PAGE區(qū)保密局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強區(qū)保密局檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于區(qū)保密局機關(guān)各科室及下屬事業(yè)單位在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由局辦公室負責(zé)全局檔案的綜合管理，各科室明確專人負責(zé)本科室檔案的收集、整理和移交。2.真實完整原則：確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整，如實反映各項工作的歷史過程和實際情況。安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，采取有效措施確保檔案信息安全，防止檔案失密、泄密事件發(fā)生。方便利用原則：建立健全檔案管理制度和檢索體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，為工作決策和各項業(yè)務(wù)活動提供有力支持。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立區(qū)保密局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由局主要領(lǐng)導(dǎo)擔任組長，各分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長，各科室負責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，研究制定本局檔案管理工作的規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃。2.指導(dǎo)、協(xié)調(diào)全局檔案管理工作，解決檔案管理工作中的重大問題。3.監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，對檔案管理工作成績突出的科室和個人進行表彰獎勵，對違反檔案管理規(guī)定的行為進行糾正和處理。（二）局辦公室作為全局檔案管理的綜合部門，具體職責(zé)如下：1.負責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理全局各類檔案，負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，為檔案利用提供便利條件。4.負責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱審批制度，確保檔案安全。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理工作，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.對各科室檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（三）各科室各科室負責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步立卷工作，并按規(guī)定定期向局辦公室移交檔案。具體職責(zé)如下：1.明確本科室檔案管理人員，負責(zé)本科室檔案的日常管理工作。2.按照檔案管理要求，及時收集、整理本科室在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。3.對本科室檔案進行分類整理，編制檔案目錄，定期向局辦公室移交檔案，并辦理交接手續(xù)。4.配合局辦公室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍區(qū)保密局檔案收集范圍包括以下幾類：1.上級文件：上級機關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的各類文件、指示、通知等。2.本局文件：本局制發(fā)的各類文件、報告、請示、批復(fù)、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)等。3.會議材料：本局召開的各類會議的通知、議程、報告、講話、決議、記錄等材料。4.業(yè)務(wù)檔案：本局在保密管理、監(jiān)督檢查、教育培訓(xùn)、技術(shù)支持等業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料、工作記錄、統(tǒng)計報表、案例資料等。5.人事檔案：本局干部職工的履歷、考核、任免、獎懲、工資、福利、培訓(xùn)等方面的文件材料。6.財務(wù)檔案：本局的財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿、報表等文件材料。7.聲像檔案：本局在工作中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。8.實物檔案：本局獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯、錦旗等實物。（二）收集要求1.各科室應(yīng)指定專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對辦理完畢的文件材料，應(yīng)及時進行整理，按照檔案分類標準進行分類，剔除無關(guān)材料，確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、紙張完好，禁止使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫工具書寫文件材料。4.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行收集和整理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財務(wù)管理類、聲像檔案類、實物檔案類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便于檔案的查閱和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各科室應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢，并向局辦公室移交。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各科室檔案管理人員對整理好的檔案進行自查，確保檔案齊全、完整、分類準確、編目清晰。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認。檔案移交清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限、密級等內(nèi)容。3.各科室將檔案移交清單及檔案一并送交局辦公室，局辦公室檔案管理人員進行核對驗收，對不符合要求的檔案退回原科室重新整理。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映本局主要職能活動和基本歷史面貌的，對本局工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映本局一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本局工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對本局工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）保管要求1.局辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。3.對檔案應(yīng)進行定期檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。5.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍本局工作人員因工作需要，可以查閱本局保管的檔案。外單位查閱本局檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）查閱程序1.本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，經(jīng)所在科室負責(zé)人簽字同意后，到局辦公室辦理查閱手續(xù)。2.局辦公室檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還局辦公室，并辦理歸還手續(xù)簽字確認。（三）借閱范圍本局工作人員因工作需要，可以借閱本局保管的檔案，但必須嚴格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并按時歸還。外單位借閱本局檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（四）借閱程序1.本局工作人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)所在科室負責(zé)人簽字同意后，到局辦公室辦理借閱手續(xù)。2.局辦公室檔案管理人員根據(jù)借閱申請表，對借閱檔案進行審核，審核通過后，向借閱人員發(fā)放檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱登記應(yīng)包括借閱日期、借閱人姓名、所在科室、借閱檔案名稱、數(shù)量、保管期限、密級等內(nèi)容。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)按時歸還借閱的檔案，歸還時應(yīng)確保檔案完好無損。局辦公室檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立區(qū)保密局檔案鑒定小組，由局辦公室負責(zé)人擔任組長，各科室檔案管理人員為成員。鑒定小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定方法1.根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進行逐卷審查，確定檔案的存毀。2.對保管期限已滿但仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限。3.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、密級等內(nèi)容，經(jīng)鑒定小組組長簽字同意后，報局領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀程序1.經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準后，由局辦公室檔案管理人員負責(zé)組織檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，嚴禁將檔案出售或作為廢品處理。3.檔案銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和高效利用。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對本局保存的重要檔案進行數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本局檔案管理工作的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)安全保障：加強檔案信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全管理，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，確保檔案信息安全。