PAGE合同臺賬檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同臺賬檔案的建立、保管和使用，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司管理水平，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.全面管理原則：對合同從簽訂到終止的全過程進(jìn)行全面管理，確保合同臺賬檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.及時準(zhǔn)確原則：合同臺賬檔案的記錄應(yīng)及時、準(zhǔn)確，反映合同的實際情況。4.保密原則：對合同臺賬檔案中涉及的商業(yè)秘密、敏感信息等予以保密，防止泄露。二、合同臺賬管理（一）臺賬建立1.合同管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同臺賬的建立工作。2.臺賬應(yīng)按照合同類別、簽訂時間、合同編號、對方單位名稱、合同標(biāo)的、金額、履行期限等要素進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時將合同信息錄入臺賬，并確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）臺賬更新1.合同履行過程中，如發(fā)生合同變更、解除、終止等情況，合同管理部門應(yīng)及時更新臺賬記錄。2.更新內(nèi)容包括變更事項、解除原因、終止時間等，并注明相關(guān)依據(jù)和證明材料。3.定期對合同臺賬進(jìn)行核對和清理，確保臺賬數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。（三）臺賬查詢與使用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查詢合同臺賬信息的，應(yīng)填寫查詢申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同管理部門進(jìn)行查詢。2.合同管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供查詢服務(wù)，并做好查詢記錄。3.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自對外提供合同臺賬信息。三、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)附件、審批文件等資料整理齊全，移交合同管理部門。2.移交的合同檔案應(yīng)確保內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范。3.合同管理部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與合同承辦部門溝通解決。（二）檔案整理1.合同管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對合同檔案進(jìn)行分類整理。2.分類可根據(jù)合同類別、時間順序、重要程度等因素進(jìn)行，確保檔案便于查找和管理。3.對每份合同檔案應(yīng)編制檔案編號，并建立檔案目錄，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。（三）檔案保管1.合同管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)備，確保合同檔案的安全。2.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.根據(jù)合同的重要程度和保管期限，確定不同合同檔案的保管期限。保管期限分為短期、中期和長期，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案借閱1.公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（五）檔案銷毀1.對已超過保管期限且無保存價值的合同檔案，合同管理部門應(yīng)定期進(jìn)行清理，提出銷毀意見。2.銷毀意見應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫檔案銷毀清單。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷人的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案銷毀徹底、安全。四、合同審批管理（一）審批流程1.合同承辦部門在簽訂合同前，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。2.審批流程一般包括部門負(fù)責(zé)人審核、合同管理部門審核、財務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批和總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。3.各審核環(huán)節(jié)應(yīng)明確審核要點和責(zé)任，確保合同的合法性、合理性和可行性。（二）審批要點1.合同條款應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合同標(biāo)的應(yīng)明確、具體，價格合理，付款方式和結(jié)算期限應(yīng)符合公司財務(wù)規(guī)定。3.合同履行期限、地點、方式等應(yīng)明確，具有可操作性。4.合同的違約責(zé)任和爭議解決方式應(yīng)明確，有利于維護(hù)公司的合法權(quán)益。（三）審批責(zé)任1.各審核環(huán)節(jié)的審核人員應(yīng)認(rèn)真履行審核職責(zé)，對審核意見負(fù)責(zé)。2.如因?qū)徍瞬粐?yán)導(dǎo)致合同出現(xiàn)問題，給公司造成損失的，審核人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、合同履行管理（一）履行跟蹤1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時掌握合同履行情況。2.定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，并向合同管理部門報告。3.如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施解決，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。（二）變更管理1.合同履行過程中如需變更合同條款，合同承辦部門應(yīng)提出變更申請，說明變更原因、變更內(nèi)容等。2.變更申請應(yīng)按照合同審批流程進(jìn)行審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可變更。3.變更后的合同應(yīng)及時簽訂補充協(xié)議，并將相關(guān)資料移交合同管理部門存檔。（三）糾紛處理1.如合同履行過程中發(fā)生糾紛，合同承辦部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛原因，并提出解決方案。2.解決方案應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施，必要時可通過協(xié)商、仲裁、訴訟等方式解決糾紛。3.合同管理部門應(yīng)協(xié)助合同承辦部門做好糾紛處理工作，及時提供相關(guān)合同檔案資料。六、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)定期對合同臺賬檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同臺賬的建立與更新、合同檔案的收集與保管、合同審批流程的執(zhí)行情況、合同履行情況等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核1.建立合同臺賬檔案管理工作考核機(jī)制，對合同管理部門及相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核。2.考核內(nèi)容包括合同管理工作的準(zhǔn)確性、及時性、規(guī)范性等方面。3.根