賬、明細(xì)賬、日記賬等類別分別裝訂，每冊賬簿應(yīng)編號連續(xù)，封面注明年度、賬簿名稱等信息。財(cái)務(wù)報告：按照年度、季度、月度分別裝訂，每冊報告應(yīng)編號連續(xù)，封面注明年度、報告名稱等信息。3.人事檔案分類：按照履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料、工資福利材料、任免材料等十大類進(jìn)行劃分。4.基建檔案分類：按照項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等類別進(jìn)行劃分。項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。設(shè)計(jì)文件：包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。施工文件：包括施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程變更記錄等?？⒐を?yàn)收文件：包括竣工驗(yàn)收報告、工程質(zhì)量評定報告等。5.設(shè)備檔案分類：按照設(shè)備的購置合同、安裝調(diào)試記錄、運(yùn)行維護(hù)手冊、技術(shù)資料等類別進(jìn)行劃分。購置合同：包括設(shè)備采購合同、技術(shù)協(xié)議等。安裝調(diào)試記錄：包括設(shè)備安裝調(diào)試方案、調(diào)試報告等。運(yùn)行維護(hù)手冊：包括設(shè)備操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃等。技術(shù)資料：包括設(shè)備說明書、技術(shù)圖紙、技術(shù)鑒定報告等。6.聲像檔案分類：按照照片、錄音、錄像等不同載體進(jìn)行劃分。照片檔案：按照照片的主題、時間、地點(diǎn)等進(jìn)行分類，每張照片應(yīng)注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。錄音檔案：按照錄音的內(nèi)容、時間、地點(diǎn)等進(jìn)行分類，每段錄音應(yīng)注明錄制時間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。錄像檔案：按照錄像的內(nèi)容、時間、地點(diǎn)等進(jìn)行分類，每段錄像應(yīng)注明錄制時間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，保證檔案庫房的環(huán)境條件符合檔案保管的要求。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置不同的保管區(qū)域，分別存放不同種類、不同保管期限的檔案，便于檔案的管理和查找。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確、保管狀況良好。2.對破損、褪色、霉變等不符合保管要求的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性和可讀性。3.檔案應(yīng)按照規(guī)定的排列順序上架存放，不得隨意堆放，便于檔案的查閱和利用。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。（三）保護(hù)措施1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。2.安裝防火、防盜、報警等安全設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案在借閱過程中丟失或損壞。4.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，確保檔案信息不被泄露。5.定期對檔案管理人員進(jìn)行安全保密教育，提高檔案管理人員的安全意識和保密意識。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價值，包括檔案對石首市各項(xiàng)工作的查考利用價值、歷史研究價值等。3.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的形成時間、重要程度、保存價值等因素，確定檔案的保管期限。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容和價值確定其是否具有保存價值。2.分析比較法：對同類檔案進(jìn)行分析比較，根據(jù)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，確定檔案的保存價值和保管期限。3.專家咨詢法：對于專業(yè)性較強(qiáng)的檔案，可咨詢相關(guān)領(lǐng)域的專家，聽取專家的意見和建議，確定檔案的保存價值和保管期限。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱本單位檔案。2.外單位因工作需要查閱石首市相關(guān)檔案，須經(jīng)石首市檔案管理部門批準(zhǔn)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，查閱須按照國家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.檔案查閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱檔案。3.查閱人員憑有效證件到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照檔案查閱申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。4.查閱人員應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。（三）利用方式1.提供檔案原件查閱，滿足查閱人員對檔案內(nèi)容的直接需求。2.根據(jù)查閱人員的要求，提供檔案復(fù)印件或摘錄件，但應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。3.通過檔案管理系統(tǒng)提供電子檔案查閱服務(wù)，方便查閱人員快速獲取所需檔案信息。4.開展檔案編研工作，將檔案信息進(jìn)行加工整理，形成專題資料、大事記、年鑒等編研成果，為石首市各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，確保檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時。2.檔案統(tǒng)計(jì)報表應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和石首市檔案管理部門的要求填報，報表內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、完整，不得虛報、瞞報、漏報。3.檔案