PAGE建設(shè)銀行檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中國建設(shè)銀行（以下簡稱“本行”）檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在本行各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)以及金融行業(yè)檔案管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本行實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中國建設(shè)銀行各級機(jī)構(gòu)及全體員工在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本行檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由各級檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映本行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為本行各項(xiàng)工作提供及時、有效的檔案支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.總行設(shè)立檔案管理部，負(fù)責(zé)全行檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和制度建設(shè)。2.一級分行、二級分行及縣級支行應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門或配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本轄區(qū)內(nèi)檔案的具體管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和本行檔案管理制度，組織制定本部門檔案管理工作規(guī)劃和年度計(jì)劃。負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的組織實(shí)施，確保檔案管理工作的各項(xiàng)任務(wù)落實(shí)到位。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。定期向上級檔案管理部門報(bào)告檔案管理工作情況，及時解決檔案管理工作中存在的問題。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案的質(zhì)量。做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、變質(zhì)等問題。按照規(guī)定的程序和方法，對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的安全和有效利用。負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲和檢索，為檔案利用提供便利條件。積極開展檔案利用工作，為本行各項(xiàng)工作提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，做好利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類本行檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案等六大類。1.文書檔案主要包括本行在行政管理、黨群工作、經(jīng)營管理等活動中形成的各類文件材料，如請示、報(bào)告、通知、決議、會議記錄等。2.業(yè)務(wù)檔案涵蓋本行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的檔案，如信貸業(yè)務(wù)檔案、存款業(yè)務(wù)檔案、中間業(yè)務(wù)檔案等，記錄了業(yè)務(wù)辦理的全過程。3.科技檔案指本行在科技項(xiàng)目研發(fā)、系統(tǒng)建設(shè)、設(shè)備購置與維護(hù)等活動中形成的檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、技術(shù)方案、測試報(bào)告、設(shè)備資料等。4.會計(jì)檔案是本行在會計(jì)核算過程中形成的各類憑證、賬簿、報(bào)表等檔案，是記錄和反映本行財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果的重要依據(jù)。5.聲像檔案包括本行在業(yè)務(wù)活動、宣傳推廣、重大事件等過程中形成的照片、錄音、錄像等檔案，具有直觀、形象的特點(diǎn)。6.電子檔案指通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、存儲和傳輸?shù)母黝愇募牧?，包括電子公文、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件、系統(tǒng)日志等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。1.文書檔案編號采用年度保管期限流水號的方式進(jìn)行編號。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的文書檔案第1件。2.業(yè)務(wù)檔案編號根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型制定編號規(guī)則，一般包括業(yè)務(wù)類別代碼、年份、順序號等。如信貸業(yè)務(wù)檔案編號：XD2023001，其中XD為信貸業(yè)務(wù)類別代碼，2023年為年份，001為順序號。3.科技檔案編號按照科技項(xiàng)目名稱、階段等進(jìn)行編號，如科技項(xiàng)目[項(xiàng)目名稱]立項(xiàng)001，表示該科技項(xiàng)目立項(xiàng)階段的第1份檔案。4.會計(jì)檔案編號依據(jù)會計(jì)年度、檔案類別、保管期限等進(jìn)行編號，如2023會計(jì)憑證定期3年001，表示2023年形成的定期保管3年的會計(jì)憑證第1冊。5.聲像檔案編號結(jié)合拍攝時間、內(nèi)容主題等進(jìn)行編號，如SX20230501重大會議，表示2023年5月1日拍攝的關(guān)于重大會議的聲像檔案。6.電子檔案編號與相應(yīng)紙質(zhì)檔案編號相對應(yīng)，在電子文件名中體現(xiàn)編號信息，便于查找和關(guān)聯(lián)。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍本行各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時收集本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本行有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本行制發(fā)的各類文件、報(bào)告、報(bào)表、合同、協(xié)議等。3.本行召開的各類會議的文件材料、會議記錄、紀(jì)要等。4.本行在業(yè)務(wù)經(jīng)營、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面形成的檔案。5.本行開展的各類審計(jì)、檢查、評估等工作形成的檔案。6.本行員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。7.本行在宣傳推廣、企業(yè)文化建設(shè)等活動中形成的檔案。8.本行在基本建設(shè)、技術(shù)改造、設(shè)備購置等方面形成的檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和準(zhǔn)確性。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、剪裁、抽取或偽造。3.對業(yè)務(wù)活動中形成的電子文件，應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的真實(shí)性和完整性。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。1.文書檔案整理按照文件的來源、時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，依次排列編號，編制卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成冊，填寫案卷封面。2.業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案特點(diǎn)，對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案索引，便于快速查詢和利用。3.科技檔案整理按照科技項(xiàng)目的階段和文件性質(zhì)，對科技檔案進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案目錄和檔案清單，確?？萍紮n案的系統(tǒng)性和完整性。4.會計(jì)檔案整理按照會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別，分別進(jìn)行整理裝訂，編制會計(jì)檔案目錄，注明檔案的保管期限和存放地點(diǎn)。5.聲像檔案整理對聲像檔案進(jìn)行分類整理，編寫文字說明，注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，同時進(jìn)行數(shù)字化存儲，建立聲像檔案數(shù)據(jù)庫。6.電子檔案整理按照電子文件的類別和年度進(jìn)行分類，建立電子文件目錄，對電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)標(biāo)注和格式轉(zhuǎn)換，確保電子檔案的可讀性和可利用性。五、檔案的保管（一）保管場所1.總行及各級分行應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類編號順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，不同類別和保管期限的檔案應(yīng)分開存放。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。4.聲像檔案應(yīng)采用光盤、磁帶等介質(zhì)進(jìn)行存儲，并建立相應(yīng)的存儲目錄和索引，便于查詢和利用。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年、30年等。1.永久保管檔案主要包括本行具有重要?dú)v史價(jià)值、法律憑證作用或需長期保存的檔案，如本行章程、營業(yè)執(zhí)照、重要合同協(xié)議、年度財(cái)務(wù)報(bào)告等。2.定期保管檔案根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同的保管期限。一般業(yè)務(wù)檔案保管期限為330年，會計(jì)檔案保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并向上級報(bào)告。3.對清查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，編制檔案清查報(bào)告，作為檔案管理工作的重要依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織總行及各級分行應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門專家、財(cái)務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行逐卷審查和分析。2.對于涉及本行重要業(yè)務(wù)、法律糾紛、歷史沿革等方面的檔案，應(yīng)予以重點(diǎn)關(guān)注，確保其完整性和準(zhǔn)確性。3.對于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案鑒定審批表，注明檔案名稱、編號、形成時間、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容，經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字后，報(bào)本行分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)將檔案清單報(bào)上級檔案管理部門備案。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行格式化處理。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。銷毀完畢后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的利用（一）利用范圍本行員工因工作需要，可按照規(guī)定查閱、借閱、復(fù)制本行檔案。外部單位或個人因特殊原因需要查閱本行檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱本行員工查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。2.借閱借閱檔案應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印、摘錄或銷毀檔案。3.復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并對復(fù)制件進(jìn)行核對和登記。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立