PAGE交警隊(duì)檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)交警隊(duì)檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于交警隊(duì)檔案室的檔案管理工作，包括各類文件、資料、記錄等的收集、整理、歸檔、保管和查閱等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：交警隊(duì)檔案室對全隊(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映交警隊(duì)的工作實(shí)際情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為交警隊(duì)各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善交警隊(duì)檔案室的各項(xiàng)管理制度。2.負(fù)責(zé)全隊(duì)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案資料的完整和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全隊(duì)人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件、資料、記錄等的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案室。2.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，保守檔案機(jī)密，防止檔案信息泄露。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報(bào)告。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與交警隊(duì)工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.交警隊(duì)在履行職責(zé)過程中形成的各類文件、報(bào)告、報(bào)表、記錄等。3.交通事故處理過程中形成的事故現(xiàn)場勘查記錄、當(dāng)事人陳述、鑒定報(bào)告、調(diào)解書等。4.車輛管理工作中形成的車輛登記檔案、駕駛證檔案、檢驗(yàn)記錄等。5.隊(duì)伍建設(shè)方面的文件、資料、考核記錄等。6.其他與交警隊(duì)工作有關(guān)的具有保存價值的文件、資料和物品。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件、資料的收集工作，確保收集及時、完整。2.收集的文件、資料應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意涂改、損毀。3.對于重要文件、資料，應(yīng)同時收集電子文檔，確保檔案信息的多樣化保存。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、排列有序、編號規(guī)范、裝訂整齊。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對零散的文件進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊和牢固。四、檔案歸檔（一）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)工作結(jié)束后及時歸檔。3.聲像檔案應(yīng)在活動結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案移交檔案室，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案室對移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.審核通過的檔案進(jìn)行上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括交警隊(duì)的重要文件、法規(guī)性文件、歷史沿革資料、重大事件記錄等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括一般性文件、業(yè)務(wù)檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括臨時性文件、一般性報(bào)表等。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照類別和保管期限分別存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案室。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.涉及重要檔案或機(jī)密檔案的查閱，需經(jīng)交警隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員持檔案查閱申請表到檔案室辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案。2.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，檔案管理人員對檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用方式1.檔案室應(yīng)積極為利用者提供檔案查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)，滿足利用者的合理需求。2.對于需要復(fù)制檔案的，利用者應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行檔案復(fù)制，確保復(fù)制件與原件一致，并注明復(fù)制日期和復(fù)制人。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價值，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的價值。2.對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)交警隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔。八、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時上報(bào)上級主管部門。（二