PAGE技能考評檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司技能考評檔案管理，規(guī)范技能考評工作流程，確保技能考評檔案的真實性、完整性和保密性，充分發(fā)揮技能考評檔案在員工職業(yè)發(fā)展、培訓規(guī)劃、績效考核等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工技能考評檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：技能考評檔案應(yīng)如實記錄員工的技能水平、考核成績、培訓經(jīng)歷等信息，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋員工技能考評相關(guān)的各類資料，包括考評申請表、考評報告、成績記錄、證書復(fù)印件等，保證檔案資料完整無缺。3.保密性原則：嚴格保護員工技能考評檔案的隱私信息，未經(jīng)員工授權(quán)，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工技能發(fā)展和公司業(yè)務(wù)需求，及時更新和維護技能考評檔案，確保檔案信息與員工實際技能狀況相符。二、技能考評檔案的內(nèi)容（一）員工基本信息1.個人資料：包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、入職日期、所在部門、崗位等。2.聯(lián)系方式：手機號碼、電子郵箱等，以便在需要時能夠及時與員工取得聯(lián)系。（二）技能考評記錄1.考評申請表：記錄員工申請參加技能考評的項目、級別、時間等信息。2.考評報告：詳細記載考評過程、考評標準、員工表現(xiàn)、考評成績等內(nèi)容。考評報告應(yīng)由具備相應(yīng)資質(zhì)的考評人員撰寫，并簽字確認。3.成績記錄：以表格形式呈現(xiàn)員工每次技能考評的成績，包括理論考試成績、實操考核成績、綜合評定成績等，并注明考評時間和考評機構(gòu)。4.證書復(fù)印件：附上員工獲得的各類技能證書復(fù)印件，如職業(yè)資格證書、技能等級證書、專項技能認證證書等，證書應(yīng)真實有效，并在有效期內(nèi)。（三）培訓經(jīng)歷1.內(nèi)部培訓記錄：記錄員工參加公司內(nèi)部組織的各類技能培訓課程，包括培訓名稱、培訓時間、培訓地點、培訓內(nèi)容、培訓講師等信息。培訓結(jié)束后，應(yīng)附上培訓考核成績或培訓總結(jié)報告。2.外部培訓記錄：員工參加外部機構(gòu)舉辦培訓的相關(guān)資料，如培訓通知、培訓合同、培訓結(jié)業(yè)證書等。同時，應(yīng)注明培訓費用的支付情況和報銷記錄。（四）技能提升記錄1.技能改進計劃：員工針對自身技能不足制定的提升計劃，包括改進目標、具體措施、實施時間等內(nèi)容。技能改進計劃應(yīng)與員工的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃相結(jié)合，并經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審核批準。2.技能提升成果：記錄員工在實施技能改進計劃過程中取得的成果，如工作效率提高、產(chǎn)品質(zhì)量提升、解決技術(shù)難題等方面的具體事例和數(shù)據(jù)對比。（五）獎勵與懲罰記錄1.獎勵記錄：記載員工因技能表現(xiàn)突出獲得的各類獎勵，包括公司內(nèi)部獎勵和外部表彰，如優(yōu)秀員工獎、技術(shù)創(chuàng)新獎、行業(yè)競賽獎項等。獎勵記錄應(yīng)附上獎勵文件或證書復(fù)印件。2.懲罰記錄：記錄員工因技能問題或違反公司規(guī)定而受到的懲罰，如警告、罰款、降職、辭退等。懲罰記錄應(yīng)詳細說明違規(guī)事實、處罰依據(jù)和處罰結(jié)果。三、技能考評檔案的建立與收集（一）建立流程1.員工申請：員工根據(jù)自身職業(yè)發(fā)展需求和公司技能考評計劃，填寫《技能考評申請表》，提交至所在部門負責人。申請表應(yīng)明確申請考評的項目、級別，并簡要說明申請理由。2.部門審核：部門負責人對員工的申請進行審核，綜合考慮員工的工作表現(xiàn)、技能水平、崗位需求等因素，簽署審核意見。如同意申請，將申請表提交至人力資源部門。3.人力資源部門備案：人力資源部門收到經(jīng)部門審核通過的申請表后，進行備案登記，并根據(jù)公司技能考評安排，確定考評時間、地點和考評人員等相關(guān)事宜。（二）收集要求1.及時收集：各部門應(yīng)指定專人負責技能考評檔案資料的收集工作，在考評結(jié)束后及時將相關(guān)資料提交至人力資源部門。確保檔案資料的及時性和完整性。2.資料齊全：收集的資料應(yīng)涵蓋技能考評檔案內(nèi)容的各個方面，如考評申請表、考評報告、成績記錄、證書復(fù)印件、培訓記錄、技能提升記錄、獎勵與懲罰記錄等。資料應(yīng)真實、準確、清晰，不得缺漏或涂改。3.審核把關(guān)：人力資源部門在接收檔案資料時，應(yīng)進行認真審核，對不符合要求的資料及時反饋給相關(guān)部門進行補充或修正。審核通過的資料方可正式歸檔。四、技能考評檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.分類清晰：按照技能考評檔案的內(nèi)容分類，將員工基本信息、技能考評記錄、培訓經(jīng)歷、技能提升記錄、獎勵與懲罰記錄等分別整理，確保各類資料之間界限分明。2.順序規(guī)范：每個類別下的資料按照時間順序或重要程度進行排序，便于查找和查閱。例如，技能考評記錄按照考評時間先后排列，培訓記錄按照培訓時間順序排列。3.標識明確：對每份資料進行編號，并在檔案封面和目錄中注明資料名稱、編號、日期等信息，方便快速定位和檢索。（二）歸檔方式1.紙質(zhì)檔案：將整理好的紙質(zhì)資料裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、員工姓名、檔案年度等信息。紙質(zhì)檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜中，確保檔案安全、整潔。2.電子檔案：同時建立電子檔案，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進行掃描或拍照，以電子文檔形式存儲在公司內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)中。電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類方式進行命名和存儲，便于查詢和共享。電子檔案的存儲應(yīng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、技能考評檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.員工本人：員工有權(quán)查閱自己的技能考評檔案，了解自己的技能水平、考評記錄、培訓經(jīng)歷等信息。員工查閱檔案時，應(yīng)填寫《技能考評檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到人力資源部門查閱。2.部門負責人：部門負責人因工作需要，可查閱本部門員工的技能考評檔案，但僅限于與工作相關(guān)的信息。查閱時，應(yīng)填寫《技能考評檔案查閱申請表》，注明查閱目的和查閱范圍，經(jīng)人力資源部門負責人審批后，方可查閱。3.人力資源部門：人力資源部門工作人員可根據(jù)工作需要，查閱全體員工的技能考評檔案，用于員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、培訓安排、績效考核等工作。查閱時，應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中進行操作記錄，確保查閱行為可追溯。4.其他人員：因特殊情況需要查閱技能考評檔案的其他人員，如公司審計部門、外部合作機構(gòu)等，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并由人力資源部門指定專人陪同查閱。查閱人員只能查閱經(jīng)批準的部分檔案內(nèi)容，不得擅自復(fù)制或傳播檔案信息。（二）使用規(guī)定1.內(nèi)部使用：公司內(nèi)部各部門在進行員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、培訓需求分析、績效考核等工作時，可依據(jù)技能考評檔案提供的信息，為員工制定個性化的發(fā)展計劃和培訓方案，確保員工技能提升與公司業(yè)務(wù)需求相匹配。2.外部提供：如因公司業(yè)務(wù)需要向外部機構(gòu)提供員工技能考評檔案相關(guān)信息，必須經(jīng)過員工本人書面授權(quán)，并對提供的信息進行嚴格篩選和審核，確保不泄露員工隱私信息。同時，應(yīng)與外部機構(gòu)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。六、技能考評檔案的更新與維護（一）定期更新1.考評成績更新：人力資源部門應(yīng)在每次技能考評結(jié)束后，及時將考評成績錄入技能考評檔案，并更新相關(guān)記錄。確保檔案中的成績信息準確、及時。2.培訓記錄更新：員工參加培訓后，培訓組織部門應(yīng)將培訓相關(guān)信息反饋給人力資源部門，人力資源部門負責在技能考評檔案中更新培訓記錄。同時，督促員工及時提交培訓考核成績或培訓總結(jié)報告。3.技能提升記錄更新：員工完成技能改進計劃后，應(yīng)向所在部門提交技能提升成果報告，部門負責人審核后提交至人力資源部門。人力資源部門將技能提升成果記錄在技能考評檔案中，并對員工的技能發(fā)展情況進行跟蹤和評估。（二）動態(tài)維護1.員工崗位變動：當員工崗位發(fā)生變動時，人力資源部門應(yīng)及時更新技能考評檔案中的員工基本信息和崗位信息，并根據(jù)新崗位的技能要求，對員工的技能考評記錄、培訓經(jīng)歷等進行相應(yīng)調(diào)整。2.公司政策調(diào)整：隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和政策調(diào)整，如技能考評標準修訂、培訓體系優(yōu)化等，人力資源部門應(yīng)及時對技能考評檔案管理制度進行修訂，并對檔案內(nèi)容進行相應(yīng)調(diào)整和維護，確保檔案信息與公司最新要求相符。3.員工反饋與溝通：鼓勵員工對技能考評檔案內(nèi)容提出反饋意見，如發(fā)現(xiàn)檔案信息有誤或遺漏，應(yīng)及時向人力資源部門反映。人力資源部門應(yīng)認真核實員工反饋信息，及時進行更正和補充，保持檔案信息的準確性和完整性。七、技能考評檔案的保密與安全（一）保密措施1.人員管理：參與技能考評檔案管理工作的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。加強對檔案管理人員的保密教育和培訓，提高保密意識，防止因人員疏忽導(dǎo)致檔案信息泄露。2.檔案存儲：紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在安全可靠的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。電子檔案應(yīng)設(shè)置嚴格的訪問權(quán)限，采用加密存儲方式，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。3.查閱審批：嚴格執(zhí)行檔案查閱審批制度，對查閱檔案的人員進行身份核實和權(quán)限審查。查閱過程中，應(yīng)要求查閱人員在指定地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。查閱完畢后，及時歸還檔案，并對查閱情況進行記錄。（二）安全管理1.定期檢查：定期對技能考評檔案進行檢查，包括紙質(zhì)檔案的完整性、電子檔案的數(shù)據(jù)安全性等。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失或數(shù)據(jù)異常等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)和處理，并記錄相關(guān)情況。2.備份管理：電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的存儲介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。同時，制定備份數(shù)據(jù)的恢復(fù)計劃，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。3.應(yīng)急處理：制定技能考評檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊等突發(fā)事件時的應(yīng)急處理措施。定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力，最大限度減少檔案信息損失。八、技能考評檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案過期：對于超過保存期限的技能考評檔案，經(jīng)公司檔案管理部門審核確認后，可進行銷毀處理。保存期限根據(jù)公司實際情況和相關(guān)法律法規(guī)確定，一般為員工離職后[X]年。2.檔案無效：因員工信息變更、考評結(jié)果無效等原因，導(dǎo)致部分檔案內(nèi)容失去保存價值的，經(jīng)相關(guān)部門審批后，可對無效部分進行銷毀。3.公司決定：公司根據(jù)業(yè)務(wù)調(diào)整或戰(zhàn)略規(guī)劃，決定對某些特定的技能考評檔案進行銷毀的，應(yīng)按照規(guī)定程序進行審批和處理。（二）銷毀程序1.提出申請：由檔案管理部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出技能考評檔案銷毀申請，說明銷毀檔案的類別、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上需要銷毀檔案的清單。2.審批流程：申請經(jīng)所在部門負責人審核后，提交至公司檔案管理部門負責人審批。檔案管理部門負責人應(yīng)組織相關(guān)人員對申請進行評估，確保銷毀檔案符合銷毀條件和公司規(guī)定。審批通過后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.銷毀實施：經(jīng)批準后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，并記錄銷毀時間、地點、銷毀人員等信息。4.銷毀記錄：銷毀工作完成后，檔案管理部門應(yīng)將銷毀記錄整理歸檔，包括銷毀申請、審批文件、銷毀清單、銷毀過程記錄等資料，以備查閱和審計。九、附則